会议的成本

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日本太阳公司有一个很有名的会议成本公式：

会议成本＝每小时平均工资的3倍X2X开会人数X会议时间（小时）。

平均工资乘以3，是因为劳动产值是平均工资的3倍，乘2是因为参加会议要中断经常性的工作。因此，参加会议的人越多，成本越高，有了成本分析。如果开会的效率再不高，会议上经常扯闲话，对管理资源的浪费就更无法计算。

提起开会，大家都很无奈。不开会，工作卡壳推不动，凡事都开会，则又特别占用时间。尤其是对于那些弱相关或不相关部门，被要求参加会议基本上就是在扼杀时间，部门领导、骨干人员把大量的时间用于开会，按职责做好本职工作的时间就非常有限了。在一些管理不规范的企业，开会时间甚至可以占用管理者的1/3的时间，按太阳公司的计算公式推算，这是多么大的浪费？！

相对于增加成本，更为严重的是，开会事必会在某种程度破坏既有的规则，破坏规则对于组织管理害莫大焉，一是为一件事破坏规则，制度的严肃性便不复存在，便凡事都可找到理由破坏规则，企业管理便没有规则可言，工作亦无秩序可循，乱象由此而生。二是开会容易让事事靠会议解决习惯，流程、职责、制度便产生松弛。于是乎制度规定对自己有用的便坚持，不利于自己的便寻找借口逃脱制度约束惩罚，制度不是为规范高效管理保驾护航，反而成了一部分人投机取巧、逃脱惩罚的工具。三是组织活动依赖于会议而不按流程和制度办事，则企业中行事规则便往往变成比职位大小，比嘴巴大小。这样形成一个非常坏的风气，首先是置领导于尴尬境地，不发言，事情没进展，一说话，操办者便逃脱责任（好了也是你领导的，办坏了也你领导决定的），其次也使职能部门养成惰性，平时不把工作做扎实，不做细致调研分析，事事靠领导作指示，感觉是尊敬领导，实则是推卸责任（领导是人不是神，也不能事事拍对吧）！四是会议太多，组织的驱动便不再由职责、流程制度驱动，而变成单纯靠会议、靠人靠驱动，人走事停，人忘政息。领导不在，不但工作态度会不一样，甚至许多紧急工作也无法进行，造成企业贻误战机，这对处于完全竞争市场的企业，其后果何其可怕？！

有鉴于会议如此多的弊端，我们在会议管理上确实要提高效率，能不开就不开，能两分钟说完的事决不超过两分半钟，能缩小范围的尽量缩小范围。若说沟通，一封邮件，一条短消息，即时沟通工具，都完全可以达成目的。

在笔者的咨询客户中，有一些管理者非常在意开会的效率，为了控制会议时间，有些公司甚至在会议室不设桌椅，站着开会，还有的会议，限制发言者的时间（不允许浪费别人的时间），规定观点必须在2分钟表达清楚，如果规定时间观点不能表述清楚，则可能被轰下台。

笔者在最近的咨询活动中，曾与十多位管理者就他们参加会议的时间进行调研，被访者不少人承认至少三分之一的工作时间用于应付各种会议。我想如果建设能有规范的职责和流程，普遍建立效率意识和规则意识，他们可以节省多少成本？如果能以职责和流程驱动而非会议驱动，把开会的时间用于工作，他们的产出和质量将会是多么大的提高。当然，真正规范了，即使不长工资，绝大多数干部职工可以不用疲于奔命的加班加点，能规范的做事，高效地做事，规律的生活，我想这是我们大多数职业人的职业追求吧。