制造行业OA电子化合同管理软件
电子化合同管理软件
合同按照生命周期可分为三个阶段：起草审核阶段、履行阶段、归档利用阶段。因此系统应该以合同的生命周期为轴线进行功能设计。
1）业务覆盖
- 合同的流转审批管理：对各岗位的权限和流程规范进行确切定义，各岗位工作人员能够通过本系统实现网上流转审核，在所有流程完成后通过系统产生的审核表和定稿后的合同进行手工环节的用印、签字。
- 合同台帐管理：办公OA系统对各种状态的合同进行分类管理并可方便的查询
- 履行跟踪：在合同签订后的履行阶段对合同的履行状况进行跟踪管理，比如发票、合同款项的支付信息以及其它关键条款的自动提醒等。
- 数据联动：合同管理不是一个孤立的系统，它需要与建成的工程项目管理、合格供方管理或者财务管理系统进行及时的数据交换
2）易用性
- 合同审核流程的灵活调整：合同的审核流程是随公司业务发展不断变化的，因此系统需要提供流程设定功能，不需要技术人员的干预即可完成流程调整。
- 角色岗位的管理：各环节的人员角色也是经常变化的，相应其权限也应进行灵活的调整
- 合同模板的管理：合同根据类别会有相应的格式模板，OA办公系统必须对这些模板库进行方便地增、删、改的管理
- 丰富的统计查询分析：对于合同能够进行各种组合条件或者模糊条件查询，并可以图表方式进行统计分析，统计结果可以倒出到EXCELL表中
- 电子资料库：与合同管理相关的法律、法规以及内部相关管理制度
- 其它工具的集成：协同OA为方便排版，需要与桌面办公软件无缝集成；企业OA系统为进行有效关键信息提醒，与短信系统进行集成
3）安全性
由于本系管理的是公司的重大法律法规的文书文件：合同，因此对系统的安全性提出了极高的要求。
- 身份认证：必须有效核实操作人员的物理身份与电子身份的一致性。
- 文件加密：对存储于系统的合同文件进行加密管理，防止非正常渠道泄密或篡改
- 电子签章：虽然电子签章在公司之间尚难得到认同，但是公司内部的电子文件却仍然可以产生比较高的安全防范效果。
- 其它：网络管理及制度管理方面进行安全保密措施加强
功能结构图：
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