办公自动化及业务平台建设的基本思路

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　　1、引言

　　“虽然办公自动化（OA）是个老话题，它是政府、企业信息化管理的基础，但建不好OA、用不好OA，如同没有根基的灯塔，再漂亮的塔尖也是危险的。”

　　——一位业内资深人士，讲出了某些OA系统建设中的尴尬处境，指出其中亟待解决的三个问题：人的问题、制度的问题以及认识定位的问题。

　　而我们认为，OA系统建设必须真实地从自身的业务需求出发，结合现代管理思想的精髓考察研究管理业务的发展创新，与计算机专业领域的软件、信息技术创新开发实力雄厚的高科技公司共同携手进行开发建设，将是一条实现信息化管理的成功之路。

　　襄十高速公路有限责任公司在对办公自动化系统建设的充分论证、调研的基础上，与广东同望科技股份有限公司联手，签订了OA系统建设的协议。协议内容包括了技术指导、人员培训、软件的补充完善等等，以保证不仅建的好还要用的好，让其实质性功能充分发挥出来，真正实现OA系统所形成的高科技手段对工程建设的科学管理和有效监控。事实证明，这种合作是有效的，成绩是显著的。

　　2、项目管理的业务需求对OA系统建设的要求

　　高速公路建设路线较长，耗资较大，工程质量要求高，工期要求紧。高速公路工程的业务处理流程比较复杂，必须借助现代科技技术，加速进行信息化建设，才能满足日益增长的业务需求。工程建设单位的OA系统应该是为适应工程建设项目管理的网络化、综合化、实时性的需要而开发建立的。实际上，从某种意义上说，项目管理信息系统是整个OA系统的重要的一个组成部分，其开发设计需要考虑以下几个方面的要求：

　　2.1 数据基础性要求

　　工程建设单位的项目管理的业务，首先就是反映现场各标段施工状况的，各项目经理部以手工统计和计划的报表和数据为基础的，以及在此基础上各级监理审核和业主审定的，在这三个方面共同协调确定而形成的统一的认识、统一的行动下的相对正式且真实关联的项目工程建设控制信息；然后在这些项目建设控制信息——工作数据流的基础上进行具体的项目管理的管理和决策。

　　譬如，项目管理的核心业务计量支付，如果没有这些基础的工作数据流，我们就有可能多付、超付和提前支付或者与之相反，这对于合同双方都将是不太公平的事情，甚至会影响工程的正常进展或者合同纠纷和争议。事实上项目管理像此类敏感问题包含在项目管理业务的方方面面且相互关联，而不仅仅只是列举的计量支付。

　　因此这些数据，对于分析项目工程建设中的一些现象，掌握施工进展态势以及一些特殊问题，进行辅助管理和决策将起到非常重要的支持或直接的支撑作用。

　　建立项目管理的基本数据库，比如合同、计量支付、质量、进度等等满足各级管理方便查询的需求包括各级监理、各标段经理部，提供一种公开、公平、协调一致的工作模式和机制，正是也只能是OA 系统所要解决和提供的。

　　同时对于被检验的数据的真实性和关联性的要求，要满足而要有灵活方便的统计指标体系，实时生成各种报表为项目的负责人提供各种管理决策的统计信息。

　　2.2 实时性的要求

　　工程建设项目管理的管理和决策的科学化对项目管理信息实时性提出了更高的要求，除了能够提供定期的项目管理信息之外，还要实时性地提供各种统计信息。

　　譬如，我要考察某标段项目经理部的桥梁水中基础施工进度，是否能够保证它计划提出在洪水期到来之前完成。这是一个关系到全局性的问题必须慎重，我要知道它近期的生产情况和存在的问题包括质量。当我统计得出它的施工质量不稳定且近一周生产率很低，我就会得出一个有理有据的基础性的判断——它是在一个需要改进的范畴还是没有到需要调整的范畴，甚至合同变更。

　　一些基础性的数据一般是分散储存在项目管理的各项业务管理系统之中，要获得全局实时数据不是一个简单问题。在业务和系统设计中应当充分考虑各种可能。

　　譬如，计量支付必须和相关的质量、进度状况相联系，我们不可能把不合格的工程或者没有收尾的工程给计量支付了，必须控制在改进和调整之后。等等这类业务需求都是项目管理的基本要求。

　　2.3 查询灵活性的要求

　　项目管理的综合数据，以通用报表的形式储存，是它的一套指标体系。而在实际使用中可能经常需要跨指标、跨表格的统计。这就要求综合的信息统计系统的开发设计，以提供灵活方便的查询工具，以满足任意查需要求。

