浅析大型国际会议的进度管理计划

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大型国际会议的进度管理计划

大型国际会议项目时间管理又叫大型国际会议项目工期管理或大型国际会议项目进度管理，是为确保大型国际会议项目按时完成所进行的一系列管理过程。大型国际会议项目需要在一定的时间和预算内完成一定的工作范围，并使客户满意，因此大型国际会议项目的重要特征之一就是具有具体的时间期限。为了使项目能够按时完成，在大型国际会议项目开始之前制定一份项目活动的进度计划是非常有必要的。这里的进度计划就是使项目的每项活动的开始和结束时间具体化的计划。如果没有这样的计划，将会增加大型国际会议项目不能按时在预算内完成全部工作范围的风险。

大型国际会议项目时间管理就是要采用一定的方法对大型国际会议项目范围所包括的活动及其之间的相互关系进行分析，对各项活动所需要的时间进行估计，并在大型国际会议项目的时间期限内合理地安排和控制活动的开始和结束时间。显然，这对保证项目按照时间期限在预算内完成全部工作范围具有重要的作用。

大型国际会议项目时间管理在理论上可概括为四个主要过程:

(l)活动定义。确定为完成各种项目可交付成果所必须进行的各项具体活动。

(2)活动排序。确定各活动之间的依赖关系，并形成文档。

(3)活动持续时间估计。估算完成单项活动所需要的时间长度。

(4)项目进度计划制定。在分析活动顺序、活动持续时间和资源需求的基础上编制项目进度计划。

大型国际会议项目时间管理的四个主要过程即相互影响又相互关联，使得它们在实际项目管理中表现出相互交叉和重叠的关系，很难截然分开。首先，要完成一个大型国际会议项目，并实现项目目标，事先确定实施项目所需要开展的活动，并拟出一份包括所有活动的清单无疑是必要的。活动定义就是为了完成这项工作。具体来说，活动定义就是对工作分解结构中规定的可交付成果或半成品的产生所必须进行的具体活动进行定义，并形成文档的过程。明确活动通常具有预计的时间、预计的成本和预计的资源需求，并且通常可细分成单个任务。

这个文档就是项目活动清单，是活动定义的一个主要成果。对一些小型项目来说，得到一份完整的项目活动清单可能相对要容易些，一般通过项目团队成员采用“头脑风暴法”进行集思广益就可以生成项目活动清单。但对于更大的、更复杂的项目，可能难以获得符合要求的项目获得清单，这种情况下通常需要采用活动分解技术。

活动分解技术是在项目工作分解结构的基础上，将项目工作按照一定的层次结构逐步分解为更小的、更具体的和更容易控制的许多具体的项目活动，从而找出完成项目目标所需的所有活动的技术。活动定义的主要依据是大型国际会议项目目标、大型国际会议项目范围的界定和大型国际会议项目的工作分解结构，另外还需要参考各种历史的信息和数据，考虑项目的各种约束条件和假设前提条件。活动定义的结果是大型国际会议项目的活动清单，以及有关项目活动清单的支持细节等。

活动定义以活动清单的形式给出了完成大型国际会议项目所必须进行的各项活动，这些活动在实际执行中必须按一定的顺序进行，其中一个原因是一些活动的执行必须在某些活动完成后才能进行，因此接下来需要进行活动排序的工作。活动排序就是对活动清单中各项活动的相互关系进行识别，并据此对各项活动的先后顺序进行安排和确定。可见，活动排序首先必须识别出各项活动之间的先后依赖关系，这种先后依赖关系有的是活动之间本身存在的、无法改变的逻辑关系，有的则是根据需要人为确定的。

一般来说，活动排序对活动之间依赖关系的确定，首先应分析确定工作之间本身存在的逻辑关系，在逻辑关系的基础上再确定各活动之间的人为关系。