信息化条件下的企业成本控制系统（图）

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　　当今,以网络为中心的信息技术革命给全球带来深刻的影响和变革，也给企业带来难得的机遇和挑战。信息网络的构建对企业内部各个部门的工作方法及业务流程产生深远的影响和变革。在信息化条件下，企业究竟如何构建成本控制子系统？本文从信息化前提出发，具体说明信息化条件下企业成本控制系统的构建思路，介绍信息化条件下的企业成本控制方法，并提出信息化条件下企业成本控制系统评价的评价标准。

　　一、信息化及企业信息化

　　所谓“信息”，一般认为是具有新内容、新知识的消息（如：书信、指令、情报等），它与数据既有联系，又有区别。数据是对情况的记录，它不但包括数值数据，而且包括非数值数据（如数据化的声音、符号、图像、表格、文字等），数据经过加工处理，变成对组织的管理、决策等具有参考价值的资料时，就是信息。信息具有准确性、及时性、完整性三个特性。

　　随着计算机的发明及更新换代，以0和1为基础的电子信息技术得到广泛的应用，信息化从而被认为是以数据环境建设为基础，以计算机为手段，以通信网络为传输媒介，以解决各类应用问题为对象，最终实现现代化的过程。

　　作为社会信息化的主角和组成部分，企业信息化是指企业在供、产、销各个环节及各个部门的经营管理活动中，应用现代信息处理技术、网络技术、自动控制技术等先进手段，对企业进行全方位，多角度，高效和安全的改造，通过信息资源的深刻开发和信息技术的有效利用来提高企业的开发、设计、生产、销售、售后服务等环节以及企业的经营管理、决策等方面的工作效率和水平，进而提高企业经济效益和竞争力的过程。企业信息化一般通过构建企业内部局域网，接入Internet，各部门应用一系列功能软件构建数据库，并及时、准确、完整的发布部门信息;在权限允许范围内各部门还可以浏览使用部门外的信息，实现企业内部沟通与反馈。

　　信息化使企业在两方面受到根本改造。一方面，信息化建立了企业和市场之间的桥梁，企业可快速、准确的了解市场动向和顾客需求，从而使工业化的大规模生产和推销被灵活的信息服务所取代；另一方面，信息技术由过去的大型主机统一为信息生成、处理、发布及传真为主要角色，使众多的PC机组成的网络能高效的运转。

　　由于本文所要阐述的是成本控制这一企业内部管理方面，故以下阐述着重于上述两方面的后者，即：企业利用现代信息技术和通信技术，构建内部网络，把内部各部门和企业供、产、销各个环节连接起来；各部门和环节及时搜集、整理、加工、生成、储存部门信息，并准确、及时的在网上发布和提示，实现企业内部各部门及企业生产经营各环节所需信息的畅通无阻，从而从根本上消除由于信息传递滞后所造成的企业反应迟钝，不能因时因势的改变生产经营管理等方面的模式和难以灵活的应对市场风云变幻等方面状况。

　　二、信息化条件下的企业成本控制系统

　　传统的认为,企业的利润主要取决于销售的数量与价格,而对成本的节约则往往不太重视。随着买方市场的形成，这种销售导向型的经营方略开始寻求成本节约的支持，即以低成本推动销售，为销售提供坚强的后盾。

　　一提到成本控制，实现成本节约，人们就会想到降低采购成本，实现面向制造和销售的设计，新工艺在生产中的应用，精简机构，裁汰冗员，缩减管理费用等种种措施而很少从战略的系统的系角度考虑问题，运用现代信息技术实现系统成本集成分析，从量、价、时、空全方面的考虑成本构成，从时间、空间缩减的角度降低成本。