　　譬如，按照合同工作量，我要知道路基施工剩余支付和实际的工程量，以了解我们的项目管理中变更所占合同的比例，检查我们对路基变更的控制情况查找一下原因。

　　2.4 数据共享性的要求

　　项目管理的各个业务管理系统都是项目管理的一个部分，同时项目管理系统也是整个办公网络系统的一个主要的组成部分。这里的数据共享，就是各业务管理系统和决策支持系统不需要人工输入，而是能够自动的获取信息；另外根据整个办公网络系统提供的操作查询权限下，能够方便地提供给用户使用上的自由，不存在数据上的障碍。

　　2.5 统一性、标准化的要求

　　为保证数据共享和系统建设的有序进行，业务原则应符合FIDIC条款的要求与国际接轨，同时符合国家政府机关定立的相关法规和政策。在统一的规划、组织下实施适合和满足襄十高速公路工程建设项目管理的基本要求。

　　具体来说，我们的通用表格形式对各标段项目经理部、各级监理、业主都是统一的，大家在统一形式下进行各自的操作，完成自己权限的业务；又如质量管理的业务，它是符合交通部公路工程质量检验评定标准的相应内容的。

　　3、办公自动化及业务平台建设的主要内容

　　襄十高速公路有限责任公司办公自动化及业务平台的建设，在综合运用网络技术、分布式计算技术、数据仓库技术和现代项目管理的理论，譬如PMBOK项目管理的知识体系的理论以及襄十高速公路工程建设项目管理的实际要求的基础上，首先实现项目管理所需功能的系统。

　　3.1 建立项目管理基础数据库

　　项目管理基础数据库建设是实现襄十高速公路项目工程建设的管理信息化和现代化的基本前提，也就是其建设办公自动化网络系统的本来意义和初衷。所以，项目管理基础数据库建设是整个办公自动化网络系统建设的一项基础性工程。

　　按照PMBOK（项目管理的知识体系），WBS（工作细分结构）在项目中的应用，开发设计项目管理分系统和数据库群。其总体设计在iTOONE（同望行业信息化整体解决方案）统一确定的数据库种类、数据库结构以及统一的各类标准代码和编码规则；iTOONE基于应用服务器领域最先进的J2EE技术架构（分布式、跨平台、易扩展），各业务集成系统以EJB业务功能组件的方式提供标准的配置，可随时根据业务功能和发展的需求增加或减少业务组件；iTOONE基础数据库方案和标准设计，具有统一性、系统性、前瞻性和实用性，确保基础数据库结构的长期稳定。

　　建立项目管理基础数据库，同时需开发基础数据管理系统，实现基础数据的采集和管理。它主要包括数据的采集和录入、数据较合、数据汇总等功能，其开发设计还要结合项目管理的各业务管理系统的特点，最大限度地实现数据的自动录入，以提高工作效率、保证工作质量。

　　3.2 开发基础数据库查询系统

　　基础数据库建立后，为有效的管理和使用这些基本信息，必须开发一种灵活的方便的数据查询工具，以满足基础数据的使用要求。所以要求iTOONE它不能只是一些单个的软件产品的组合，必须满足襄十高速公路项目工程建设管理的各种应用要求，可开发通用性的查询工具或适应襄十高速公路项目建设管理业务需要开发各种专门的工具。查询生成的数据可被管理决策支持系统使用，也可以辅助业务管理。

　　3.3 综合的项目管理信息系统的设计

　　综合的项目管理信息系统即综合统计数据管理系统，满足襄十高速公路项目工程建设的管理特点以及PMBOK的综合管理业务要求，实现信息数据直接汇总。

　　3.4 综合的项目管理的数据查询系统

　　该系统对于综合统计的数据信息，能够不受统计的指标体系和表格格式限制，可任意创建，实现跨指标、跨表格的任意查询，生成任意的查询表，同时提供快捷查询、按表查询和相对指标查询等功能。

　　3.5 办公自动化系统与其文件档案管理系统

　　一般来讲，高速公路工程项目建设的管理的难点主要在于以下三个方面：

　　1、沟通：由于工程管理涉及的单位和部门众多，传统的开会、发文等方式，信息的传递效率很低，很多问题都表现在沟通脱节上，不能有效地协调参加建设的各方共同解决大量的工程问题。这使得我们业主所关心的投资、进度、质量、合同等不能有效的控制。譬如，一项工程变更它要涉及到技术理论的论证和大量的实践经验的参证，它还可能牵涉到质量或者使用功能、投资效益、技术可行性等方面，所以不能不慎重。然而这些资料却很难齐全，往往是有人开了头，但组织人员进行研究讨论的时候却困难重重，“议而不决”，严重影响工程正常的进展。像此类“议而不决”的现象，大都不是人的主观原因所引起的，而是受限于沟通的效率低，数据、文档要时间，通知组织人员要时间等等。

