信息化企业实施项目管理模式研究

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摘　要：  企业信息化已经成为管理科学研究的一个热点, 传统的项目管理模式已经不能更好的适应当前信息化企业的发展。本文结合当前企业信息化的特点, 将管理的多项职能, 如信息资源管理、知识管理、战略管理等从项目管理的角度进行研究, 在现有的国际标准项目管理理论和模式的基础上提出了适于信息化企业的项目管理新模式。 
　　关键词：　企业信息化　项目管理　职能管理　信息技术 
　　当前, 人们日益重视信息化对企业经营管理的重要作用, 企业信息化已经成为企业的必然选择。众多企业纷纷通过各种不同的途径和方法来提高企业的外部环境和内部管理水平。然而, 单纯的技术项目使企业更面临着内部管理变革、人员观念的转变和技能的提高、基础数据的准备等诸多方面的问题。传统的国际标准项目管理模式不适应当前信息化的要求, 因此, 我们需要探求更加完善的项目管理理论和方法, 以适应不断发展的信息技术的要求, 适应不断提高了的客户需求。 
　　1　传统的国际标准项目管理模式 
　　1.1　国际标准项目管理模式 
　　国际标准项目管理模式包括项目管理内涵和项目管理过程, 涵盖了 9 个方面的知识范畴, 包括项目综合管理、项目范畴管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目交流管理、项目风险管理和项目采购管理。 
　　1.2　企业信息化的定义 
　　企业信息化可以从数据、流程、决策信息化三个层面来理解企业信息化的概念。 
　　(1)从数据层面来理解企业信息化, 就是把库存信息、销售凭证、采购凭证都以一定的数据格式录入到计算机里, 以数字的形式保存起来, 可以随时查询。除了这些内部的数据信息化以外还可以通过电话、传真、报纸、电视等方式进行的信息获取、沟通交流, 尤其是现在网络的实现, 通过网络传输数字化的信息、文件、邮件等更是促进了企业信息化的发展。 
　　(2)从流程层面来理解企业信息化, 就是把企业已经规范的一些流程用软件程序的方式固化下来, 使流程所涉及岗位员工的工作更加规范高效, 减少人为控制和“拍脑袋”的管理行为, 同时也能提升客户满意度。 
　　(3)从决策层面来理解企业信息化, 就是通过那些信息化的原始数据进行科学加工、处理, 运用一定的计算模型, 从而起到对管理和决策的支持作用。
　　1.3　现有项目管理模式的缺陷 
　　(1)现有项目管理模式没有充分体现信息化条件下一些高新技术项目的智力密集特性。众多高新技术项目是智力密集型的, 项目成果是知识产品, 而传统的项目管理主要是针对时间、成本、质量的管理, 已经不能很好的解决项目管理中的新情况。 
(2)现有项目管理模式没有充分体现信息技术对项目管理的影响。信息技术在项目管理中的应用将会产生管理能力的飞跃, 但也会出现新的问题。信息化企业的一些项目的失败比率非常高, 而其中最重要的原因就是管理方面的问题。所以研究一种新的适用于信息化企业项目管理模式就显得非常必要了。 
　　2　信息化企业实施项目管理模式特点 
　　信息化企业实施项目管理模式的特点可以归纳为三个方面: 项目管理理念的变革、项目管理知识领域的拓展、项目管理技能的飞跃。 
　　2.1　项目管理理念的变革 
　　传统的项目管理理论着眼于运用网络技术等系统工程学理论来对项目的时间、成本等进行有效的组织和管理, 从而达到缩短工期、减少成本的功效。本文着眼于信息技术项目(某些方面也适用于其他类型的项目) , 提出了最新的项目管理理念的变革,即项目组织成为以信息为基础的知识型组织; 扁平化、民主化的项目新组织; 项目组织向学习型组织转化。 
　　(1)以信息为基础的知识型组织。 
　　今天的项目管理应该是建立在知识型组织上面。以信息为基础的知识型组织呈现如下特点:
