创业家必修课－成本的控制与管理

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成本系指为达成某事物而必须放弃的东西，成本也是把原料转变成产品所涉及的购进、处理(生产)、与递送等活动中必须支付的价格。有效的成本控管可提供重要的管理信息，同时凸显缺乏效率的实务；成本数据也可作为订定价格的基础。

在竞争激烈的商业环境中，运用现有资源以获得最大收益，同时确保成本不增加，是决定企业成败的重要因素。控管成本和删减成本是不同的两回事，企业自然免不了需要节约开支的时候，但是，过于频繁的删减成本对公司可能造成不利影响，例如可能损及质量，可能伤害公司声誉，顾客、供货商、及员工可能因而不悦。控管成本则不同，它是一种持续流程，亦即持续监督、分析、正确分派成本归属、促成注意成本的组织文化。

控制与管理成本的七个关键事项

         收集有关成本信息

         倡导对成本概念的重视

         留意成本分摊的方法

         发掘所有成本要素

         定期监督成本与费用

         了解成本控管与获利力之间关系

         切记品质保障

◎控制与管理成本的七个关键事项

1.      收集成本信息

在执行成本控管之前，你必须先收集有关于成本的数据，也就是你的实际成本有哪些。通常，成本的广义分类包括劳动成本、原料成本、间接成本。一般而言，服务业的劳动成本占所有成本的最高比重；制造业的各类成本比重可能是15%的劳动成本、50%的原料成本、30%的间接成本。

2.      倡导对成本概念的重视

所有员工都应该知道公司的基本财务策略，并了解他们所下决策的财务涵义，他们应该有足够信息以了解与自己相关的总成本，并知道还可以有哪些其它选择。举例来说，就算电话与文具的费用是由中央统筹支付，所有产品与服务的实际成本应该把这些间接成本考虑在内(以部门或作业为成本分摊单位)。开放式管理(公开账册报告)是让所有员工共同分担成本、分享获利的一种方法，其重点之一是教育所有员工了解数字所代表的意义。

3.      留意成本分摊的方法

预算是最有效益的成本控管工具，在成本控管中，控管预算是不言而喻的要素，但除此之外，还有其它可运用的方法与技巧。

发现实际成本的方法之一是把预算流程归零，重新开始(就像从一张白纸开始)估计作业相关的所有成本，这种方法称为“零基预算”(zero—based budgeting)，其基本原则是年度预算分配应该从基础开始。以这种方法来发现所有成本分摊，很可能会引起一个问题： “首先，此作业有必要吗?”不要忘了固定成本，如果你剔除某项作业，那么，其它作业必须分摊所有固定成本。

“作业成本制”(Activity－Based Costing，ABC)指的是详细检视影响公司间接成本的所有重要因素，并辨识重要的成本因素。作业成本制要求和产品相关的所有成本，也就是说，从研究及新产品发展到营销与递送等，应该被视为产品成本，或分摊于个别产品或服务。

成本也许难以独立分割，因为它们往往涉及多个工作与活动，若从组织角度而言，可能会认为这些工作与作业和其组织不相干。举例来说，你从另一个单位或部门获得一项服务，你知道此服务对你很重要，但你可能未察觉提供此服务所涉及的成本。处理此间题的方法之一是间接成本价值分析(overhead value analysis)，或是作业相关价值链分析(similar activities value chain analysis)及制程价值分析(process value analysis)，这些分析追追溯那些提供服务给组织其它部门或单位的工作流程(现在，愈来愈人把这些工作流程称为信息流程)，并予以量化。

4.      发掘所有成本要素

成本又分为固定成本与变动成本，固定成本如办公室租金，不论你的业务量多少，办公室资金是固定不变的；变动成本如原料成本，随着你的产量多寡而变动。有些成本涉及固定成本与变动成本，被归类为半变动成本(semi—variable costs)。

主要的成本要素包括：

         空间、租金、地方营业税；

         能源成本(暖气、照明、废物处理、污染清除)；

         薪资(包括人员招募成本、旷职、病假工资、退休金、保险等)；

         自外购进的原料与服务；

         差旅与交通运输（你有没有考虑使用新的电讯技术?）；

         一般通讯成本(邮资、电话、传真、网络、文具、供应品等)；

         保全与保险，若没有保全与保险，灾害可能会演变成公司危机吗？你是否应该调查有没有其它更便宜的保全与保险费率？你的公司有没有制定灾害恢复原计划？

         财务成本(利息、股利、赊账、呆帐)。

变动成本通常和营业额相关，可能的项目包括：

         薪资；

         广告；

         销售费用；

         邮寄费用； 

        暖气、照明、电力、水等。

注意公司的营业额和成本之间呈现怎样的关联趋势？此关联趋势健全或不健全、正面或负面？

5.      定期监督成本与费用

有效的成本控管可帮助你在销售量(或营业额)增加、甚至衰减的同时，提高获利。密切观察公司销售量与成本的变化型态，了解异常提高或减少的原因。

定期计算销货成本占净营收的比例，留意购入项目价格、交通运输成本、废物、窃盗损失等的增减情形。

不要盲目地随着销售量的增加而增加固定成本，因为销售量的增加可能只是一时的，不一定会再出现。

6.      了解成本控管与获利力之间的关系

切记，成本只是影响获利力的其中一个因素，其它影响因素包括：

         销售量／营业额；

         净利；

        资金运用；

         产品组合；

任何一个因素的改变，会影响所有其它因素；若成本控管导致成本的急剧改变，必须注意可能对销售量、净利、资金运用、产品组合造成的影响，例如成本的显著删减可能会对销售造成负面影响。

7.      切记品质保障

你的顾客忠诚度是依靠以最低价格取得最佳质量来维持。因此，购买最便宜的原料通常不是最佳解决方法，因为愈便宜往往代表质量较差。

全面质量管理、IS0 9000、及持续改善方案等改善质量的方法已经证明可以透过杜绝浪费与重复工作或重复成本来达到降低成本的目的，这些方案多半授权员工，并把决策权下放给实际执行工作者。

重要原则！！

        定期重新检视成本与费用；

        切记，员工可能对成本之控管有宝贵的见解；

        了解成本控管可能对员工士气所造成的影响：可能是激励员工士气，也可能是打击员工士气；

        事前控管总是比发生问题后再矫正要容易得多；

        财务报告必须持续更新，并定期公告财务目标，并告知全体员工；

       不要把成本控管和删减成本划上等号；

        不要以销售量增加作为未经授权的成本增加的理由；

       不要在控管成本的过程中忽略了质量。