项目管理与招标采购考前复习指导(23)

    （2）采购信息管理的方法和措施——掌握P41

    为了达到采购信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采购信息来源，对采购信息进行分类；掌握和正确运用采购信息管理的手段；掌握采购信息流程的不同环节，建立采购信息管理系统。

    项目采购产生的信息数量巨大，种类繁多。为便于信息的搜集、处理、储存、传递和利用，采购信息管理应采用的措施包括：

    1）标准化措施。由于各种采购数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求对采购项目相同的数据和信息应该规范。将得到的采购数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总，生成不同形式的数据和信息，最终形成采购信息系统的业务流程图、数据流程图。通过建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起。

    2）制度化措施。采购信息资料只有全面反映项目采购的各类信息，才更具有实用价值，必须形成一个完整的系统。该系统的形成，需要大量的数据和信息作支撑，这些数据和信息的收集、加工、整理、存储只有通过长期的积累，通过有效的信息管理制度建立才能达到。

    （3）信息技术与应用——熟悉P41

    采购信息技术主要包括：

    1）计算机网络技术及其应用。如：

    ①计算机网络系统。计算机网络是分配在不同的地理位置、具有独立功能的多个计算机系统，用通信设备和通信线路，按照网络协议相互通信，以共享硬件、软件和信息等资源为目的的计算机系统的集合。

    计算机网络系统从逻辑结构上一般可分为两个部分。即负责数据处理、向网络用户提供各种网络资源及网络服务的外层资源子网和负责数据转发的内层通信子网。两者在功能上各负其责，通过一系列计算机网络协议把两者紧密结合在一起，共同完成计算机网络工作。

    ②Internet网络。通常用于收集市场信息。对于业主而言，可以通过Internet网络查询采购项目所需的市场信息；对招标代理机构，通过Internet网络收集市场信息是更必不可少。目前国内已经有不少大型工程信息的专业网站，这些网站上提供了大量的建设工程和国际、国内的设备采购项目的信息，经常关注这些网站对于把握招标市场可以起到事半功倍的效果。

    另外，除了关注专业的门户网站和企业网站外，经常用搜索引擎搜索一些与招标有关的关键词（如建设工程、土建工程、机电设备采购、空调采购等），也会收到大量的市场信息。

    2）多媒体计算机技术。多媒体计算机技术（Multimedia Computer Technology）是指计算机综合处理多种媒体信息，文本、图形、图像、音频和视频，使多种信息建立逻辑连接，集成为一个系统并具有交互性。简单地说，计算机综合处理声、文、图信息和具有集成性和交互性。

    组织大型项目招标、开标是需要耗费大量的时间、精力和财力的，特别是对于大宗的进口设备采购的项目，投标商将来自世界各地，目前十分成熟的远程视讯系统或称远程视频会议系统，将对此类型的招标工作带来革命性的突破。招标人或招标代理人一旦建立了这套系统，并与数字监控系统结合起来，便可实现：①与身处异地的招标单位、投标单位随时面对面的沟通；②现场开标、评标过程；③专家评委远程评标、指导；④多媒体历史资料远程共享等。

    由于网络技术、远程视频传输技术的高速发展，系统性价比日趋合理，因此以该种方式进行开标将成为招标工作的发展趋势。

    3）专用软件的应用。由于招标的流程是标准的，因此开标前需要准备的各种文件、表格的种类、格式也是基本相同的。因此，招标人或招标代理人可以通过专用软件的应用达到招标采购流程的标准化管理。

    如使用“招标文件生成系统”，只需要将项目的基本信息录入系统（项目编号、名称、招标单位、联系人、报名期限、地点、发售标书的时间地点、技术交底会的时间地点等），系统便会自动生成招标公告、报名表、技术交底报名表、承诺函、投标登记表、开标一览表、密封确认表、符合性检查表、评分表、汇总表等多种专业表格文件。

    另外，在招标工作中所涉及的许多项目管理方法和工具，可以使用功能强大的项目管理软件，例如Project2003／2007来实现招标采购项目的管理。

    使用Project2003／2007，可以进行招标项目管理方案计划制定，如采购项目日历、任务日历、资源日历、与Visio配合制作树状WBS、里程碑（Mile Stone）设置、关键路径；项目资源分配，如建立资源、从Outlook中导入资源信息、资源分配、资源工作表、资源使用状况、资源调配、共享资源库等；采购项目视图报表管理，如甘特图、网络图等。