工程企业构建知识管理框架探讨

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　　现代工程项目正朝着大型化、规模化、现代化的方向发展,项目的复杂度较以往呈指数级倍增,在建设投资力度不断增加的情况下,工程项目的质量、进度需要通过更严格的监控和管理,才能得到保证。因此全面详细计划、严格按计划实施、及时反馈更新、严密跟踪对比的现代工程项目管理模式需要得到全面的实施,单单通过人力已经无法实现,而单纯地采用计算机业务处理系统及简单的计算机网络管理模式在实践中也难以达到有效的管理要求。所以现代工程项目管理企业要实现现代工程项目管理模式,需要转向知识型管理企业,构建企业知识管理的理论和实践框架,并结合计算机技术,将知识成为管理中的利剑。知识管理也是当今企业信息化最热门的课题,通过早期的信息化,很多企业已经认识到信息对于企业发展、竞争力获取具有巨大的影响力。信息本身是一种不断变化的信号,使企业认识周围环境的变化,了解自身的变化,从而对机会和威胁、优势和劣势做出正确的判断,但是信息本身的因素也决定了信息所能给企业带来的只能是短暂的竞争优势,这也是很多企业瞬间成长,也瞬间倒下的直接原因,因为这种资源是极其有限的。但是信息化能够为企业带来相对持久的竞争优势,这就是通过信息技术实现的企业新的资源优势,这种资源来自于知识,即知识本身。在工程项目管理企业中构建一种知识管理的框架,帮助企业向着知识型企业方向发展,帮助企业在发展中把握住知识资源的竞争优势,具有现实的意义。今天的企业信息化,也必须是知识化、学习化。同时需要认识到企业知识管理不是对知识进行收集、处理、传播的简单概念,而是围绕企业知识进行业务运作和管理的概念,在这样的概念下,知识管理就不是独立于企业各职能部门之外了,通过知识管理的工具和方法,可以为职能部门提供足够的智力支持。综上,认为知识管理中最重要的是建立支持企业知识共享、创新的平台和促进该平台运作的机制。

　　1、知识共享

　　知识共享是由知识的整理、传播等具体活动来实现的,建立企业知识共享平台就是使这些活动能够正确、公平、合理地进行。工程项目管理企业中的知识可以分为概念性的知识和实践经验知识两类,这些知识首先需要通过一定的方法进行整理才能够变得容易被接受,对于概念性的知识,目前采用的编码和分类技术,通过文档的规整,利用今天快速发展的信息网络技术,变得容易被检索和查阅,信息技术还提供了网络信息共享的平台,通过信息系统的建设,企业中的每个人都可以及时获知企业中最新的知识变更,如规章制度的修订、企业重要事件的发生、工程项目管理新理论和新方法。对于实践经验知识则采用知识仓库的技术,将相关信息按照主题进行存储,通过制定具体的管理作业规则,再对作业中收集的数据进行规范化分割和抽取,构建出二维或者多维的、易于理解的模型。

　　知识传播有两种途径：1）知识的转化；2）人员间的交流。在很多学者的研究基础上,目前已经有不少知识的转化框架模型,主要共同特征是方向性、价值性强、可以被书面化,很多时候是推拉共同作用的结果。上述两类知识的传播过程也有所不同,对于较为显性的概念性知识,主要通过企业的定期发布和员工的自我学习领悟；对于较为隐性的经验性知识,主要通过人员间的交流,辅之以定期的培训,由有经验的项目经理,将工作中的知识制作成文档或者PPT,通过培训传授给其他人员,而新手也可以通过信息系统辅助的历史管理记录的模型化显示内容,了解以往的项目管理过程。知识传播的工具主要由企业信息系统中的检索、沟通工具组成。现代检索工具已经变得更加智能化,通过企业门户中的搜索引擎,任何员工都可以获取其所需要的经过过滤和精确定位的知识,提高了员工获取知识的效率和准确性。企业及时通讯工具,如MSN,QQ,E-mail等的应用,方便了企业内部员工之间的及时沟通。ChattingRoom,BBS等提供了员工围绕工作中的某些主题进行出谋划策的场所,不但记录了各种实践的工具和方法,并且可以从中激发出创新的火花。VisualMeeting通过应用多媒体工具使总指挥坐在办公室里就可以组织会议,视频信息通过宽带网络传达到每个参会者的终端,不但详细地记录了会议的过程,而且可以回顾会议中的重要信息,避免了会议纪要中对内容的理解偏差和对会议信息的错误传达。这些工具可以根据项目的实际情况进行配置,因为工程项目很大的一个特点是流动性强、地理范围大小不一、施工环境设施配置较为落后,需要注意的是,知识管理的工具是配合知识管理理论和思想而配置的,工具的缺乏不应该导致管理的松懈。

