项目沟通管理中的问与答

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  前言： 作为项目管理办公室的工作人员和项目管理的咨询人员, 我们常常听到来自项目经理的有关项目沟通方面的很具体的问题, 在最近对北京一家公司项目工作人员的一个调查中,我们在收集到的三十几个问题(项目沟通方面)中挑选了最具有代表性的九个问题, 运用我们在项目管理中的学习知识和工作经验对上述九个问题进行了解答. 我们没有把这九个问题进行综合论述, 而是采取了最简单的问与答的形式, 主要是为了让文章更加直观, 一是为了使读者身历其境, 希望我们的建议对于有同样疑问的项目管理工作人员有一点帮助, 第二也是希望在和读者交流的过程中充分听取读者的意见和反馈, 以达到抛砖引玉的目的.以这样的形式写文章对于我们来说还是第一次,不足之处还望大家多予指正.

    1) 针对超出我能力范围的项目，我将如何与我的上司进行交流？

    建议：

    a） 说明我的困难之处
    b) 分析项目需求和项目面临的状况。我是否能够完成此项目？我有哪些不足之处？我的不足是否会导致项目走向失败？
    c) 针对这些挑战，我应该如何制定风险管理计划？

    分析：在管理一个超出能力范围的项目前，首先需要对以下几个方面进行考虑：
    从技术上来看，
    1.　此项目是否是公司的确认项目－－必须完成，不可更改
    2.　是否确认需要我来负责此项目－－公司没有其他更加合适的人员来负责此项目
    3.　仔细分析项目需求及目前自己的能力水平－－看自己和项目还有哪些差距，这些差距是否可以弥补
    4.　确认自己超出能力范围时，是否可以通过增加所缺能力的人员来为项目增加此项能力
    5.　要求公司请专家进行指导
    6.　对项目进行深入分析，将超出能力范围的部分进行外包
    从计划上来看，
    1.　对项目编制一个系统的计划，并对此计划进行评估
    2.　针对项目的难点问题，举行项目会议进行深入的讨论，评估难度系数
    3.　针对技术难点，分析技术难点，制定一个技术培训计划
    4.　制定一个完整的风险管理计划，并要求全体项目成员进行评估

    2) 我制定的团队交流计划需要详细到何种程度？（我需要和我的团队成员针对我的计划交流到何种程度）

    建议：你不需要对核心成员外的所有团队成员来解释你的每一条款。通常你只需要向你的团队成员解释以下几点：
    a) 我们需要的交付成果是什么？
    b) 我们的项目如何完成公司的总体构想？
    c) 项目当前阶段，我们团队成员的应交付成果是什么？

    分析：一个项目的失败，不是这个项目没有计划，而是项目的计划没有得到很好的实施。一个项目交流计划要得到很好的贯彻，需要有以下的条件：
    1. 将制定的工作计划在项目团队会议中进行讨论，有两个好处：1、可以确定项目计划的可行性，2、可以使每个团队成员切实理解项目计划，以便更好的实施
    2. 将项目计划和个人结合，确保每个人都知道他在这个项目中所处的位置，让每个人都知道其工作的重要性，提高大家的积极性
    3. 将我们在这些计划中需要哪些工作成果，每个工作成果都要达到什么要求，在可能的情况下尽量作出模板
    4. 向团队成员解释时，需要让每个人听清楚并让他们明白工作的期限和可交付物
    5. 让每个团队成员说明各自对自己需要完成的任务以及完成任务的期限的理解，

    3) 如何让我的项目团队成员明白项目文档过程的重要性？

    建议：

    a）解释我认为项目文档重要性的原因，和项目成员不作项目文档对项目可能造成的危害。
    b）告诉团队成员整个团队将工作在一个个性化文档最小化的团队中，确保项目文档不会太混乱
    c）确信团队领导在需要的时候才使用文档。

    分析：让团队成员养成做项目文档的习惯。一定时候就可以让他们体会到编写项目文档的好处
    一个完善的项目文档可以：
    1. 在完成的过程中，可以尽早