招标工作人员应该注意的20个细节问题

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　　【学员问题】：招标工作人员应该注意的20个细节问题。

　　【解答】⑴采购范围和内容，一定要明确，要在招标文件中说完全。这是核实投标和统一评标的依据。如果有较多的选购内容，最好在招标文件中明确：单独报价，不计入投标总价内。

　　⑵对于招标文件的澄清要求，一定要让投标方以书面方式提出，采购机构与最终用户商量后，以书面方式回答。避免口头问答和澄清。这是避免以后纠纷的重要办法。

　　⑶如果对于投标有特殊要求，比如：允许报出“折扣”，允许报出同时中标多“包”的优惠条件，则应当在招标文件中用黑体字标明：“必须在开标一览表中注明，开标时唱出，方才有效，”等等内容。避免部分内容不公开，引起误解、争议和投诉。

　　⑷出售招标文件的登记表，应当每个投标方单独一张。还要求注明拟投标的是某某制造厂还是某某代理商。不可共用一张表格，那样容易泄露消息。

　　⑸如果开标地点变化，与出售标书的地点不一致，比如，在外租用开标会议室的情况，一定要用书面通知的办法，而且要求投标方回复收悉，最好是传真方式。对于外地投标方，考虑其可能不熟悉地理位置，应当说明白，最好附一个简图。如果有单行路等交通限制的，也应说明。

　　⑹如果在某会议室开标，最好另外告知采购机构工作人员的移动电话，或者就近的固定电话。这是为了防止投标方临时需要联系，而找不到采购机构具体联系人的情况。

　　⑺如果在某高层写字楼或宾馆的会议室开标，应当注意写明会议室的房间号码。避免投标方在投标截至时间前赶到，匆匆忙忙，找不到准确的投标地点。 ⑻如果在某高层写字楼或宾馆的会议室开标，应当注意通知大楼的服务台、保卫和或本单位的其他人员，不得擅自接收和签收投标文件。以防止个别投标方钻孔子，在投标时间截至时间已过时，借口已向采购机构投标。

　　⑼如果投标方可能采用现金作为投标保证金时，应该提醒他们最好提前半小时到场，以免因为盘点现钞耽误，影响准时开标。

　　⑽采购机构应当准备一些档案袋、荧光笔、塑料绳、粘胶带、印油、胶水等物品，当投标方的投标文件没有按照规定密封时候，采取适当措施。避免因为枝节问题，导致废标。

　　⑾开标大会的签到表，应当分设。投标方单独一张签到表。最终用户代表和其他工作人员一张表；评委（和或公证人员，纪检监督人员等）单独一张表。避免不必要的信息泄露。 采购机构的有关人员，也应签到。 ⑿对于采用计算机抽取办法产生的评标委员，不宜仅仅为了保密，而使评委匆匆忙忙，糊里糊涂参加评标。尽可能使其了解评标涉及的主要技术要求内容，有所准备。此外，尽可能提前使其熟悉采购招标涉及的法律法规。

　　⒀不宜采取对待学生参加考试的办法对待参加评标的专家。现在，专家多是“业余的”，大多专家不是为了几个“评标咨询费”来的，而是出于责任和荣誉感等等。某种意义上讲，专家是客人，是请来帮忙的。为了保密，是采取“临时上缴手机”的措施，还是“要求关闭手机”，“都放在桌面上”？是先发聘书，再签“评标承诺书”；还是只立“责任状”；是允许专家就较复杂的技术问题讨论，还是规定“一律独立评标，不得交头接耳”，做法不同，人性味道不同，效果也各异。

　　⒁如果开标大会邀请公证处参加并公证，则应当要求公证人员必需着装。而且事先特别提醒最终用户代表、评委、和投标方代表，带齐身份证，资质证等文件证明的原件，以备查。

　　⒂如果开标后，安排有澄清或者质询，则必须要求投标方等候或者留下移动电话以便联系。在此情况下，不可只询问质询意向中的一两家，而对其他投标方在等候几个小时后，告诉“不问了，回去吧”。那样不仅仅对投标人员没有“人性味”，而且容易激怒他们，引发投诉。最后，发布中标结果公示时，应当考虑告知投标方各自不中标的原因。

　　⒃应当注意保存所有开标评标的原始文件资料，包括签到表、评委的评标质询问答记录（最好有评标全程记录或者录音录像）、评委打分原始表格等等。一律要求用不退色的墨水笔书写，不可使用铅笔。

　　⒄不仅仅要求评委和所有工作人员对评标过程细节保密，而且需要提醒采购机构的其他领导和工作人员，最终采购单位的有关领导注意保密。泄密、不负责任的部分透漏相关情况或者让投标方道听途说得到小道消息，容易引发不必要的争议和投诉。

　　⒅注意保管计算机中的招投标有关信息，包括各个投标方联系电话，评委的信息以及评标报告等。如果办公室的计算机处容易有外人来来往往，需特别注意。

　　⒆添加刻录机。每个项目（或者几个项目）的采购招标结束后，将资料刻成光盘保管，便于今后参考。而且，如果招标文件含有附录图纸，则刻成光盘，比复印工程图方便，价格还便宜。

　　⒇提倡项目采购人员，每次招标结束后，写下项目小结和体会，日积月累，总会有进步。

　　以上内容均根据学员实际工作中遇到的问题整理而成，供参考，如有问题请及时沟通、指正。