项目管理：企业OA项目实施六大注意事项

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办公自动化(OA)软件，作为一种信息化的工具，通过统一办公规范，加快信息流动，可以有效地提高员工工作效率，降低企业运营成本。由于它适时地顺应了信息技术发展的潮流，目前已逐渐成为企业日常运转的必备工具。 
　　有鉴于此，济南柴油机股份有限公司配合企业整体搬迁规划，根据公司信息化建设总体方案的要求，从2004年12月起，开始了济柴OA项目的实施工作。经过近一年时间的辛勤工作，于2005年11月底基本完成项目建设工作，2005年12月1日开始在公司范围内进行为期一个月的试运行，于2006年1月1日在公司正式上线运行。
　　从调研到上线，其间经过多次沟通、测试、调整，上线运行以后又根据各部门用户的意见添加了多个模块，部分流程也进行了相应调整。在此，根据这两年全程参与该项目实施的工作经验，就实施中各个阶段的一些注意事项谈一下个人的看法。
　　一、 调研
　　在调研阶段，比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天，企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解，并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对OA系统功能的一种最基本的需求，仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求，也就达到了前期功能调研的目的，并且对之后的产品选型及试用也大有裨益。
　　在产品调研方面要"广泛撒网，重点捞鱼"。首先，要尽可能了解目前市面上的所有产品，其产品资料也是越多越好，最好有演示盘，甚至试用版。这样，收集的产品资料才能更直观，也更方便我们了解其功能。其次，应带有一定标准去了解各产品，这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来，不一定要形成书面材料，但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色，数量不菲，只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品，以备详细了解和比较，为下面的选型工作打好基础。
　　二、 选型
　　有了前面的工作，这一步只需在上面选定的几个重点产品中选择就可以了，但并不比之前的工作轻松，因为这些产品在主要功能实现上差别很小，就好比到了企业招聘的最后一关面试，取舍更难。以本人尚不算丰富的经验认为，应从以下几方面多加考虑：
　　第一，从软件结构方面考虑，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护时将容易实现。虽然现在的OA系统都是通用软件，可以随时根据用户的需要对软件模块进行增删修改，但选择不同的系统，对软件进行修改的幅度肯定是不同的，从而增加的软件成本也就高低不一了。从这一点上说，要选择产品系统组成与企业需要比较起来最接近的。
　　第二，从售后服务方面考虑，应选择能及时提供服务支持的开发代理商。要从根本上解决服务的保证问题，应尽可能使服务本地化，这样有利于得到及时服务，而且服务费相对来说也较低，否则越来越高的服务费将成为单位的一个沉重负担。OA系统在企业的覆盖面比较广，其涵盖的业务可多可少，没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且OA系统一旦上线，就会成为企业各部门的日常必需工具，因此，在随后的时间里，只会越来越凸显出售后服务的重要性。
　　第三，从价格方面考虑，多了解，多比较，尽量选出最高的性价比。