泛普OA软件ThinkOne之项目文档管理软件

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泛普OA软件泛普OA系统之项目文档管理软件
 

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项目型业务的企业，往往存在大量的项目。项目文档，作为项目的知识沉淀，在项目过程各个环节都非常重要。项目过程中，需要分权限进行项目文档协作；项目完结，需要归档项目关键文档，集中统一进行管理。
 

1   存在的问题
 
传统项目文档管理的过程中容易出现如下问题：
 •
项目归档文档不规范，易遗漏
 
每个项目需要按照要求组织文件，各个阶段需要提交指定的文档，文档有固定的格式要求，以及保密性要求。这些要求靠项目经理手工处理，容易遗漏出错。
 
•
不方便根据文档查看项目进度
 
项目各阶段提交的关键文档，不能清晰展现，了解项目进展情况
 
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沟通不畅，工作效率低下
 
一个项目从立项阶段、设计阶段、施工阶段到验收阶段，会产生各种各样的文档，包括项目建议书、项目计划、设计图纸、开工报告、完工报告、验收报告、竣工决算报表等，以传统书面形式层层传递，反复修改、一式多份、来回传送，不但延误时间，而且大大增加管理成本。
 
•
项目资料难以查阅和重新利用
 
项目在实施过程中所产生的各种结论性文档（验收报告、总结报告、结算报告等），图纸文档（设计图纸）以及项目成员的沟通记录等，这些相关信息都是项目的知识财富。但是目前现状是：这些资料分散而凌乱，而且经常出现丢失的情况，项目资料的查找和重新利用存在很大的障碍。
 
•
项目资料的安全问题
 
机密的项目文档如何进行安全管理，防止无权限的项目用户调用查看后带走，如何保证文档资料的安全性，是项目文档管理过程中的另一问题。
 

2   易度项目文档管理解决方案
 
针对项目文档管理存在的现状，易度提供了基于项目管理的协作型文档管理解决方案。采用专业的文档管理系统作为底层，对项目管理过程中发生的所有电子资料进行全面的管理。同时，我们提供专业的项目管理软件，可以更全面的解决项目管理的问题。“易度文档”作为“易度项目”的一个主要模块，帮助解决文档管理和项目管理的双重难题。
 

2.1   项目全生命周期流程
 
项目的申报、立项、设计、施工、验收有严格的管理控制审批流程，这个流程周期长，涉及人员多。易度的项目文档管理解决方案，可以方便对项目的全生命周期进行流程跟进:
 •网上在线自动进行项目的申报，包括申报经费、关键时间节点、项目经理、项目参与人员、需要提交的文档清单等
 •处理完毕，自动通知项目立项的申报人
 •立项通过，自动创建项目的网络协作空间，自动设置项目协作空间的人员、预算、计划等信息
 •验收完毕，自动将项目网络协作空间关闭，项目组解散，同时将项目关键文件归档
 

2.2   项目协作空间
 
易度项目文档管理解决方案，在网络上为项目组成员提供了一个项目工作空间，提供了消息、计划任务、文件等多种沟通协作工具，极大的加强了项目组成员间的相互衔接。
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建立项目团队
 
项目团队人员，可以包括公司外的人员，从而让协作打破公司疆界
 
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项目消息板
 
代替邮件进行沟通，沟通结果自动归档，方便日后追查
 
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项目计划
 
项目经理预先规划的项目关键节点
 
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项目任务
 
项目执行过程中，临时需要处理的工作
 
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项目文档
 
项目各种过程文档的存放区域，包括阶段性文档和过程性文档，提供编写、版本管理、分享等全面的文档协作功能
 

2.3   项目归档文件的管理
 
项目一旦结束，项目流程完结，项目存档，项目流程中指定的阶段性文档，将自动转移到公司项目档案管理区域，由公司进行集中统一管理。
 •文档分类，方便查找
 •文档借阅审批
 •文档统计
 

3   价值
 
使用易度项目文档管理，给企业带来如下价值：
 •加强了项目执行过程的管控，减少风险产生可能
 •集中、安全的管理好项目归档文件，方便项目知识的积累和利用
 •项目执行过程的沟通协作更加顺畅，工作效率更高