当前位置:工程项目OA系统 > 建筑OA系统 > 工程项目管理软件系统
ERP项目实施过程中要如何做好文档工作
文档是在项目实施过程中进行信息沟通的一种规范方式,可作为项目实施过程的一个成果进行交流、查阅、引用和保存。
从文档的角度来看,ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。以项目规划而言,从开始生成项目规划文档初稿,到经过讨论最终确定并形成项目规划文档,其实就是一系列文档管理工作的流程。
在ERP项目实施过程中,文档工作包括的内容相当广泛,其中大多涉及到项目的具体实施工作。在ERP项目实施的过程中,每一项工作的事前指导、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档,以便对具体的项目执行过程与具体的活动进行记录。作为项目执行过程的记录,文档包括了与项目相关的资源及其使用情况,以方便跟踪与监控项目的执行。因而,文档管理工作其实已经成为ERP项目管理过程中的一个重要组成部分,文档管理工作的好坏,在某种程度上会反映到最终ERP项目的实施成果中。
一般来说,ERP项目实施过程中所涉及的文档包括:项目规划文档、计划文档、业务流程调查报告、业务流程分析讨论记录、优化方案报告、系统需求分析文档、erp系统解决方案文档(包括从初稿到定稿的各阶段文档)、项目管理文档、培训文档、项目变更文档、项目核准文档、基础数据准备文档、基础数据审核批准文档、软件安装文档、软件的客户化过程文档、软件二次开发文档、系统参数设置文档、项目系统测试方案、系统测试过程记录文档、测试报告、系统结果确认书、系统维护与系统移交文档等。
根据业内部分企业的经验,在文档管理过程中,企业可以对文档目录进行完整的四级管理。比如,其目录结构中要包括:项目名称-项目地点-实施阶段-对应的ERP模块名称。值得提出的是,文件名最好能够明白易懂,比如,本地生产计划管理业务初次调研分析文档可以命名为“Local_BI_PP_第一次调研记录”。
另外,文档的版本号管理可以参考以下规则:
创建文件时,文档设为1.0版。如果内容有所调整,每次调整之后要进行版本升级,并由相关的实施人员签署其更改人的姓名与更改时间。
初次提交给客户的文档作为实施人员最终形成的最高版本,但是仍属于版本1的内容。经过客户确认或者提出了修改意见后再次提交时,文档可以由版本1升级为版本2,然后再正式提交,并进行文档存档。经过客户修改后的文件可以逐次提高版本号。
在文档开始部分,管理人员可以列明一个表格,以表明版本控制信息:
除用于沟通之外,重要的文档需要进行各级审核。管理人员一般要确定文档审核的默认时间(比如3天),超过预定时间就可以视作确认处理。阶段性成果审核的文档应该由相关客户公司主管经理签字,以确认阶段性成果符合要求并由客户予以接受。
在ERP实施过程中,客户可能还会经常发生项目实施范围与计划的变更情况。这时候,文档管理人员要做的文档内容应该包括:项目范围或内容的变更情况以及变更理由、变更部分在项目实施过程中的状态、变更对于项目进程和项目费用可能产生的影响等。在内容变更之后,项目文档进入变更批准流程,经过讨论、审核,提交给项目组各级领导。在提交给领导时,相关方面要根据影响的重要性确定文档提交的领导层的高度。文档批准以后方可执行。
此外,项目文档管理对于整个ERP项目实施的质量监控具有重要意义,这一点就如同ISO体系中的质量记录。通过对项目计划与项目目标文档进行对照,有关方面可以有效地监控项目实施的质量。考试大编辑整理
- 1武汉至广州客运专线某标段实施(实施)施工组织设计
- 2监理工程师复习:松散联营体的规范化合同管理(2)
- 3某镇土地整理项目工程监理总结
- 4杭州金展712型YX35-178-712奥迪汽车专利彩钢奥迪汽车专用彩钢瓦
- 5【名师解析】2015二级建造师施工管理答案(第32-35题)
- 6保工期、创优质、塑造清水混凝土精品工程
- 7国际广场施工组织设计104p
- 82015年安全工程师考试考前必读
- 92015年一建建设工程知识点:发包人提出索赔的程序
- 10北京市五环路三期工程某合同段(实施)施工组织设计
- 11精装修工程技术交底记录
- 12建筑设计中遮阳环保技术的应用
- 13建筑装修装饰工程专业承包企业资质等级标准
- 14造价工程师工程计价复习要点:综合税率的计算
- 15超高层建筑物的测量控制措施
- 16烧结机系统给排水管网施工方案
- 17高温高压蒸汽管道安装作业指导书
- 18绍兴市关于造价员网络报名考试的注意事项
- 19箱梁预埋件检查表
- 20小高层项目施工现场用方木、脚手板及竹木模板的管理规定有哪些?
- 21关于合理安排共用机械的开始时间问题
- 22焦作某银行营业楼金属(铝单板)饰面板工程施工技术交底
- 23湖南某二级公路工程(实施)施工组织设计
- 24沪昆客专铁路贵州首片箱梁成功架设
- 25某公路(实施)施工组织设计
- 262015年江苏省一级建造师考试报名条件
- 27外墙面工程施工方案20p
- 28二级消防工程师火力发电厂与变电站设计防火规范7.1
- 29全国建设科技工作会议新闻通稿(二):加快创新能力建设 促进建设事业持续健康发展
- 30某空调工程自动控制系统设计
成都公司:成都市成华区建设南路160号1层9号
重庆公司:重庆市江北区红旗河沟华创商务大厦18楼