质量管理体系在项目管理中的应用

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加纳某排水渠项目是中水电公司通过公开竞标方式承揽的一个土建承包合同，该项目签约合同额为852万欧元，开工日期为1999年12月15日，完工日期为2002年6月19日。在公司总部的支持指导下，通过项目组全体成员的协同努力，工程最终提前三3个月完工，并实现营业利润率13.5%。
　　在合同实施过程中，公司我们坚持“从管理中出效益”的信念，以ISO9002质量体系的核心精神为指导，结合项目实际情况，逐渐建立了一套适合于本项目特点的质量管理体系，从而为项目取得良好的经济效益经营结果提供了基础保障作用。
　　作为该项目负责人，笔者对项目管理中质量管理体系的重要性和优越性有一些切身的体会和感悟，谨借此文与同行交流。
　　下文着重就本项目质量管理体系运行中我们体会较深的几个方面作重点介绍。
　　一、明确的职责分工和奖励措施
　　俗话说：没有规矩无以成方圆。项目管理体系的运行也同样依靠有效的组织设计和完整的规章制度，这就是我们通常说的《项目内部管理制度》。
　　首先，《内部管理制度》应使项目部每一成员明确知道自己在整个系统中处于什么位置、自己该做什么、要做的程序是什么、出了错会有什么后果，；同时还要了解项目部其它人员或部门的职责，知道超出自己工作范围的事情该找谁去解决。这样，项目部就自然会形成一个既有分工又有合作的有机整体，这种聚合效应是实现项目总体目标的根本保证。
　　其次，要实现工期、成本和质量的有效控制，必须使之与个人的经济收入挂钩并有相应的奖罚制度作保障，否则项目部的意图很难得到真正地贯彻执行。这一点应是《内部管理制度》的重中之重。比如，在本项目管理中，为了控制材料成本，在每个阶段性施工开始之初，项目部将经过测算后确定的定额指标（一般包括油料定额、主材定额、当地人工费总额包干等）下达给各队，实行浪费罚款节余提成的经济奖惩办法，并配合以适当的行政惩罚制度，促使项目组每一成员都来关心各种资源的消耗情况，想方设法减少浪费，提高效率，这样现场生产中逐步形成了人人关心成本、“边算边干”的工作作风，从而真正实现了项目部材料成本控制之目的。
　　二、工作程序化
　　工作的程序化程度是反映项目管理水平的重要指标。在实践中，我们体会到：减少作业和管理工作的随意性将使项目的运转效率明显提高。实现工作程序化要求项目经理部从自身做起，并逐步影响要求和要求影响项目组其他成员按程序办事，逐步养成规范的工作方法和程序。
程序化的工作作风不仅能提高工作效率，而且有助于项目经理部有效控制工程质量和成本。比如，我们项目中对于材料采购的控制程序是：
　　1、 现场施工队长填写材料需求申请单，签字后报总工审批;
　　2、 总工审核需求量后交后保队核对库存情况;
　　3、 如果需要采购就由后保队确定采购量，签字后交项目经理批准;
　　4、 后保队持单到财务借款采购，并办理入库手续；
　　5、 施工队须办理出库手续领用。
　　上述程序看似复杂，但只要养成习惯，实际操作并不耽误现场生产，相反还可以严格控制浪费、减少重复采购和盲目报销的现象发生，同时使项目部及时了解材料采购状况和控制工程成本。
　　三、有效的控制方法
　　按照满意化原则制定了项目总体工作计划和相应的分部计划后，更为重要的就是如何有效监控计划的落实，以便进行实施时地纠偏和调适。
　　本项目在实施过程中，我们主要坚持以下原则或做作法：一切以书面记录说话；坚持工程例会制度；系统有序的地文件管理。
　　（一）一切以书面记录说话。
　　除了ISO9002质量认证体系的要求外，FIDIC合同条款也同样要求一切以书面记录说话。因此，重视施工过程的书面记录，实现责任的可追溯性是对国际承包项目管理的起码要求。考试大提供
　　在这方面举例介绍一些本项目的具体做作法，如：
　　1）项目部下达的阶段性施工任务都以书面形式发布；
　　2）总工程师负责现场施工日志的记录，包括天气、生产进度、设备、劳动力和材料使用情况、现场出现的问题和解决办法、会议纪要等；
