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综合管理:如何制定项目计划
第一步 项目的目标
项目干系人是直接或者间接影响项目的人。只有项目干系人的需求被满足,项目才能算成功。
第一,是要找出项目干系人。这很重要而且不那么容易,特别是难找到间接项目干系人。
一般项目干系人是:
·项目发起者,一般是老板
·客户
·项目产出的使用者
·项目经理和项目组成员
一旦你明白谁是项目干系人,下一步是要了解他们的需求。 最好的方式,当然是去访谈。在面对面交流中,了解真正能给他们带来收益的需求。但是多数项目干系人提到的需求,和项目不一定相关,或者不能带来收益。我们要记录下来所有的需求,并按照优先级排序。
第二,一旦你完成了访谈,构建了需求列表,并且实现优先级排序。你需要根据该列表,建立一套可以被度量的项目目标。当然,推荐你通过SMART方法来分析,该方法可以清楚分析哪些目标是可以实现的。一旦你完成了清晰的项目目标,你要记录在项目计划中。如果在项目目标下,还能细分出项目干系人的需求和目标期望值,那就更好了。
这一过程是项目计划过程中最难的部分。考试大收集整理
第二步 项目交付物
基于你在第一步中已经定义了的项目目标,创建实现这些目标所要完成的交付物清单。要说清楚每一个交付物何时提交,如何提交。将交付物清单添加到项目计划中,每一个都要有粗略预估的交付时间。不用担心,更准确的预估将在下一步完成。
第三步 项目时间表
根据第二步完成的交付物清单,创建一个任务清单。每一项任务包括以下内容:
工时,可以以小时或者天为单位。
资源,即完成任务所需要的人力物力。
一旦你为每个任务预估了工时,你可以根据该公式计算完成每个交付物所需要的工时和工期。这样你可以对上一步骤交付时间的预估进行更新。这一部分工作,可以使用现成的软件来辅助完成,例如用Microsoft Project来完成项目时间表。你可以使用现成的Project模板,录入任务列表,工时和资源即可。
这个过程中常遇到的问题是:项目的预估日期难以满足项目发起人最后期限期望值,怎么办?当然是马上找他们协商咯。
你们有如下选择:
·协商项目的最后期限(项目推迟)
·添加额外资源(成本增加)
·减少项目范围(产出减少)
在协商的过程中,你需要基于项目时间表,在多种选择中作出决断。
第四步 支持计划
本节讨论的内容你在做项目计划过程中需要考虑其他问题。这些问题都可以直接列入项目计划中。
人力资源计划
第一步,明确领导该项目的部门或者个人,明确他们的角色和责任。
第二步,描述项目参与者的数量和职能。每一个参与者清晰的开始时间,参与周期和人员的来源。
第三步,将上面的内容做一张资源表格来动态管理。
沟通计划
创建一个沟通计划文档,说明不同的项目干系人需要了解项目哪些信息,以及如何将获得。 最常用的机制是建立周例会(月例会)的机制。大家在例会上汇报项目状态,明确阶段性成果和下一步工作。
风险管理计划
风险管理是项目管理的一个重要组成部分。 常常被忽视,但是找出项目可能的风险,并准备好对策非常重要。
以下是一些常见项目风险的例子:
·时间和费用预估过于乐观
·客户审查和反馈周期太慢
·出现意想不到的预算削减
·角色和职责不清楚
·项目干系人的投入不够或他们的需求不被正确理解
·项目开始后项目干系人需求发生变化
·项目开始后项目干系人添加新的需求
·缺乏沟通造成的误解,质量问题和返工
·资源的承诺没有兑现
使用简单的风险日志可以跟踪项目风险。发现新的风险即添加到风险日志中,并且标明如何防范以及出现后如何处理。在项目全过程中,你都要时时审视项目风险,定期更新。记住,你忽视他,不代表他不存在。
恭喜你,如果完成的所有上述步骤,你应该有一个好的项目计划。 请注意时常更新你的项目计划,根据计划评估项目进展状态。
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