工程造价咨询信息化管理及档案管理规则

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　第一章 总则

　　第一条 为了规范我省工程造价咨询服务信息化和档案管理工作，明确工作责任，维护各方合法权益，提高造价咨询业务质量，根据本省实际情况，特制定本规则。

　　第二条 工程造价咨询信息化管理包括工程造价信息数据库的建立、工程造价软件使用及咨询企业管理系统的建立，利用计算机及网络通信技术为工程造价咨询信息化管理服务。

　　第三条 工程造价咨询信息化管理应贯穿建设工程项目的全过程，包括投资估算、设计概算、施工图预算、合同价确定、工程计量与支付及竣工结（决）算，对所收集的工程造价信息资料应及时处理，并应用于工程造价的确定、审核及成本分析等环节。

　　第四条 工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。

　　第五条 造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。

　　第二章 归档原则及内容

　　第六条 造价咨询档案立卷必须遵循以下原则：

　　1．遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；

　　2．正确分析和鉴别文件材料的保存价值，确定保管期限，工程造价咨询档案一般定为短期。咨询合同约定有特殊要求的可定为长期或永久；

　　3．按委托项目分别立卷；

　　4．卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；

　　5．卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。

　　第七条 造价咨询档案归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。

　　1．咨询成果报告

　　（1）咨询报告书正本原件（含附件）；

　　（2）签发人签发的报告书底稿；

　　（3）技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）。

　　2．咨询依据文件：

　　（1）委托方提供资料清单（清单应注明委托单位名称及项目名称）（附样1）；

　　（2）项目建议书或批件（投资估算编审）；

　　（3）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；

　　（4）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）；

　　（5）工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；

　　（6）送审工程概、预、决算书；

　　（7）施工单位送审的工程结算书（结算审核）；

　　（8）设计变更单、施工签证（结算编审）；

　　（9）工程竣工验收凭证（结算编审）；

　　（10）甲供材料、设备明细单（结算、决算编制）；

　　（11）会议纪要、文函；

　　（12）安全文明施工措施费测定表（结算审核）；

　　（13）其他材料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。

　　3．其他文件

　　（1）工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；

　　（2）工程造价咨询项目工作交办单（附样5）；

　　（3）工程造价咨询项目实施方案（附样6）；

　　（4）工程造价咨询质量控制流程单（附样7）；

　　（5）工程造价咨询项目回访与总结（附样8）；

　　（6）备考表；

　　立卷情况说明：卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。

　　（7）封底。

　　工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围。如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。

　　第三章 立卷编目及装订要求

　　第八条 造价咨询档案案卷必须按以下要求编目

　　1．案卷页号编写：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

　　2．案卷封面的编制（附样2）。

　　（1）立卷咨询企业全称；

　　（2）咨询业务类别：分为建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、招标控制价、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核；工程造价鉴定；项目实施阶段造价跟踪控制等；

　　（3）案卷标题：指咨询项目的全称；

　　（4）时间：指卷内文件材料所属的起止年月；

　　（5）保管期限：分为短期（10年）、长期（20年）、永久三类。

　　（6）件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数：“页数”指卷内文件材料的总页数；

　　（7）归档号：可按咨询企业制定的规则编排，也可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号；

　　（8）全宗号、目录号、案卷号：指应移交当地政府档案馆保存的档案，由档案馆编排。

　　3．卷内文件目录编写（附样3）。

　　（1）序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号；

　　（2）文号：文件制发单位的发文字号；

　　（3）作者：文件制发单位或个人；

　　（4）内容：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；

　　（5）日期：文件形成的年、月、日；

　　（6）页号：卷内文件所在之页的页码；

　　（7）备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

　　4．卷内备考表编写（附样4）。

　　（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写；

　　（2）立卷人：由立卷者签名；

　　（3）检查人：由案卷质量审查者签名；

　　（4）立卷时间：指完成立卷的时间。

　　第九条 造价咨询档案案卷须按以下要求装订

　　1．案卷装订排列：案卷封面－卷内文件目录－文件材料－备考表－封底。

　　2．卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。

　　3．单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。

　　第四章 信息化管理要求

　　第十条 工程造价咨询企业应利用现代化的信息管理手段，自行建立或充分利用市场已有的有关工程造价信息和工程项目各阶段积累的工程价格信息，建立并完善工程造价信息数据库，主要包括政策法规、工程计价依据、市场价格、工程造价指标数据库等。造价咨询成果文件除以纸面形式存档，还需以电子文档形式存入专用电脑或光盘；有条件的单位，可以按照上述要求将有关资料扫描后同步建立电子档案。

　　第十一条 工程造价咨询企业应通过现场和非现场两种渠道，建立可靠的信息来源途径，随时掌握工程计价在不同阶段和不同时期的人工、材料、机械、设备等价格信息的变化，利用编码体系，做好信息获取、分析整理、信息利用、信息更新及信息淘汰。

　　第十二条 工程造价咨询企业应遵循统一化、标准化、网络化的原则，应在工程项目各阶段有效应用工程造价软件，主要包括基础数据软件、工程造价编审软件、招投标管理软件、全过程造价控制软件等。

　　第十三条 工程造价咨询企业应逐步建立项目管理系统和企业管理系统，项目管理系统涉及咨询合同管理、咨询的核心业务管理等。企业管理系统在项目管理系统基础上，考虑办公自动化、人力资源及财务管理内容等。

　　第五章 附则

　　第十四条 本规则由浙江省建设工程造价管理总站负责解释。

　　第十五条 本规则自2010年3月1日起执行。