简论建筑施工企业的证据意识

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简论建筑施工企业的证据意识

民事诉讼（仲裁）是由人民法院（仲裁机构）与纠纷各方共同参加的一项专门性争议解决程序，在争议的审理过程中，证据往往对诉讼（仲裁）结果起着决定性的重要作用；而建筑施工领域作为诉讼（仲裁）纠纷的多发区域，所形成的诉讼（仲裁）多具有涉案金额大、专业性强、审理期长等特点，需要参与各方投入较大的时间、人力及财力支持，但从处理结果看，建筑施工企业的利益却经常不能得到完全的保护。这种客观现实要求建筑施工企业不仅要将工作重心放在施工经营活动上，也必须重视可能发生的诉讼（仲裁）纠纷，并在日常工作中培养充分的证据意识，注意各种证据的采集、管理，从而最大限度地确保其经营成果的充分实现。一、建筑施工纠纷中常见的证据种类建筑施工时间跨度长、工作环节多，所形成的文件资料种类及数量纷杂，但根据其形成的时间阶段及主要内容，可以大致作以下的划分：1、施工合同资料包括招投标文件、合同文本及附件、各种补充协议等，它是组成施工合同的重要部份，其内容包括发包方与承包方的要约及承诺，在纠纷中可以直接作为证据使用。2、会商、纪要资料包括在施工管理过程中，发包人、承包人、监理人等各方针对工程实施召开的会议纪要、各方定期会商所形成的决议或决定以及施工过程中各方对各种问题进行答复或认可的来往信函等。3、指令、通知资料包括发包方或监理方向施工方发出的各种指令、通知。4、施工进度及记录资料包括业主认可的工程实施计划及其修正计划、实施施工进度记录、月进度报表以及表示工程进度、隐蔽工程及返工情况的照片或录像资料，还包括检查人员记录和工程中停水、停电、道路封闭、开通记录等。5、图纸及技术资料包括各种工程图纸（包括图纸修改指令）、工程水文地质勘探、实验和分析报告、文物、化石发现资料、气象资料、材料试验报告及其它技术鉴定报告。6、交接、验收资料包括场地、图纸及各种资料的交接记录、隐蔽工程验收报告及分项和整体工程验收报告等。7、材供、租赁资料包括建筑材料和设备的采购、租赁合同，运输、进场、检（试）验记录、凭证等。8、会计、核算资料包括各种工程预算和其他可作为报价依据的资料、工资单、工资报告、工程款帐单、各种收付原始凭证、总分类帐、管理费用报表、成本报表等。9、其它资料如施工技术规范、规范性政策文件及其它证据材料。二、建筑施工企业应当具备的证据意识一般而言，已进入诉讼（仲裁）程序后，再想获得证据的可能性已微乎其微，这就要求施工企业的相关人员应当培养和具备一定的证据意识，在日常施工中搜集证据，从平时的各种已经存在的事实材料中寻找对所需证明事项有利的证据，具体应注意以下工作环节：1、了解施工合同施工合同是履约的基础和可能发生纠纷的基本解决依据，但施工企业一般只注意合同中对工期、价款等方面的条款，而对合同中众多的合同条件及程序性约定不加注意，一旦发生纠纷，往往因为忽视了合同条件及各种程序性约定方面的证据积累而处于不利地位，因此，在施工开始前，必须对合同作全面的阅读和了解，将其中包含的合同要件以及各种会商、指令、通知、变更和确认的程序性约定加以分解和明确，以便在施工中严格遵照执行，为证据收集打下良好基础。2、注意证据生成施工中业主方及其委任的监理人员对施工进程的进行起着重要的指导作用，会向施工方发出大量的变更指令、通知，在各方的会议、商洽中也会形成大量的会议纪要、答复、信函等等，这些指令、通知、纪要和信函都必须由业主方或监理人员签字盖章，才具有证据效力，因此，施工方不仅要收集上述材料，还必须注意各方的签字确认。另外，施工中还存在大量的资料、函件往来，对往来文件及送达情况的证明也必须加以注意，如对往来信件的信封应妥善保存，对直接送达的资料文件必须由接收方签具姓名、日期方可。同时对需由业主方或监理人员确认的事项也应及时取得书面确认材料。3、加强证据管理施工过程中形成的证据资料专业性强、种类多、数量大，如不注意科学、妥善的管理，可能会使之前的证据收集工作事倍功半，无法达到理想化的效果。证据的管理首先要求注意保管工作，施工企业必须保管好各种合同、文件资料的原件，特别是涉及到质量、工期、造价等方面的补充协议、会议纪要、备忘录、现场签证、竣工验收记录、结算书等，这些资料在工程结算、索赔与反索赔中往往能起到决定性的作用。其次，做好证据管理应从施工组织的基层着手，项目经理部及施工企业应在做好文件资料的管理分工基础上，安排专人负责文件资料的管理工作，把管理责任落实到具体机构、具体个人，只有这样，才能为建立施工文件管理体系打下良好的基础，给可能发生的纠纷处理提供有力的证据支持。总之，建筑施工的专业性决定了所导致纠纷的复杂性，建筑施工企业必须了解施工过程中所能形成的证据种类和内容，在日常施工中注意证据生成及管理，才能在可能发生的诉讼（仲裁）中使企业的合法利益得到充分、完整的保护。