　　沟通不好具体表现还有：高速公路公司内部的工程管理中各专业之间协作较少，文档传送、报表等填报不及时，进度报表汇总编制滞后，形象进度表达不直观，文件批示传阅较慢，信息传递十分有限，计量作为控制质量的一种手段不强，计量中数量跟进度偏离，交通费用、电话费用较高，会议偏多，赴会途中浪费大量时间，对外联系方法传统单一，沟通及反馈信息不及时，对在场管理人员的工作不能进行有效控制。

　　2、数据：对于高速公路建设的项目管理有关投资、进度、质量、合同等数据，数据量大而且随着工程的进展还在不停的变化，我们往往感到无从把握，想清晰地了解某一项问题是十分困难的。譬如，随着工程进展的持续，我们隐约地感到潜在的工程规模比实际的要大。投资还有没有保障，效益又如何，是否有必要调整概算，缩减工程规模或采取分阶段实施？这是实实在在的问题，我们知道襄十高速公路地形复杂、地质情况千变万化，我们期望工程设计完完全全一步到位，那是不现实的。所以在工程进展中对工程投资的控制需要有大量的实时统计的数据支持。

　　3、文档：我们知道高速公路的工程图纸、文件、资料等文档，一般是以书面的形式保存的，数量大得要以多少大卡车来计，查找和保存起来非常困难，是一项非常繁杂、辛苦的工作。譬如仅就对施工单位结算的这一文档就可分为15种之多：

　　A.最后结算单；

　　B.最终结算汇总表；

　　C.施工单位结算清单；

　　D.计算数量及单价依据；

　　E.合同工程数量清单、特别条款及澄清标书会议纪要；

　　F.甲方指示及变更指令；

　　G.施工图纸及图纸纪录表；

　　H.中标通知书；

　　I.开工完工日期、延工期证明及工期奖罚证明；

　　J.责任事故纪录；

　　K.工程量联测资料；

　　L.双方相关的来往书信、函件；

　　M.工程竣工验收文件；

　　N.付款纪录及资料；

　　O.其他有关资料。

　　虽然，我们意识到问题的艰巨性并且将文档分类做了编号，但是它如何被保证正确使用且不被疏漏？随着工程的进展，一是文档在不断的变更；二是内容数量在增加；三是由于某种编号错误又重新编号调整位置，更有甚者，很多宝贵的资料不知道丢到什么地方了，又要做大量的重复工作，资源浪费十分的严重。

　　基于以上论述，也正是我们建设办公自动化网络系统与其文件档案管理系统的迫切要求；所谓解决方案首先就要针对解决这类困难而不仅仅是软件技术上的问题，更重要的是业务的分析设计。而iTOONE解决方案正是汇集了高速公路业务领域的众多专家的智慧所设计的，有针对性、综合全面的特点，也是我们选择同望的根本考虑。

　　同时，我们应该注意到办公自动化网络系统是一个整体，各部门之间必然有大量的信息需要交换和共享，因此，要根据业务需求提出整体框架，在整体的框架下实现各项业务系统功能。

　　4. 办公自动化系统建设的三步走战略

　　办公自动化网络系统是一个复杂的综合应用工程，应遵循技术上稳定可靠，投资少、见效快，立足现在兼顾发展的原则。根据我省高速公路管理的具体情况，从长远、整体和综合的角度考虑，从业务全过程出发，经过对高速公路整体管理状况和信息处理过程进行分析得出，襄十高速公路办公自动化网络系统的建立应分三步走：

　　第一步，系统整合办公自动化、文档的管理和传输，实现文档信息在较大范围内共享。把分散的文档、图纸以及与高速公路有关的各种数据组织、分类、整合，建立一系列的属性数据库群，包括：

　　1、按单位工程标段划分。如工程简介、单位介绍、组织结构、合同规范、其它联系等。

　　2、按工程项目任务划分。如路基、路面、桥梁、隧道等。

　　3、按工程组织机构划分。如施工项目经理部、施工监理驻地办、施工监理总监办、高速公路指挥部等。

　　4、按高速公路建设项目管理的业务划分。如合同、计量支付、质量、进度等。

　　使这些属性数据库群可以为管理人员及有关部门提供快速准确、图文并茂的数据查询功能，实现数据库的共享，提供一系列的数据分析处理方法和科学的数据分析预测结果，并能将查询和分析结果直观地显示和输出。快速浏览有关人员的重要信息等等。可有效地整合在建高速公路的测量、统计报表、竣工资料、试验、计量支付管理等管理工作，提高单位内部有关信息的收集、整理、转化和利用等的速度和质量。