　　信息化条件下，企业运营的成熟模式经现代信息技术改造变得程序化，模块化，这就实现了企业所需信息的格式化、标准化和信息内容传递的快捷化，企业的成本控制系统在信息化平台上从而也实现了成本构成的明晰化（在信息化平台上，企业诸如材料成本，采购成本、劳动力成本、各种税费都有固定的核算模式和核算方法，另外还有固定的格式）和成本核算、控制的及时化。企业成本核算部门可根据趋于实时化的核算结果分析成本波动原因，并准确、及时、有效的传递给决策部门，以供决策部门制定相应的决策，有效的消减企业成本。此外，信息技术的应用摒弃了传统成本核算中一些繁杂的手工劳动，提高了诸如成本控制中心等部门的工作效率，也突破了空间限制，消除由于空间隔阂造成的沟通阻碍造成的无形成本，这就为企业迅速决策、制定切实可行的实施方案,真正实现从源头控制成本，从整体上降低企业运营成本。

　　作为企业信息系统的一个子系统，成本控制系统一方面继承了企业信息系统全部信息技术、硬件设施，另一方面却须配备一批即懂信息技术又懂管理科学，具有战略远见能从全局角度考虑问题的复合型人才来充当成本控制人员。这些人员汇总成本核算部门核算结果，从企业战略成本节约的角度考虑企业运营各节点成本的合理性，比较各种方案，选出最优方案。

　　企业的成本控制人员统一隶属于企业成本控制部门（可称为“成本控制中心”），其工作结果仅对成本控制中心负责。企业成本控制中心作为企业的一个职能部门，其工作结果只对决策部门负责，其活动仅听取其它部门的建议而不应受其干扰，其组织人员工作过程和场所则贯穿于企业运营的各部门、各环节。

　　系统必有其输入与输出，企业成本控制子系统也不例外，这主要体现在成本控制系统构建和运行过程之中。

　　三、信息化条件下企业成本控制系统的构建

　　一般来说，数据环境建设是企业信息化过程的开端。企业通过建立数据库，最终实现数据库共享，在权限范围内，各部门可以及时得到所需的信息。共享数据库只重结果（数据）不重过程，最终的数据是信息使用者唯一的标的物。然而，数据的准确性、及时性、完整性往往取决于数据库的构建过程。信息化条件企业成本控制系统的形成也离不开数据库构建这一开端。

　　作为企业信息系统的一个子系统，成本控制系统是从原始会计凭证及其它的原始资料出发，经过搜集、整理、加工、生成部门信息，并提供给企业中财务、会计、物流、生产管理、销售等相关部门，以供进行财务核算，资金筹集，生产安排，成本控制等方面工作参考使用，并从信息使用部门的反馈中总结改进这一系统。本文所要说明的企业成本控制子系统是指企业在已经构建信息系统的硬件设备及装载应用软件基础上，单从企业流程构造角度出发的信息系统，因而较少涉及信息技术问题。为说明如何具体的构建这已开放系统，我们从图-1可略窥一斑。

　　从图—1中可以看出，成本数据库的构建仅限于图中左边部分。我们只要罗列企业各种成本，就可勾勒出成本的轮廓。然而，资金对于企业的重要性决定了构建企业成本数据库并非简单的图表罗列，而是一项复杂的系统工程。

　　图—1中各项成本均使用灰色背景，是为说明如何具体建立成本数据库。我们且称这些有灰色背景的成本为“黑箱”。成本数据库的建立需要一个前期工作，那就是要打开这样一个个“黑箱”，使其中的每一项具体成本“得见天日”。而这是成本控制过程中最基础最困难的阶段。

　　要打开 成本“黑箱”须从成本的渊源开始。为说明如何打开成本“黑箱”，这里以 “劳动力成本”“黑箱”的开启为例。劳动力成本可细分为“工资+培训费用+其它费用”。然而，构建成本信息库过程不仅包括找出成本构成，而且还包含对成本产生方案的比较。劳动力成本的核算只要明确劳动力成本构成并对其进行具体计算，然后汇总即可达到目的。劳动力成本核算在企业信息化条件下可借助于企业信息化软件中的一些功能模块来完成，因而只要完成成本细分，接下来主要是输机入账即可。而在劳动力成本方案选用方面，最基本的有两套方案，一是企业雇佣长期工人，另一方案是雇佣临时工。企业是追求利润的实体，两套方案的选用当然以利润及效益为标准。究竟选用哪一套方案需要分析企业生产的性质及特点。

