2015年招标采购专业实务辅导：评标活动如何组织

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采购代理机构接受采购人的委托开展招标活动，对评标负有主持组织之责，但是目前不少采购代理机构在组织评标活动时未尽谨慎代理之责，致使评标活动的组织经常呈现无序和失控状态。

如评标前准备工作不充分；现场控制能力弱，对于不规范现象不予制止或不懂得正面引导；应急处理能力差，最终导致评标工作陷入被动局面。那么，采购代理机构作为招标投标活动的组织者，该如何协调“场面”？

评标前准备工作：周密充分

采购代理机构在评标活动开始前应做好哪些准备工作呢？

场所要确保评标场所独立、封闭、保密、整洁、有足够的空间，有条件的话，应尽量采用套房式评标室。如无特殊情况，中途不得更换评标场所。

时间一是一般应当在开标后随即进行评标，如有推迟应提前向监管部门报备并对外说明，同时要做好投标文件封存保管保密工作。二是应留出充分的评标时间，不得限时。三是复杂项目需要连续长时间评标的应当允许中途休息，不得仓促赶时间。

工作人员采购代理机构在安排评标主持组织人员时，一是要注意人员回避问题，有回避情况的应自行申请回避或由采购代理机构指令其回避；二是要注意分工制约，标书制作人员一般不要被安排参与评标会；三是根据项目情况决定是安排一名或两名以上人员参与评标组织，指派两名工作人员时，应明确主办和协办。

参会人员指采购代理机构要提前落实参加评标会的人员出席情况。一是按规定组建评标委员会，并准确告知具体时间和场所；二是落实采购人方面拟参与评标会的人员情况，应说服劝导其减少人员以减少不必要的评标干扰；三是提前联系相关监督部门、人员，比如财政部门、特邀监察员等，确认其是否到场监督以及人员数量；四是项目有申请公证的，应及时落实公证人员出席情况。

评标组织工作方案要提前制定评标组织工作方案，明确工作目标、工作计划、工作内容、工作要求、人员分工、组织程序、注意事项等内容。

应急处理预案为应付评标过程中可能出现诸如评标争议分歧、异常中止、供应商闹事等突发、紧急情况，应当事先制定应急处理预案，明确应急处理适用范围、原则、机制、分工、程序、保障等内容。

招投标文件资料一是应根据评委人数准备好相应份数的招标文件，供评委阅读；二是要提前整理好所有投标文件，并在评标场所妥善放置。

评审表格资料应至少准备以下表格资料：开标情况记录；投标人报价比较表；评委签到表；其他出席人员签到表；评标纪律文本；资格性审查表；符合性审查表；商务技术评审比较表；评委个人评分表；评分汇总表；中标候选供应商推荐表；评标报告空白文本或表格；评标会记录空白文本。

工具主要是笔、空白稿纸、写字板、装钉机、尺子、计算器、记录用计算机、特殊情况用电话和可上网计算机等。

监控摄像等设备运行对评标现场有实施录音录像监控或通讯屏蔽的，应及时提前开启监控摄像设备及通讯屏蔽系统，并确保设备正常运行。

后勤准备一是保证茶水供应；二是对因评标工作需要就餐或休息的，应当事先做好食宿安排；三是备好常用药品，以备不时之需；四是准备好支付给评委的工作报酬。

评标主持组织：有序到位

评标主持组织是采购代理机构代理采购活动的一项核心业务，也是其参与评标活动的全部职责。没有好的主持组织，评标活动就难以取得圆满的效果。做好评标主持组织工作要注意以下几项要点：

两准备采购代理机构负责评标主持组织的人员除应当在评标前与其他工作人员做好前述的评标前准备工作外，还应提前做好两项工作：一是阅读项目招标文件，熟悉标书的有关内容，并与标书编制经办人沟通，以求对评标项目需求、前期招标开展情况有个大致的了解；二是要准备好主持词，因为临场发挥往往容易出差、出错。

六内容评标主持组织的工作内容主要有六项：一是引导评标活动的开始和结束，做到有始有终。二是组织评标会相关人员各司其职，分工开展工作。三是维持评标会场秩序，确保有序、井然。四是及时处理评标过程中出现的属于代理机构职权范围内的事项。五是出现紧急情况时，启动应急处理预案。六是及时向监督部门报告评标过程中出现的违法违规行为和有关人员。

三原则在所有准备工作确认就绪、评标活动开始后，应依照原定评标组织工作方案开展工作。要注意把握三项原则：“程序第一”原则；“不越权”原则；“公平公正”原则。

评标后续总结：及时细致

及时将采购结果送交确认对于采购人未事先授权评标委员会直接确定中标供应商的项目，采购代理机构应当按照财政部18号令的要求，在评标结束后5个工作日内将评标报告送采购人确认。对采购人不按规定顺序确定中标供应商的或者在评标委员会依法推荐的中标候选供应商以外确定中标供应商的，更应当向采购人说明法律后果。

及时向监管部门报告情况评完标后，对监管部门未进行现场监督的项目，采购代理机构应及时向监管部门报告评标过程中出现的异常、突发情况。对于较可能形成质疑、投诉的项目，应及早向监管部门反映相关情况，以便监管部门对情况有个初步的掌握和准备。

做好项目代理工作总结评标活动结束后，整个项目的采购代理工作也算完成了大半。这时候采购代理机构就应当开始做总结工作。既要综合回顾整个招标工作开展情况，又要分析代理工作的得失，尤其是对一些特殊、专业采购项目，更要注重对技术需求、投标资格条件确定、评标办法和标准设定、评标技巧等成功做法或存在不足进行总结。