　　第二步建立高速公路地理信息系统，使信息的表达更形象直观。

　　主要包括每个断面坐标联接成的可任意放大缩小的带状路模型，以及沿线路两旁一定距离内的地形要素图，并且还为所有专题子系统提供空间骨架，有效地保留在施工过程中产生的数量众多的数据资料。

　　数据主要有两类：空间数据(表示各要素在几何上的拓扑关系)、非空间数据(高速公路属性数据)；从数据来源来看又可分为：图形数据、图像数据、统计数据、属性数据、其它数据。这些数据具有内容多、数量大、关联复杂等特点。

　　数据结构使用最广的为矢量数据结构和栅格数据结构。矢量数据结构主要特点是以点、线、面、体的对象格式来描述高速公路的空间要素和变化；栅格数据结构则是把高速公路要素按里程桩号划分成纵横断面网格，并按网格所在行、列位置取值，再进行数据编码、结构转换以存储于计算机中。

　　系统中的各种数据是以“层”来分别存储和组织的，或根据使用方便来组织“层”，或根据数据代表的专题性质来组成“层”，按“层”组织数据，有利于查询、检索和分析。

　　该系统作为业主永远的资源财产，在施工前期可以帮助征地拆迁，施工中可以帮助项目管理，施工后可以帮助竣工验收及运输营运。比起完工后再建立该系统要节省大量的人力、物力和财力。所以，我们在完成第一步的同时加快建设第二步，也将为正在进行的工程建设项目管理实施有效的监控。具体做法有：

　　使系统可快速得到有关正在进行中及已完成的项目、子项目、任务的信息，显示每个项目中的相关人员，譬如业主代表的工作进展及状态；为各项目划分子项目，子项目中再划分各类任务，并限制各项目任务的完成期限；为同一项目、子项目中的任务负责人划分等级，并可以重新指定新人员来完成任务；规定与项目、子项目的有关人员才有权限看到相应的信息；根据选择的工作团队来区分用户的权限。

　　第三步建立企业综合管理系统，它是高速公路决策、管理和营运的基础设施之一，使企业更加社会化而更具有竞争力。

　　该系统可帮助路政管理部门在短时间内准确获得各种目标的数据及其空间位置，并对界桩线内的路产实施有效的管理，成为运营和管理的有效辅助工具；它帮助养护管理部门进行决策，管理人员可以通过系统在计算机屏幕上显示出整个道路的地理位置、概况，可以在屏幕上随机选取某个路段或构造物，要求计算机显示出相关的资料(包括文字、图形、照片录像等)，也可以输入一些技术指标，要求计算机显示出相关的路段和构造物；它帮助图像监控中心建立数据，为高速公路安全导航、车辆指挥管理打下基础。

　　5. 办公自动化系统建设与项目管理信息系统的关系

　　从前述三步走战略中，项目管理信息系统建设融合在第一步建设中确立了它的基础性的地位，同时也应该看到办公自动化网络系统建设，将随着工程的进展和业务的发展而不断延伸。办公自动化网络系统建设首先就需要解决工程建设中的项目管理的问题，它具有战略性和前瞻性的意义。

　　前面也叙述过该系统的建设作为业主永远的资源财产，“早建”比“迟建”要解决的问题多，要节省而且得到的投资收益的回报也要多。这是因为在实施整个高速公路管理，从建设立项到投产营运之中，都需要信息化的管理，而项目工程建设管理相对要复杂一些、涉及管理的投资也大得多。所以我们没有理由一定要等到收费监控时再实施它的建设。

　　6. 建设过程中应注意的几个问题

　　1、要建立“统一加统计”的项目综合管理的概念，将过往分散的业务、分散的数据信息建立起标准统一的工作模式和数据格式，使得各项业务数据共享利用，实现系统性的、综合性的项目管理体系能够直接支持管理决策。

　　2、处理好统一组织与协调各方面的积极性共同建设好、使用好办公自动化网络系统。系统的建设同样是一项复杂的系统工程，需要统一组织工作，尽早制定建成方案和各种基础数据标准。在软件开发和数据库建设方面，要根据我省和襄十高速公路的实际情况，采取积极措施吸收省内高速公路各方面的资料，参与建设。

　　3、有效利用资源，避免重复建设。具体开发的项目管理软件要尽量考虑业务发展的需要。

　　4、将项目管理的综合信息的利用放在重要位置。我们知道系统的建成首要目的，是提高项目工程建设的管理水平，提高工作效率和信息的使用率，以及信息数据的再加工以支持管理决策的规范准确。