　　3）施工队长要自行记录各队的工作进展情况和资源使用情况，并在生产例会上按规定格式汇报；
　　4）材料采购人员要对每天的采购进行记录，包括物品名称、单价、总价、使用部门等，并定时输入计算机，月末报项目经理。；各施工队上报油料和主材用量并进行核对汇总，发现问题及时解决；。
　　5）监理在现场的口头指令，要及时做书面记录并让其签字认可；
6）施工现场出现任何有利于索赔的事件要立即作好记录并及时发函通知监理和业主，为以后的索赔做好准备埋下伏笔。；
　　这些工作为项目部跟踪工程进程、减少口头纠纷、控制工程成本和创造额外工程收益发挥了重要作用。
　　（二）坚持工程例会制度，对项目运行进行实时监控
　　工程例会能够帮助项目部实时了解工程进展情况，并及时解决新问题，协调新矛盾，从而显著提高现场施工效率和项目部的管理水平。
　　如，在本项目中，除了阶段性的战役任务下达会和月生产会以外，每周六下午的周例会是最有效的现场生产控制和协调方式。周例会的内容一般包括：
　　1）各队汇报上周情况，包括施工进度、油料用量、主材消耗量、存在的主要问题和困难；然后以战役计划为基础，提出下周的工作目标和计划；最后列出需要项目部解决的问题；
　　2）后保队与施工队核对材料耗用记录，发现问题当场查出原因，及时纠正；
　　3）总工对工作完成情况进行总结汇报，分析各队的战役计划完成情况，并指出延误可能性和现场存在的施工质量安全问题；
　　4）在与各部门负责人协商的情况下，对各队提出的困难问题提出解决措施，并对资源进行调配。对于计划落后的部门，指出改进目标和方法并安排必要的资源供给。
　　（三）系统有序的文件管理
　　在总部经营管理部门的指导下，我们按照ISO9002的标准对文件进行了系统分类，这样项目虽然有各类文件夹百余个，但在管理过程中丝毫不觉得费力，查找文件不再是一件劳心费力的苦差。无论经办人是否在场，都能很快地找到所需要的文件。而且，一旦工程移交，资料已基本自动转化成档案，随时可以把应向总部上交的档案资料装箱带走，既快捷方便又节约人力物力。
　　质量管理体系优越性之体会
　　实践使我们认识到，以ISO9002为内核的项目质量管理体系的优越性至少可以体现在以下几个方面：
　　一、以书面记录说话，提高了内部管理的严肃性和有效性。
　　比如项目中有的队不能按时完成项目部下达的工作计划，往往会找很多借口，这时候，项目部就拿搬出工程记录，查找原因，分析哪些责任是施工队的，哪些是由项目部资源供应障碍、指挥失误或外界不可控因素造成的。在这些因素确定后，就可以让施工队心服口服地接受项目部对他们工作的评定，并直接反映在他们的工资收入上。
　　二、有助于项目部加强现场监控、控制工程成本。如油料使用，我们实行由各队对加油票进行签收和周末核对的办法，可以及时发现问题，有效控制油料偷漏现象。同时，项目部可以根据统计情况，比较准确的估计出下一步的油料需用量。而且，定期的材料采购记录，不仅可以使项目部准确把握市场物价情况，而且有助于准确估算出下月的流动资金需求量。来源于考试大
　　三、提供有利的施工环境。如，坚持要求咨询工程师对其口头指令签字认可，不仅避免了与他们的不必要的口头纠纷，同时也迫使他们平时不敢随意下达口头指示，这无形中为现场施工提供了相对宽松的外部环境。
　　四、为索赔工作提供最有力的支持。项目部在工程实施过程中分别向业主和保险公司提交了6六次索赔报告并获批5五次，总批准金额百余万美元圆。应该说，完整的书面记录对这些索赔的成功起了关键作用。由于每一次索赔报告中包含了大量无法否认的现场第一手原始记录，配合以严密的论证和条款引用，使监理工程师每次对我们的索赔报告感到特别头疼和无奈。而且，由于工程记录和文件管理井然有序，资料查找方便快捷，使我们可以在最短的时间内编制完成厚厚的索赔报告。
　　从上文中我们可以总结出：如果能在项目管理中，结合具体情况建立以ISO9002为核心的质量管理体系，就不仅能够提高项目的管理水平，而且可以产生间接的经济效益。