　　选用前一种方案，必须考虑到企业在生产淡季需要负担长期工的工资及由于雇佣长期工而引起的其它费用。选用后一种方案则要考虑企业引进新员工所必需的招聘费用、培训费用以及企业可能由于市场需求突然上升而招不到新员工而带来的损失。综合比较两套方案要求用数据说话，因而需要具体结果。信息化条件下，使用决策子系统中的一系列软件，输入具体数据即可产生相应结果，选出最优方案。

　　在这里“黑箱”的开启需要配备专门的人员，我们且称之为“黑箱”开启人员。黑箱”开启人员扮演的角色不仅仅是事实提供者,即他们要在详实的描述并反映各种成本及方案具体情况的基础上，还需提供详实的部门信息给信息需要者,并提供给使用者一些具有参考价值的信息使用方法。这就要求“黑箱”开启人员具有管理,情报,信息应用, 计算机应用等方面的知识,并能从供应链的角度理解其在整个企业流程中所处的位置, 具有全局和战略的眼光信息使用者是“黑箱”开启人员的用户，理所当然的成为其工作质量的评价者。但作为同一企业的不同部门或同一部门中的不同分工，信息需要者又必须承担对“黑箱”开启部门反馈其提供的信息准确度、及时性、完整性以及可用性方面的资料，供“黑箱”开启部门进行工作绩效评价和改进工作中的缺陷。

　　和劳动力成本“黑箱”开启一样，其它“黑箱”的开启也要经历分解成本和选择最优方案两个过程。具体的开启方法和劳动力成本“黑箱”开启法大体一致，这里将不再赘描述。

　　成本数据库的构建是从“黑箱”开启的结果开始。开启完“黑箱”，接下来的工作是将各个以明晰的成本信息规范化，使其有统一的名称、明确的定义、标准的格式，并对这些信息之间的关系做出明确的定义。这就是数据库的结构化，它主要是将前期阶段开启的各种成本分类，以会计科目及财务报表的形式汇总并构建数据库结构及框架，全面反映数据库的内容及轮廓。实践中，实现这一步骤通常运用模块化方法，将成本的组成部分细分成小的功能模块（每一个模块既是分类的标准，又是完成一系列工作的程序）以实现数据统计的快捷和分类的明晰化。

　　接下来的工作是数据编码。即将结构化的分类数据中涉及到的各种科目按一定标准和规则统一编码，以便分类汇总及查询，并有利于不同部门在企业信息化过程中对同一信息的理解和沟通。实践中有许多企业是按成本会计科目的拼音声母组合来实现，这既利于迅速查询，又有利于非专业人士的理解，方便不同部门间沟通。

　　逐条逐目的将各种数据录入结构化的数据库，使分类数据得以核算是成本控制的重要阶段，也是数据库构建过程中的最终环节。在这一阶段，数据录入人员将前期工作所完成的工作成果输入数据库中的相应位置，使其迅速的产生相应的结果。核算部门将核算的各种结果组成文件，然后有选择的通过内部网络发布，供部门内部或权限允许的部门使用，信息使用部门也可通过信息网络及时反馈信息方面情况，这就完成了图－1中右边的结构。

　　完成上述工作，基本上就完成了数据库的构建，但这只完成了成本控制的前提条件。

　　四、信息化条件下的成本控制方法

　　任何的系统一样，信息化条件下企业成本控制系统有其终极目标。成本是企业经营状况的反映，如果企业生产经营成本低，在其他条件相同时，其产品就具有价格竞争力，企业的经营状况自然也好。和传统的成本控制目标略有差异，企业信息化是一项长期的经营管理战略，而不是一项能立竿见影的工作；在信息化条件下，企业成本控制不应只以降低成本、促进销售、扩大产品市场占有率为目标，而且还应该着眼企业的长远发展，实现企业经营稳健性这一战略目标，这就要求企业经营成本稳健，避免由于预测等方面原因带来的成本大起大落。要实现这一目标，首先需要了解企业成本产生波动的原因。下面引入“牛鞭效应”这一现象来说明。