　　 ①高度重视信息交流。在信息技术高度发达的项目中往往都存在巨大的风险, 如高新技术项目, 任何交流上的障碍都会导致灾难性的后果。而有效的沟通有助于人们更好的理解自己的工作, 能促进项目组更好的合作。 
　　②计算机网络环境下的项目管理。基于网络化的现代项目管理具有较强的优势, 项目资源可以更加方便地从一个项目释放出来并注入另外一个项目; 由于可以更加方便的获取信息, 项目经理的管理驾驭能力更强; 项目组成员也拥有更多的信息以至于可以参与更新项目计划并且可以细化自己的任务领域; 未来的项目管理软件能提供一个虚拟的网络管理平台。 
　　③知识管理的重要性。在信息高度发达的今天, 对于企业来说, 知识就是它所拥有的各种经营权、专利、商标、商誉、非专利技术、商业秘密、研究开发能力、营销能力、项目成员所掌握的知识技能、经理人员的管理能力等等。这些资源不象传统的资源那样有形并可计价, 因此, 在管理上, 也必须具有新的理念。知识管理, 简单地说就是对一个项目组织所拥有的和所能接触到的知识资源, 如何进行识别、获取、评价, 从而充分有效地发挥作用的管理过程。它要求管理模式由层次式的监督与控制转变为引导与激励的扁平式管理。要求组织建立起良好的关系, 鼓励项目成员进行知识的共享和传递, 运用集体的智慧提高组织创新能力和应变能力, 并对市场需求的变化作出快速反应,并运用知识资源预测市场的变化和发展方向。 
　　(2)扁平化、民主化的项目组织。 
　　项目组织和企业组织结构的变革是同生产力的发展同步的。传统的“金字塔式组织”是以功能为导向划分部门, 在泰勒的“科学管理”时代确实能够提高组织效率, 但其层级太多, 决策过程冗长、内部沟通困难等特点, 已经暴露出其不适应组织越来越开放、灵活的趋势。而信息技术高度发达的今天,企业中众多项目正是在朝着开放、灵活的方向发展。 
　　①扁平化的演变趋势。随着信息革命, 决策的权力因为个人电脑及网络处理能力的增强而分散, 企业逐步将权力下放, 造成规模的缩小、重组, 并形成新的网络组织。我们可以预见未来企业的规模将更具弹性化, 忽大忽小, 收放自如, 进入所谓的网络经济时代, 而网络经济时代的企业内部构造的主体显然应该是项目组。在信息技术带动下, 企业的发展正呈现出新的态势, 那就是网络化、分散化, 向“灵捷制造”方向发展。传统的项目管理一个重要的指导思想就是“效率”, 也就是时间、成本和质量,而今天“效率”不再是最主要的衡量标准。现在企业中项目组织, 企业形态革命必将因为知识这种形态的生长原则而重组, 指向智慧生产的最大化方向。组织扁平化的目的, 就是为了适应这种智慧生产的需要。 
　　②摄政制取代领导制。扁平化的结果可能会导致摄政制的出现, 摄政制是通过心甘情愿为周围的人服务, 而不是通过控制来实现对组织的负责。摄政制的一大特点是责任和控制的分割。在现在企业的众多项目中, 控制权应该交给更接近于工作的人,这样, 才能切实承担起责任来, 而且会使工作更出色。 
  　(3)项目组织向学习型组织转化。 
　　①培养组织成员间的对话机会与能力, 创造信息分享环境。富有学习型文化的组织, 其成员并不吝于公开其经验, 而领导者也会自觉积极地创造对话。这些对话存在于成员之间, 具有连接信息、激发创意、以及合作的功能。当然, 企业也必须创造适合的环境。在高度信息化的企业众多项目中, 项目成员之间的对话是非常重要的, 微软公司总是费尽心机创造组织成员之间的对话, 促使员工之间相互学习、相互竞争。学习型组织还是一个开放的系统, 员工可以从任何地方获得他想要的咨讯。企业内部网的建成, 可以使之成为现实。 
　　②鼓励项目成员进行创新和实验。在高度信息化的企业众多项目中, 创新的作用无疑是非常重大的。然而, 在传统的项目管理理念指导下, 项目经理往往是扼杀实验的元凶, 因为他们负有控制成本及预算的责任。而他们所掌握的资源也不多, 所以项目经理通常不知道如何在实验和控制之间取得平衡。这是目前项目管理界的一个很大的问题所在。 
