谈网络办公系统的终极目标——效率的探讨

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　　摘要：管理是对生产总过程各个环节的运动进行决策、计划、指挥、监督、组织、核算和调节。管理的目的是为了提高效率和效益，取得最佳的劳动成果，管理效率是企业的生命，只有提高管理效率，企业才能充满生机，才能在竞争中生存。文章主要从网络办公系统目前的现状出发探讨了提高网络办公系统的作用及意义，提出了一些有利于网络办公系统的有效途径及方法，以便于提高网络办公系统的效率。

　　关键词：网络办公系统；企业效率；工作效率；企业内部管理

　　一、网络办公系统的意义

　　管理是对生产总过程各个环节的运动进行决策、计划、指挥、监督、组织、核算和调节。管理的目的是为了提高效率和效益，取得最佳的劳动成果，管理效率是企业的生命，只有提高管理效率，企业才能充满生机，才能在竞争中生存。提高管理效率的途径很多，如改善生产条件、增加职工福利等，关键是提高劳动者的士气，改善人与人之间的关系，调动劳动者的积极性，这才是增加生产、提高效率的决定性因素。

　　二、网络办公系统的现状

　　我们所能触及到的中国企业的管理现状，仅仅是截取了网络办公系统现状的一个非常小的片断。而且不同的企业层次、企业不同的发展阶段、不同行业、管理者不同的价值观，都会导致企业不同的管理状态，所以要给一个全景式的判断几乎是不可能的。当前我国企业的管理现状分为三种：一是没有管理的“管理”；二是有管理，但表现形式较为粗放；三是有管理，但不是自己企业自然发展的结晶，而是“泊来品”，基本上属“照抄照搬”型。

　　（一）没有“管理”的管理，即企业没有固定的管理模式，全靠命令和指挥行事

　　这在刚刚建立或建立不久的私营家族式企业中体现得尤为明显。在这种企业里，没有组织架构，没有明确分工，往往一个员工要身兼多种职务，人治的成分贯穿其中，企业的管理全靠亲情关系的自觉性来维持，命令或指挥充斥网络办公系统全过程，通常有一个核心的领导人物来掌管着企业的上上下下，掌控着企业的发展命脉，一旦这个精神支柱倒塌，企业便面临多种危机，由于这种管理完全靠亲情来驾驭企业，因此，具有诸多不稳定性和不确定性，发展到一定程度，会严重阻碍企业的发展。

　　（二）有管理但较粗放

　　这在刚刚渡过生存危险期的中小型企业里占据多数，这种企业处在发展的不规范期，是典型的企业转型过程的产物。这类企业比较鲜明的特点就是，有管理体系，有组织架构，有规章制度，但却没有执行。在这种企业里，制度与管理流于形式，严重存在有法不依，执法不严，违法不纠，纠而不彻底等现象。人治凌驾于“法”治之上，使企业上上下下无章可循，只能看领导的脸色和猜领导的心思行事，最终往往使企业备受蒙蔽。

　　（三）有管理，但却严重超前，管理形式与企业实际运作状况不配套、不协调

　　这在一些有一定规模与实力的中小企业里较为常见。这类企业已经发展到较高阶段，急于向规范型、管理型的大企业过渡，由于“激进”或“急于求成”，往往会通过借助外界力量或从同类大品牌企业里采取“挖”或“拿来”的形式，“照抄照搬”一些大企业的组织体系、规章制度，并往往“生吞活咽”，也不管自己能不能消化，这种盲目引进的结果是，抛弃了自己好的传统与管理模式，而生搬硬套地给自己穿上“过于肥大”的管理“外套”，使企业的实际情况与这些太过于规范和超前的管理模式相脱钩，给企业带来不适症，以致管理内容超脱于企业实际，并往往较难发挥效用，最终使企业的管理事倍功半，出力不讨好。

　　三、提供网络办公系统的作用：提高管理效率的驱动力是满足人们的需要

　　要发挥人在管理中的作用，提高管理效率，就一定要有一个驱动力，驱使人们乐意为实现管理目标努力奋斗。这个驱动力就是满足人的需要。人的需要有物质需要和心理需要，物质需要是提高管理效率的基础，物质需要是人类最基本最原始的需要，随着社会的发展和人们生活水平的提高，劳动者对物质利益的追求也越来越高。因此，物质需求的满足就成了人类劳动最根本的驱动因素。而提高管理效率，首先就要提高员工的劳动报酬，尽量满足员工的物质需要，从而提高员工的积极性，而心理需要是提高管理效率的关键。物质需要固然重要，但当物质待遇一定，劳动者的温饱解决了以后，人们追求的则是更高级的心理需要。心理需要也即精神需要，是指荣誉、地位、情感、自我成就、理想抱负等。这些，构成了激发人们动机、支配人们行动的最有普遍意义的原因。

　　四、根据现状应采取的一些提高网络办公系统的有效途径和方法

　　（一）以人为本

　　1．建立激励机制，哈佛大学威廉詹姆士研究表明在缺乏激励的环境中职员的潜能只能发挥20%～30%，而在受到充分激励时，可发挥其能力的80%。通过激励可把有才干的组织所需要的人吸引过来并长期为该组织工作可使在职的员工最充分地发挥其技术和才能，变消极为积极，从而保持工作的有效性和高效率。

