建筑工程合同管理软件解决方案

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泛普软件建筑工程合同管理软件解决方案

项目合同是主体企业进入市场的重要制度，是进行工程施工、监理、验收的重要依据，关系到企业的根本利益。在工程建设过程中，很多工程问题、失败或争执常常都起因于合同或合同管理。因此，加强对项目合同的管理，已经成为建立现代企业制度的重要内容。本文从项目管理思想体系出发，结合工程建设企业的具体情况，运用先进的信息技术，提出了一整套工程项目的合同管理方案，帮助工程建设企业建立合同管理控制体系，建立工程建设企业合同管理信息化系统。

　　◆工程项目合同管理措施

　　建立和完善合同管理体系:为适应建筑市场的竞争，施工企业应根据自身的发展，结合建设工程项目管理和合同管理的特征，优化企业和项目管理的组织结构。同时，在各相应管理层设置独立的合同管理职能部门，科学界定和协调合同管理职能部门与其它职能部门的权责、工作流程的配合要求等接口设置问题，定期或不定期地由最高领导层牵头举办合同管理职能部门的协调会，及时根据合同管理工作的实际运行情况，调整组织机构设置和解决权责划分的缺陷，总结工作经验和教训，处理和协调存在的争议和摩擦，进一步优化合同管理工作程序。

　　加强制度管理和风险管理意识:建筑企业应深入研究合同管理活动不同阶段的具体特征、要求、管理控制手段、工作侧重点等问题，结合企业合同管理的可利用资源状况和实际管理水平，建立科学的合同管理制度，强化合同管理职能，突出合同管理的关键点。如企业和项目的合同文档管理制度、合同审查制度、合同交底制度和合同后评价制度等管理控制;建立企业的监督保障机制，监察和考核项目合同管理人员的工作表现和业绩，加强合同管理制度的刚性约束效力，严厉打击和查处各种违法、乱纪和失职行为，保证合同管理制度的有效贯彻。

　　建立企业内部风险评估机制:风险评估是企业对将面临的各种风险加以分析和决策的过程。企业应该建立相应的风险评估小组，将项目的风险管理落实到相应管理部门或项目管理班子。这种“由下而上”的方式鼓励管理者积极衡量并控制所在部门的风险，同时采取相应的激励机制，使管理者还可以从降低项目运营风险中得到回报。

　　建立和完善合同信息管理系统:由于建设工程项目合同种类多，数量大，合同变更频繁，且在履约中往来函件和资料较多，故合同管理系统性强，施工企业如果仅仅依靠人工管理，则费时费力，信息传递慢，而管理不能及时到位，必将造成合同损失，尤其是时效性要求高的索赔，若不能按时提供必要的合同履约信息，将会导致索赔失效。因此，在信息技术高速发展的今天，合同管理应建立在信息管理的基础上，施工企业应大力推行合同管理信息化，建立企业合同信息管理系统，以提高企业合同管理的效率，提高企业的合同管理和经营管理水平。

　　◆工程项目合同管理信息化解决方案

　　通过严格的订立、变更和计量、支付管理流程，规范企业合同管理过程，帮助企业严格控制合同费用，有效控制实际工程成本。系统根据总包、分包的要求，选择性地建立合同清单方式，并建立合同的管理责任与风险控制措施，对合同的变更、索赔过程进行跟踪处理及审批控制。通过合同趋势分析与成本预算的比较，管理者可以实时把握项目合同执行动态。

　　1、合同策划:对工程项目和合同，根据合同关系、经营关系、标段、分包结构、合同类别建立合同类别体系的划分，合同类别体系是建立合同以及合同管理的主要基础。

　　2、合同内容:对工程项目的合同，定义所签订的各个合同，可以按照合同类型来定义也可以按照其他情况定义，建立合同详细信息，信息包括：合同名称、合同关系方、合同金额、合同日期、开工日期、竣工日期等，并对每个合同所涉及的各种文档做相应管理，包括合同原件、投标书附录、合同附件等，支持各种文档的上传下载功能。

　　3、合同清单:对工程项目的各个合同，分解合同费用条目，按照不同的合同计价方式建立详细的费用项，清单费用是合同管理中对合同执行进行合同变更和工程计量的基础。系统还可以建立与具体工作分解的关系，通过这些关系可以很方便的进行合同与进度、工作、成本之间的统计分析。

　　4、合同变更:对工程项目的各个合同进行变更管理和控制的机制，对每次变更都采用严格的变更文件记录，并对每次变更进行内部的严格审批和控制，不仅可以跟踪合同在工程在实际建设过程中的各种设计和工程变更，降低合同管理中的随意性，提高工程项目造价管理的严谨性。

　　5、合同索赔:对工程项目的各个合同进行索赔和反索赔的管理，对每次索赔都进行完整的记录，可以加强合同在实际执行过程中的管理能力，特别是提高施工企业在经营环节中的合同管理能力。

　　6、合同计量:对工程项目的各个合同进行计量管理，根据实际完成工程量，可以在这里对合同费用进行计量，计量结果为合同结算和支付的依据。

　　7、合同支付:对工程项目的各个合同根据合同计量的结果对合同进行结算与支付，结算结果为合同支付的依据进行合同的支付管理。

　　8、合同管理责任:对工程项目的各个合同设置不同的管理责任，并对管理责任进行明晰的界定和说明，对各个不同管理责任分配不同的管理责任人，合同管理责任是合同风险管理的根本手段，因此将合同管理责任按照合同经营和管理的风险因素类别是有效的方式。

　　9、合同风险管理:对工程项目的各个合同设置不同的管理责任，并对管理责任进行明晰的界定和说明，对各个不同管理责任分配不同的管理责任人，合同管理责任是合同风险管理的根本手段，因此将合同管理责任按照合同经营和管理的风险因素类别是有效的方式。

　　10、合同动态统计:对工程项目的各个合同以及各个分包合同进行动态汇总统计，对合同费用的综合信息包括清单、计量、结算、费用支付、变更、索赔与反索赔的信息进行汇总统计，对合同执行全周期的费用发生情况进行动态控制。

　　11、合同进度分析:对工程项目的各个合同以及各个分包合同进行进度分析，通过合同与进度计划之间的数据关系，对合同执行的进度情况进行动态的统计分析，确保合同的计量和支付情况与进度保持合理协调。

　　12、合同成本分析:对工程项目的各个合同进行成本的汇总统计分析，同时可以设置各种合同的预警参数，包括实际成本预警偏差率、结算费用预警偏差率、已支付费用预警偏差率等，通过这些预警参数的设置，在合同统计分析中能够很方便的得到合同的费用和成本的对比分析结果。

　　13、合同范本管理:对合同范本进行整理，帮助企业积累知识数据，可以通过将过去经营中所签订的各种合同按照地区和合同类型进行分类，并传入系统，以便于以后制定合同时进行参考。

　　◆总结

　　通过建立和规范项目合同管理体系，可以规范企业项目合同管理制度。管理者可以实时把握项目合同执行情况，及时发现合同执行违约、延期等问题，提高项目整体管理水平。