　　2.2项目管理知识领域的拓展 
　　相对于传统项目管理而言, 信息化企业项目管理的知识领域应该增加创新管理、知识管理等内容。在信息技术高度发达的今天, 创新管理和知识管理是企业管理的重要领域, 因为现在企业中众多项目往往是智力密集型项目, 涉及到知识产品的生产。 
　　(1)项目创新管理。 
　　管理创新机制是促进企业持续不断创新的机制。如何通过创新机制的建立, 促进企业创新能力的提高, 使其具有持久的竞争优势, 在这方面有许多工作要做, 如建立组织的自我变革机制、人才激励与评价机制、培育创新文化等。 
　　(2)项目知识管理。 
　　信息技术发达的企业项目中知识管理主要内容有:  
　　①设立项目“知识主管”管理知识资产。项目知识主管的主要职能是建立一个能够促进学习知识、积累知识、共享知识和创新知识的环境; 能够使管理项目知识库运行正常, 更新及时, 内容合适; 加强知识集成, 创造新的知识, 协调、促进知识共享过程。 
　　②加强项目无形资产管理。及时更新、评估无形资产, 选择放弃、保护或出售无形资产, 充分发挥专利、商标、技术诀窍、营销管理经验、客户关系、项目组织体系等无形资产的作用。 
　　③建设项目培训体系, 提升人力资源素质。知识经济时代的竞争是知识的竞争, 归根到底还是人才的竞争。吸引并培养高技术项目的技术、管理人才, 建立一个稳定的人才队伍, 是增强项目竞争力的一大先行资本。
　　2.3项目管理技能的提升 
　　项目管理技能的提升是信息化企业项目管理的一大特色。信息化企业中很多项目的前沿性, 使得它总是能在管理技能提升方面走在传统项目的前面。 
　　(1)计算机网络技术在项目管理中给项目组织带来的影响。①信息和硬件资源趋于共享; ②网络技术的目标是帮助项目小组或者商务进程提高工作效率, 而不是仅仅针对个人; ③项目组织趋向于选择网络化的计算机系统, 因为这将大大降低成本。网络能把项目或者商务进程中的所有人员方便的连接在一起工作, 并且可以更加有效的管理、跟踪、评价工作进程。由于网络技术强大的管理协调能力, 项目组织可以承担更大的项目, 包括那些更多的地点、人员或者装备的项目。 
　　(2)信息化企业实施项目管理对人和组织的新要求。 
　　可胜任项目管理的能力是指项目管理人员运用各种知识和技巧, 利用有效方式取得预定效果的综合能力, 它包括以下两方面。 
　　知识——在项目管理领域, 合格的项目管理人员应该了解并掌握如下12 个知识领域: 计划管理、范围管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、风险管理、质量管理、采购管理、沟通管理、创新管理、知识管理、风险投资管理。 
技能——合格的项目管理人员应该掌握不同领域的技能, 包括与项目有关的专业技能, 社交技能和商业技能以及计算机应用能力。 
　　信息化企业实施项目管理, 其项目经理必须更加灵活和全面地面对世界。员工、客户和供应商都应具备专业知识而不囿于自我的领导者。这需要另一类型的人才——百夫长, 百夫长必须把零碎的业务当作一个整体来处理, 并明白在推行项目计划前,必须把各种因素加以考虑并解决。百夫长必须小心选择项目成员, 并加以鼓励和栽培。成功的项目管理人员必须建立和应用恰当的观察力, 才能使下属发挥最高的工作能力。 
　　3　结　语 
　　传统的项目管理模式已经不能更好地适应当前企业信息化发展的需要, 所以在实施项目管理时, 其管理模式应该在原有项目管理模式上有所改进。本文创造性地提出了信息化企业实施项目化管理模式, 希望能为当前信息化企业实施项目管理提供一个可行的参考, 同时将项目管理的研究推上一个全新的高度。