　　2．科学的分配制度激励人。物质需要是人的第一需要，因此合理的分配制度对员工的积极性起着至关重要的作用。分配制度必须与劳动成果挂起钩来，体现多劳多得，体现鼓励开拓、创新。

　　3．在千部选拔、晋升上，要创造公平、公正的竞争环境，切实做到量才用人。晋升是一个重要的激励因素。任何一个人都有自我实现的价值。如果一个单位的用人机制灵活，确实按照德才兼备、公平竞争的原则，那么就会点燃员工心中的希望，他们会觉得很有奔头，会在工作中努力拼搏，你追我赶，使企业充满生机和活力。否则，就会挫伤员工的积极性，武汉的小天鹅公司，从一家作坊式的工厂跻身于中国家最大工业企业之列，其经验之一就是通过公平竞争激发并解放人的创造力，使人才辈出，近几年公司就获得很多专利项。

　　（二）运用科学的管理方法

　　一个好的领导者，在组织管理中，必须了解下属的需要，懂得和运用科学的领导方法才能最大限度地调动积极性，提高管理效率。

　　1．要关心下属。把对工作的关心与对人的关心有机地结合起来，把满足个人需要与达成组织目标挂起钩来。

　　2．要重视下属。任何人都有被尊重被关注的需要。作为领导如果能尊重下属，重视他们的工作和需要，他们会觉得自己也是单位里重要的一员也是大家庭里的一份子，会有一种归属感，会获得极大的精神满足，尽心尽力地为工作付出。

　　3．发挥员工参政议政的精神。在管理中，应把目标和实现目标途径、困难向员工交底，这样，既可让员工对单位目标有充分的了解，知道自己该做什么、怎么做，让他们心中有数，有一种使命感，朝着目标共同努力，与领导共同面对困难，迎接挑战又可让他们在操作过程中多想办法、出主意，根据工作实际，提出一些好的建议。

　　（三）提高员工工作效率的管理方法

　　企业的正常运作需要员工们共同的努力，员工工作效率的高低是很重要的指标。提高员工工作效率，除了要有明确的工作岗位和良好的激励政策之外，管理方法也很重要，下面就是几个非常实用的管理方法：

　　1．选择合适的人进行工作决策。在对工作进行决策时，应该选择有相当技术能力或业务能力的员工进行决策。一些员工由于技术或经验的欠缺，在进行决策时，会对工作造成错误的指导。如果方向错了，做再多的工作也没有意义。

　　2．充分发挥办公设备的作用。许多工作，可能是因为电话，传真机等办公设备出现故障而耽误下来。有的公司没有传真机，收发一份传真需要走很长时间的路，这样自然无法提高工作效率。

　　3．工作成果共享。将员工的工作成果共享，是一个很重要的问题。特别是对于员工较多的公司，这一点显得尤其重要。管理者可以利用部门内部的办公例会让大家介绍各自的工作情况；另外，对一些工作成果资料要妥善的分类和保管，这些都能达到工作成果共享的目的。

　　让员工了解工作的全部，有助于员工对工作的整体把握。员工可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。如果在工作中出现意外情况，员工还可以根据全局情况，做一些机动处理，从而提高工作的效率。

　　4．鼓励工作成果而不是工作过程。管理者在对员工进行鼓励时，应该鼓励其工作结果，而不是工作过程。有些员工工作很辛苦，管理者可以表扬他的这种精神，但并不能作为其他员工学习的榜样。否则，其他员工就可能会将原本简单的工作复杂化，甚至做一些表面文章，来显示自己的辛苦，获取表扬。从公司角度而言，公司更需要那些在工作中肯动脑子的员工。所以，公司应该鼓励员工用最简单的方法来达到自己的工作目标。总之，工作结果对公司才是真正有用的。

　　5．随时的了解员工工作状态。调查显示60%的工厂企业里安装防盗监控设备后，员工工作积极性会有较明显的提升。

　　6．给员工思考的时间。如果管理者不给员工一些思考的时间，也很难让他们做好自己的工作。管理者要鼓励员工在工作时多动脑子，勤于思考。

　　（四）提高企业内部管理效率的方法

　　企业要实现利润最大化关键是要提高企业内部的管理效率，提高企业的管理效率就要做好清晰产权的界定，只有产权明晰才能做到企业的权、责、利三者之间的一致，实现高效率。产权包括四种权利：

　　1．占有权，这决定了企业的所有制。

　　2．使用权，所有者可以根据意愿，在法律的限制范围之内来使用财产。

　　3．转让权，产权可以通过市场进行交易。

　　4．收益权，所有者有权获得生产所带来的收益。

　　五、总结

　　随着我国加入WTO，市场经济体制改革的深入，对网络办公系统造成了一定影响。为了适应经济发展的要求，为了提高企业的效率，网络办公系统中最重要的是人员的管理，因此除了建立一套完整的企业内部管理制度外，激励管理机制是企业实现科学、和谐、有效的重要机制。

　　参考文献：

　　[1]李宾．网络办公系统的终极目标——效率[J]．中国论文下载中心，2008，（12）．

　　[2]论文频道．效率是网络办公系统的终极目标[J]．教育城，2009，（3）．

　　[3]陈华．浅谈企业财务管理目标中的成本及控制[J]．778论文在线，2009，（3）．

　　作者简介：邓银泉（1952－），男，湖南长沙人，中国航天〇六八基地高级工程师，研究方向：工业网络办公系统。