信息沟通是管理工作中的重要环节

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管理是一个完整的系统,其各个环节环环相扣、相辅相成、缺一不可,而串联起整个系统的工具就是贯穿始终的持续不断的信息沟通,沟通是整个链条上重要的一环。

一、沟通在管理中的作用沟通在管理中的作用是多方面的,最突出的有以下几个方面:

1.沟通是实现科学决策和有效计划的前提条件

任何社会管理组织都有一个开放系统,组织外部复杂多变的因素对组织的生存和发展有着重要影响。在竞争多变的当今世界,社会的组织生存和发展依赖于科学的、准确的、及时的决策和周密、详尽、完善的计划。决策的科学和计划的完善必须依靠准确、完整、及时的信息。每个组织通过与外界的信息沟通,可以获得外界环境变化和需要的各种信息,从而为决策和计划提供必要的依据和参考。

2.沟通是实施有效组织和协调的依据和手段

现代社会组织的一个十分显著的特点,就是组织规模庞大,人员众多,业务繁杂。在此情况下,利害冲突,意见分歧,相互制约和摩擦实所难免,而信息交流与沟通可以降低这些弊病,增进组织的运转效能。

3.沟通是建立和改善人际关系的必要途径

从行为科学的角度来看,社会每个组织都需要组织内的人群在对工作职责的了解、团体精神的感受、情感的交流沟通中形成一个具有共性的心理状态,它又被称为组织(企业、学校、团体等)精神文化。沟通有赖于联络,有赖于人的思想和情感的交流和了解,沟通可以使领导者了解员工的需要,关心员工的疾苦,在决策中就会考虑员工的要求,以提高他们的工作热情,形成良好的上下级关系,建立一个和谐的组织氛围。

4.沟通是改变组织成员心理和行为的有效方法

信息和意见作为一种刺激物,对人的行为和心理有着重要的影响。人们接受不同的信息,受不同的刺激,会形成不同的态度,产生不同的行为。因此,通过传递适度的信息,可以改变人们过激的心理结构和行为方式,以适应现代社会的要求。

大量的研究表明,员工的不满情绪主要不是来源于工作条件,也不都是来源于工资待遇问题,而是由于缺乏必要的沟通。没有适当的沟通,管理者对下属的需求了解不会充分,下属就可能对分配给他们的任务和要求产生错误的理解,使工作任务不能圆满地完成,不利于集团的持续发展和安定团结。

5.沟通可以提高组织工作的效率

在庞大的组织中,建立四通八达、充分交流的信息沟通网络和方式,可以改变文山会海、公文旅行、拖拉作风、官僚主义等恶习,可以提高组织工作的效率。

二、沟通中存在的问题

从目前的情况来看,随着管理水平的提高,沟通越来越得到管理者的重视。目前在管理工作中人们相互沟通存在的主要问题是:

 1.个人障碍

它是指由于人的感情、价值观,或者不好的倾向、习惯而造成的沟通障碍,另外还包括人们在受教育程度、种族、性别、社会经济地位和其他方面的差别引起的沟通障碍。

2.环境障碍

它是指在人们沟通的环境中存在的障碍。一个典型的环境障碍是突然出现的干扰阻碍了信息沟通。其他环境障碍包括人和人之间的距离、障碍物、或干扰无线电信号的静电。

3.组织结构障碍

它主要是指组织规模对沟通造成的障碍。由于管理层次的多层化,影响信息传递的质量和速度。信息传递的过程中经历的层次和环节越多,失真的可能性就越大,也浪费时间,影响效率,造成信息失真。同时,规模的扩大会带来一定的空间距离,空间距离造成的生疏必然反映到沟通上来,就会给沟通双方造成一定的心理压力,影响沟通的进行,也影响组织功能的发挥。

4.领导观念障碍

在管理者中存在两种不正确思想:一种是,“民可使由之不可使知之”,认为决策是领导而非下属的职责,下属服从即可,不必多问,否则难以领导;另一种是权威性。认为过多的