应用项目管理技术进行流程优化

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        业务流程优化(Business Process Reengineering)，在西方管理学中的定义是：为完善企业的组织架构、管理系统、企业文化，和提高企业的管理和业务效率，对企业的战略驱动价值链重新设计的工作过程。西方管理学者已经对该课题进行了相当深入和范围广泛的研讨：从业务流程优化的好处、到优化工作的工作流程和步骤、以及各种不同的工作方法和技巧。本文尝试从一个新的角度讨论流程优化工作：在流程优化工作中使用项目管理方法的可能性。在讨论开始前，有几点内容需要明确：进行业务流程优化的原因，优化工作为企业带来的好处，优化工作的流程和步骤，项目管理与流程优化的切合点，如何使用项目管理方法进行优化工作。 

　　为什么要进行业务流程优化，换言之，就是促使业务流程优化工作的原因有哪些。在这个定义中可以看出，业务流程优化并不是一个简单的工作事件，其内容包括六个方面：组织结构、管理系统、企业文化、企业的管理和业务效率、战略目标和价值链。换言之，这六个方面出现问题的时候，企业就应该进行业务流程的优化工作。具体的表现形式有：当企业的人力运营成本变得非常高昂、而工作效率又相当低下时；企业中有某些职位的人员总有做不完的工作，而另外一些职位的人员却显得相当清闲时；在上级经理检查或分配工作时，总会发现某些工作无法找到明确的负责人；企业的员工总不能够确定自己该做什么工作、不该做什么工作；企业的大部分员工不知道自己的工作目标是什么，等等。当上述的问题出现在企业当中，意味着企业的业务流程已经出现的问题：或是组织架构出现问题，或是岗位职责不明确，或是权责不清、人浮于事等等。这些情况下企业就非常必要进行流程优化工作。 

　　既然流程优化工作势在必行，那么流程优化能为企业带来什么的好处？在西方管理学者中一致的理解，流程优化可以带来四方面的好处：工作效率的改善、市场份额的提高、利润的增长、以及投资回报率的提升。最直接可见的变化在于成本利用程度，无论是单位工作成本还是投资成本，流程优化皆可提高其利用程度。 

　　流程优化既然能带来如此吸引的可见效果，那么，企业应该如何进行流程优化工作？美国管理协会（AmericanManagementAssociation，AMA）在1994年提出了一个关于流程优化的“五步工作法”。该工作法在广泛范围内应用并获得大量企业家的认可。该工作法强调，影响流程优化工作成功的因素有三：明确的工作目标和计划、高层管理者的支持、对变化的管理手段。下面对该工作法的五个工作步骤分别进行描述。五个工作步骤为：计划准备、建立模型、制定标准、计划导入、正式执行。 

　　任何企业的流程优化都应开始于认识问题、发现问题。只有当企业切身体会到变革的必要性时，流程优化工作才能有效开展。换言之，明确变革目标是企业进行流程优化工作的基础环节。AMA提出的“五步工作法”中尤其强调定义变革目标的重要性。该工作法中的计划准备阶段，定义变革目标只是第一步，详细计划整个流程优化工作的范围、时间、资源等是该阶段的重要输出。何谓重要输出？就是说完成计划准备工作后，应产生一份具体详细的流程优化计划书，后续工作应严格按照该计划书进行。 

　　所谓建立模型，就是对企业的业务流程进行重新规划的过程：制定企业的战略规划，定义目标客户群体，如何满足目标消费群体的各种需求，根据战略规划搭建目标价值链，以目标价值链为基础、结合企业的实际情况、重新规划业务流程的工作内容，最后定义业务流程的重点管控环节。该阶段是