　　因此知识管理的共享平台需要建立在企业知识管理思想理论的实践上,通过信息化手段建立共享的规则,提供共享的工具,保证知识共享推动企业向知识型和管理型方向前进。

　　2、知识创新

　　知识创新平台是建立在知识共享平台基础之上的,较知识共享更为复杂,且知识创新和企业的生产技术及组织管理密切相关,企业知识管理不应该缺少知识创新这一个环节,但是知识创新也不是单纯的依靠知识管理工具来提供,更多的是依靠企业员工的创造性发挥,依靠的是有创新精神的人,因此目前知识创新平台的主要贡献在于激发企业的创造力,将创新精神融入到企业文化之中,使员工将创新作为一种对工作精益求精的追求,也是构筑企业竞争优势的核心源泉。

　　知识创新平台应具备以下几个要素：1）主动引入外界新理论和新工具；2）不断对项目管理中出现的问题进行反省；3）将有建设性的建议不断付诸于试点实施,积累经验；4）定期将创新成果发布和共享。知识创新的结果将使企业具备对市场的主动适应力,在传统意义上知识的创新需要专门的研究资源投入,而其回报具有周期长且不确定性大的特点,属于企业的战略风险投资。就目前知识创新平台的建设多居于理论状态,对于创新来自于实验室还是工作环境,也在争论之中,对于知识创新与信息化相结合的理论,更是有待进一步研究和开拓。

　　3、知识管理推进剂

　　知识管理中的第二个重要要素是对知识共享和创新平台的推动机制,该机制是保证知识管理能够产生价值的根本。这套机制主要是网络办公系统中的奖惩激励机制在知识管理平台建设中的应用。根据激励理论的原理,可以采取压力和奖励并举的措施。由于知识管理建设和企业信息化的结合,使得考核也变得透明、公平、有效而且低成本。在信息系统中,通过建设知识共享的平台,可以方便地记录每个员工参与企业知识管理建设的各种活动,在需要考核的时候进行快速地统计和显示,并根据指标标准进行各项排名,并可向外公布,甚至有些项目可以进行动态排名, 每个员工都可以在自己的首页上看到目前排名最前的人员和他们的贡献数量。而对于各种创新和实践则通过大记事、重要新闻等的形式发布简要记录,通过知识管理平台进行详细的内容介绍,考核得分则根据权重增加到个人贡献数量中。信息系统还将及时反映出工程项目管理的进度、质量、财务信息,这些信息可以转化为知识,及时、正确地记录的考核结果也可以相应的转换为个人贡献数量。通过信息系统透明化考核指标和规则,使考核结果可信,使员工感觉到公平,将有效地推动企业知识管理建设的进程。

　　4、结语

　　工程项目管理企业的发展需要向着知识型组织的方向转型,企业知识管理建设是保障转型成功的关键要素之一。由于有效的知识管理不但可以帮助企业提高管理的效率、促进企业内人才的成长,而且可以产生企业独有的对内外技术管理环境变化的敏感度和判断力,为企业带来竞争中的主动权和资源优势。因此工程项目管理企业在信息化建设的同时,从战略发展角度出发,更多地思考如何将企业知识转化成为企业竞争力,因地制宜地进行企业知识管理建设,对企业未来发展将起到积极有效的影响。

　　碧森尤信　作者出自：李 矗