OA介绍

事业单位使用OA系统规范化数字档案管理

　　随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。企业，学校，政府单位等都需要对档案进行信息化管理，来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。

　　一、OA系统实现规范化数字档案管理

　　档案是机关事业单位公务活动的真实纪录，对于规范机关管理、提高机关工作效率具有重要意义。档案管理是一项作业量大、复杂繁琐的工作，多数机关事业单位均会有独立的档案室及工作人员进行档案的管理工作。

　　但传统的档案管理无论是在档案查找借阅还是建档销毁上，都需要耗费大量的人力和物力资源。基于这点，隶属于青岛市交通运输委员会的某高速公路管理处，主要承担高速公路的收费、养护、路政等管理工作，尤其注重单位内部档案资料的保管与使用。OA管理系统存在的目的是让工作更便捷，让管理更高效。通过OA管理系统，方便员工，提高工作实效。将档案流程在OA管理系统中得以体现，让OA管理系统将档案管理数字化，每一项档案保存工作都在OA软件中留有痕迹，各种数据在OA管理系统中得以汇总，企业不再需要花费是时间和精力去了解。

　　泛普OA系统介入后，通过详细调研，针对其问题，了解其需求，为其建设档案管理中心，提供建档、维护、借阅、收回、销毁、查询等功能，为管理处实现快速、方便、有序的管理档案提供有力的保障。

泛普OA系统功能特点

　　二、泛普OA系统功能特点

　　1.档案信息管理

　　档案管理系统软件可以在编辑档案基本信息后添加档案的扫描电子图片，这样打开目录档案就可以同时采集档案的电子图片，方便档案管理人员查阅和上报档案工作。档案管理系统软件还可以对相关档案进行编辑，使各种相关的电子档案可以很容易地被检索工具检索到，用户可以更好地了解事件的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。同时，文件管理系统软件还包括数据传输、接收、备份、恢复等功能方便快捷。此外，它还具有用户管理、日志功能、交易提醒等。

　　2.资料安全保密

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，非常容易造成泄密。但是，文件管理系统软件可以划分管理员、顾问等角色。通过设置权限管理，可以设置人员的访问权限等。从而达到保密的效果。当文件搜索者搜索文件时，系统可以自行记录，并形成查询日志。对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行安全设计，确保文件的安全使用。档案管理系统软件还配有电子锁，所以即使别人打开了档案管理员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

　　3.查询便捷

　　通过对管理处档案的录入，OA系统可以自动生成档案浏览目录，方便档案管理员查看和整理相关档案信息，并且通过档案名称的检索，可将档案快速定位，减少人为查找所消耗的时间，提高工作效率。

　　4.借阅审核

　　申请人借阅档案资料，经领导审核后，由档案管理员统一分配，形成档案资料明细，供借阅人查看，整个工作过程流程化，管理规范化，同时还可以加强档案管理的保密性、提升管理安全。

　　使用泛普OA系统利用档案中心的功能，不仅方便档案管理人员对档案进行规范有效的管理和维护，也方便普通公职人员借阅和查看档案，从而避免因档案管理不当造成的损失，大大提高档案查找和利用的效率。

发布：2022-08-16 10:56 编辑：泛普软件 · zhuli [打印此页] [关闭]

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