张弛有度——项目冲刺管理

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曾经和一位长期驻外实施项目的项目经理聊天，他说：我们的公司在上海，去年承揽了深圳一个大项目，我任项目经理，项目组有9个成员都跟我一样是上海派驻深圳实施项目的，大概每个月可以回一趟上海。现在我们的项目进度严重滞后，原计划10个月验收,现在已经做了12个月,预计至少还要投入1～2个月。 由于项目组成员长期出差在外，团队士气下降得很厉害，他们的激情和凝聚力都在下降，冲突也多起来，一些成员开始不再关注项目结果，目标意识差，责任心也越来越差，缺乏求胜的欲望。更可怕的是，连我在内大家都感觉到项目的尽头还是那么的模糊，而团队又如此缺乏斗志，我该怎么办呢？
　　这位项目经理所讲的案例非常典型，我们姑且不分析项目如何延期的原因，项目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情况看，如果不改变这种工作效率低下的团队状态，可以判断，该项目延期会越来严重，甚至可能把项目拖垮。
　　事实上，团队士气和项目工作进展的非常微妙。我们经常遇到的情形项目还有很远历程的时候，团队士气却异常低下，因为当多数团队成员认为项目已经接近尾声的时候，其实真正的工作量也许刚刚过半，做项目就像长跑运动员赛跑，一定要把握好节奏，绝对不能赛程还没过半的时候就把体力消耗光了。张弛有度的项目节奏在项目实施过程非常必须，而这一点好像又是中国人的专长，因为我们非常善于搞运动，搞突击，老百姓都习惯于搞运动，所以我们经常会遇到大扫除运动、植树运动、交通安全月运动等各式各样的运动，我们经常会看到“大干一百天，保证XX工程如期竣工”、“安全运营XX天”等运动的标语。要解决开头案例中项目经理的难题，最好的办法是掀起一波项目冲刺运动。某种意义上讲，为了更好的把握项目节奏，项目经理适时推动一些工作冲刺运动对团队工作效率提升、项目时间和成本的管控非常必须。下面介绍几个项目冲刺运动的关键成功要素。
　　1、清晰目标
　　最首要的一点就是树立项目阶段冲刺的目标，研究发现，影响团队氛围的最主要的因素就是团队的目标是否清晰。在漫长的项目实施过程中，尤其在中后期，团队成员最大的迷惑是目标缺失，项目启动时的大目标可能被淡忘，或者因为种种外界条件的变化而被扭曲，团队成员在一种看似有远大目标，其实近期目标缺失的状态下工作，因而看不到实际的终点，继而士气下降。树立清晰的阶段冲刺目标有助于把所有团队成员的注意力聚焦起来，让团队振作起来，在短期内一鼓作气完成一个非常清晰、具体的目标。清晰的目标具备以下几个特点：
　　1）团队成员非常清楚地认识到现实和目标之间的差距
　　2）团队成员对短期目标的达成形成共识
　　3）有能力达成短期目标，并信心十足
　　4）所需要的资源能够得到保障，前进路上的障碍能够清楚
　　冲刺目标要具体并且能够分解能到所有成员头上，使得每一位团队成员非常清楚自己在实现这一目标过程中的责任和所要付出的努力。
　　2、周详计划
　　目标清晰还不算，更重要的是要制定一个详细地、切实可行地达成目标的计划，光有目标没有配套的行动计划，冲刺运动非常容易流于形式。一个周详的计划应该清晰定义冲刺运动中的所有关键活动，针对每一个关键活动，又要明确其责任人、起始时间、结果输出、检查标准等等。周详的计划要能够支撑目标的实现，目标的实现要分解为若干个能按时完成的小活动。
　　实践中比较有效的方式是项目经理确定总体目标和总体计划，把具体的工作分解到小的团队或个人头上，再由每个小团队或个人制定自己所承担工作部分的详细计划，并报项目经理审批。
　　3、营造氛围
　　我们经常说吹响冲刺的号角，这个吹响号角就是营造冲刺氛围的一部分，营造积极紧张的冲刺氛围是项目经理的职责之一。从组织行为的角度看，团队成员的业绩表现和他所在团队的氛围关系很大，俗话讲，三勤加一懒，想懒不得懒，三懒加一勤，想勤不得勤。就充分说明了团队氛围对个体行为的影响，营造一个积极开拓、相互负责、民主创新的团队文化恐怕是项目经理成功的最高境界之处了。团队成员置身于这样一个文化氛围中，他们的能力也许会有一些欠缺，但是昂扬的斗志、高亢的激情足以扫平前进路上的所有障碍，能够弥补能力的欠缺，他们会近乎疯狂的投入项目中，自觉自愿地投入巨大的精力到项目中去，奇怪的，他们并不感觉到疲惫，而且非常满意，达到乐此不疲的境界，工作简直就是一种享受。有过在这种团队中经历的人往往多年都难以忘怀，尤其是当他们再到一个氛围不是很好的团队中的时候，动辄就会想起以往美好的团队合作经历。
　　所以，对项目经理而言，当团队中有个别人状态不好时，需要个别沟通和辅导，但当团队中一撮人状态不好时，就要考虑团队氛围和文化的问题，通过群体文化的塑造来改变团队的表现。
　　4、激励配套
　　既然搞阶段性的冲刺运动，自然也要配套阶段性的激励，或者叫特别激励。激励某种程度上可以称为团队动力的发动机，当团队成员对自己的阶段目标清晰了，计划周到了，前进路上的障碍排除了，他还要算一个账：我值不值得要这么做？不要把团队成员都假想成雷锋和焦裕禄，物质文明和精神文明同等重要，两手抓两手都要硬。什么是比较好的特殊激励？
　　首先，激励要简单明了，易于理解，绝对不能让团队成员半天也算不明白；
　　其次，激励要够力度，冲刺的力度相对要大一些，能充分调动大家的欲望，但又不能过大，因为激励是完成目标的手段而不是目标本身，过大则会误导一些成员；
　　第三，项目激励最好是面向一个一个工作任务的而面向对个人的，这一点和项目管理是目标管理相切和；
　　第四，激励要有较强的针对性，甚至个性化设置，所激励的正是团队成员最需要的，效果会更好；
　　第五，不仅要有正激励，如有人达不到既定目标，也要采取必要的负激励手段，好的激励既要要正面的吸引力，也要有反面的震慑力。
　　5、执行跟踪
　　除了以上几点措施外，还有一点非常重要，就是在执行过程不断跟踪检查。跟踪检查也是多方面、全方位的。首先，最重要的是目标分解后的各个小的作业的完成情况和里程碑检查，比照冲刺总体目标和计划，检查各块工作进展与计划的偏差，及时采取措施，制定下一时段的滚动计划，明确工作现状和最后目标的距离，告诉大家还有多远就能达到冲刺目标；其次，过程的通报和战地日报很重要，宣传好的典型，督促进展不好的工作组；第三，不断强化冲刺的氛围，不断提醒和暗示所有团队成员，项目正处于攻坚冲刺阶段。
　　以上五点措施，是阶段攻坚冲刺所必需的，实践中效果非常明显。当团队完成了冲刺目标，整个项目也可能推进到一个重要里程碑上，项目经理可以组织一个场面宏大的庆功会之类的庆祝活动，兑现冲刺的特别激励，团队可以进入简短的调整期，节奏稍微舒缓一下，这就是所谓的文武之道，一张一弛。

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