　　“牛鞭效应”最早是宝洁公司在调查婴儿一次性纸尿裤订单分布规律时，发现虽然婴儿对产品的消费比较稳定，零售商的销售波动也不大，但厂家从经销商那里得到订单却出现大幅波动。同一时期，厂家向原材料供应商的订货量的波动幅度就更大。这就像挥动牛鞭一样，只要手腕稍稍抖动，鞭稍就发生大幅波动。于是人们称这种现象为“牛鞭效应”。后来经众多的企业验证，这一现象也存在于其他行业的一些企业中。

　　“牛鞭效应”所造成的需求大幅波动对企业生产经营造成很大的难题，它可能导致企业生产安排不当，运输不合理，库存波动，采购量变化，使企业对市场变化反映缓慢，客户满意度下降，收益减小，而这些都反映为信息失灵、企业成本的异常波动。

　　企业在信息化主要解决的是企业由于信息传递滞后，反馈不灵敏问题，所使用的手段主要是通讯技术和网络，传递的是数据化的信息。信息是具有时间性，而且易失真，信息源的信息经过一定的传递环节和路径极可能变得面目全非。另外，信息在传递过程中难免出现人为因素造成的信息传递滞后和失真等情况，因而，企业信息化条件下要降低“牛鞭效应”产生的成本，使成本波动幅度减小，就需要从信息可能失真的环节着手，系统的解决信息失真问题。

　　五、做好成本控制系统构建前期的准备工作

　　如前所述，企业成本控制系统构建有一个前期准备工作。前期工作所处理的原始资料既是企业各部门工作的成果，又是成本控制工作的起点，因而必须保证源头信息的真实性。这一方面要构建资料使用反馈机制，使资料源头与“黑箱”开启人员能及时的沟通，以验证并保证资料来源的可靠性。另一方面要配备高素质的“黑箱”开启人员。作为“黑箱”开启人员，必须具有系统的资料方面知识和分析判断能力，能对资料的有用性和真实性做出基本判别，资料的取舍要经过集体抉择和沟通反馈，尽量减少个人臆断。这样才能尽量减少源头信息失真。

　　1. 构建良好的企业成本控制系统

　　一个良好企业成本控制系统不仅要全面的反映企业成本的全面构成，避免由于成本考虑不周全而造成的成本异常波动，而且对输入数据库的数据的真实性有较高的要求。这不只是成本控制体统内部的事，也有企业相关部门的职责。企业内部的销售、生产、物流部门要做好市场需求预测，生产资源规划，库存及运输方面预测，减少成本系统外的因素造成的成本波动。另外，企业内实现信息传递数据化和书面化，避免由于经验和口头方面原因造成企业成本信息失真。

　　2. 加快信息传递速度

　　信息传递的速度与企业成本波动关系密切。一般的，准确及时的信息可使成本控制部门及时了解企业成本最新状况，而信息传递滞后则可能使成本控制部门对变化了的情况做出错误判断，使信息供应链上出现误区，造成企业经营方略和决策的失误。

　　加快信息传递速度还要求部门配备专门的信息人员，对新生成的信息和变化了的信息做出迅速反应，及时的处理、反馈和传递，使需要者能及时的了解最新信息。此外，加强员工的信息化意识，培养员工的信息反应及反馈能力也是加快信息传递的有效途径。

　　3. 统一信息内容

　　转递者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人对同一问题有不同的理解，同一信息在传递途中，会由于形形色色的转述而变得面目全非，因而需要对传递中的信息使用相同的格式，统一传递内容，使传递中的内容在不同的信息界面上显示为同一内容，或显示所有的传递路径便于查出信息失真的过程。而这些在信息化条件下通过内部网络的邮件系统较易实现（如Notes系统的邮件转发功能）。

　　减小成本波动是信息化条件下的企业成本控制系统最终目标，但究竟什么样范围内的成本波动是合理的还需要成本控制的评价标准。

　　4. 信息化条件下的成本控制系统评价标准

　　对于系统中的波动，一般来说，波动越小，系统越稳定。但究竟多小的波动是理想的范围，这需要引入六西格玛标准。