项目管理的前世今生(四)

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项目管理机制的目的在于结合几个简单的制度，解决企业项目进度管理及跨部门协调的问题，同时为知识管理制度的导入建立良好的基础；另一个方面由于本章所提供项目管理具有将部门（甚至个人）工作情形透明化的作用，对于绩效考核以及运用绩效管理促成人员知识创新上，可以产生很大的功效，透过项目管理制度，企业甚至可以规定部门或人员每个期间应创造知识的量与质，如此可以避免知识管理平台架设后，没有员工愿意在平台上产生或留下知识的窘境。


通讯管理与案例
　
　时间是上午１０点２５分，研发部齐经理走出办公室正要到男厕所，经过第三会议室是听到里面传来巨大的吵闹声，“什么事吵得这么凶？”一时好奇推开门往会议室内探了一下，原来是业务福理唐宗与法务室主任萧禹，两人吵的面红耳赤。唐宗一看是颇得人望的齐威，立即把他拉进来，要他评评理。
　“齐威兄你到是说说看，这叫我怎么办？”唐宗一照面就大吐苦水，原来他已约了C公司总经理后天要签约，由于客户是外国人，唐宗特地请法务室代拟英文合约，今天才得知法务室并未处理。唐宗还翻出发给法务室的电子邮件及联络单“齐威兄你看看，你看看，一个半月就已经提出申请，现在才推说不知道，要是客户因此取消订单，这可怎么得了。”
　萧禹也发出不平之鸣，原来EPR公司人员在传递信息时，往往不知道哪些人该发哪些不用发，结果只要是跨部门事项就会寄给所有主管，“齐威兄你是主管你也晓得，每天都是２００多封信怎么看得完呢！可能是不小心杀掉了。”萧禹接着指责唐宗，像这么重要的事，早就该像法务室确定进度了，不应该今天才来问。
　“我月初中午吃饭遇到小郑，还特别问他英文合约的事，他说已经处理了。”唐宗提出反驳，萧禹听了之后轰然一笑“小郑处理的是我们与国外软件厂商的合作业务，曾颖才是负责业务合约的，小郑八成是搞混了，要怪只能怪你问错人。”　
　“我怎么知道谁是干吗的，以前不都是一并处理吗？你又没说，电子邮件在那里，你有证据吗？”唐宗气急了，愈说愈大声。萧禹马上吼回去“早就公布在法务室的布告栏了，你也不上去看。之前信息部为了减轻公司内部电子邮件泛滥的问题，还特地找我们开会讨论，我记得会议记录有发给各部门啊！你看了没？”
　“我既不属信息部，也不属法务部，看你们的会议记录干吗？你的信件多难道我的就少了。”唐宗显然失去了理性“还有联络单呢！这是有凭有据的，你也没处理。”萧禹毫不退让的反击“之前由于娜娜的离职，为了减少人工操作，我们已经将联络单取消了，这件事椰油在布告栏上上公布，是你自己不看的。”
　“好象跟你没有关系，反正你就是推得一干二净。”看得出来唐宗步步紧逼。此时齐威做了一项决定，他转过身来，走出会议室，顺手带上门，心里却想着：“我只是出来上厕所的，这关我啥事。”
　　
　企业在项目执行过程中，常发生以下协调问题：　　
　*不晓得哪个项目有哪些人员参与，遇到问题时找不到该工作项目的负责人。
　*有重要讯息必须通知项目成员时，由于不知道要通知哪些人，所以只好所有可能有关的人员都通知，造成造成高层主管每天都有收不完的邮件，不但浪费时间，而且容易疏忽而遗漏了重大事项。
　*但是有人不知道项目会议重要决议事项的相关信息，未依决议事项立即调整工作方向及内容，导致项目成员间工作步调不一致以及工作上的混乱。
　*遇到问题是各吵各的，不知如何解决争议。
　*对各项问题召开会议讨论解决方案后决定的事项，没有执行，导致问题一直延迟未解决，进而衍生出更严重的问题。
　*设计审查的文件丢出去后石沉大海，不知道文件传到哪里，也不知何时审查作业才会完成。　　　
　　为了解决这些问题，在通讯管理方面应建立以下制度：