项目管理：团队沟通交流计划

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不管你是否喜欢，沟通是任何一个项目之中最重要的成分。绝大多数项目的成功，不管是由一个专门的项目团队还是一个跨部门的团队来运作，都取决于至关重要的沟通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采访过的IT项目和开发经理都认同：沟通和人际之间的互动可以成就或是毁掉一个项目。

我们有时会忘记项目沟通指的是在项目工作中激发动力，领导，委派工作并向所有的股权持有人进行汇报时所做出的特定的行为和技巧。一旦项目开工之后，项目经理就需要建立三个沟通渠道（见图A）。管理并改善这些沟通渠道可以显著地提高你成功的几率。

成功交流的关键是保证信息流向正确的方向

沟通影响着工作的绩效，因此，如果你想有一个高绩效的团队来做这个项目，你就需要确立有效的沟通来确保你能得到好的结果。缺少了良好的沟通渠道，项目则很可能会失败。成功的项目经理都典型地具有良好的沟通技巧，这里包括能够有效地给出工作内容，倾听反馈并采取行动，在团队成员之间培养融洽的气氛。

加强项目沟通

有效的沟通计划将会：

●促进团队的发展：适当的沟通确实能够为项目团队的合作提供基础并使他们理解工作目标和任务，好的沟通就意味着好的绩效。

●应用于整个软件开发过程：从确定用户的要求到产品的实现，恰当的沟通计划可以帮助所有的项目出资人了解什么样的沟通渠道会被用于这个项目之上，工作汇报的人员，频率和类型以及项目会议的形式。

●轻松地对出资人更新信息：经常性的沟通将会使得出资人保持与项目的联系。

●实现项目文件的减少：从项目一开始就实行有效的沟通措施，你就可以看到项目文件的减少。

制定计划来解决关键性事务

我的CIO最近让我估计一下我们的最关键的一个电子商务项目是如何发生问题的。快速评定显示了导致这个项目失败的原因来自于糟糕的沟通。客户对于项目管理的方式非常的不满意，客户在表达他的不满时说道，“所有的项目经理都要来问我或是直接来找我，其实这个问题早就可以解决。”此外他们还抱怨项目状况汇报的不足和项目不能按照客户所需要的方式提供应用软件，他们收到了最初的开工文件和一些电子邮件，但仅仅就是这些，而并没有后续跟进会议的开展，客户没有任何方式来对工作进展保持跟踪。客户抱怨他们几乎从没见过来自项目工程的人员而一直无法搞清到底发生了什么。

而项目经理则表示问题在于开发人员没有能够恰当地开发出应用软件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我们的公司失去了一个很有价值的客户，使得项目团队的成员很不愉快，并导致了项目的失败。CIO后来说，“这可不是我想要听到的，为什么没有人告诉我这是怎么回事？”一个有效的沟通计划本可以帮助避免这些问题的出现的。

有效地改善沟通

项目工作的沟通并不总是看起来那么容易，但它却是一个工作基础，你可以利用它来建构你的团队，显示你的领导能力并提供及时的项目指导。表A中给出的是一些项目/开发经理们可以利用的沟通工具。

通方式

类型/方法

内容

电子邮件

项目团队成员之间的文本文件，音频视频文件的沟通

部门间的备忘录

提供一个正式的论坛来沟通关键性的政策和工作程序

即时消息

使团队成员可以实时地沟通

项目状况会议

提供项目状况的更新和工作的回顾

电视电话会议

提供一个身处异地的团队成员参与沟通的媒介

内部网，互联网留言板

与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标

项目工作巡演

给出资人和用户提供反馈信息

实地沟通

使你可以与你的团队和客户面对面地沟通