项目中的沟通——理论与实践（下）

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　　这一部分，我们将深入了解当前比较常用的项目沟通方式以及一些易于实施的成功实践。

　　1.会议

　　会议是迄今为止项目中最为常见的沟通方式，但人们对它却褒贬不一。

　　通常，会议的目的包括：

　　①项目启动与计划活动，这些活动旨在理解和定义项目;

　　②共享与解释有关项目状况、未解决的问题与风险的信息

　　③制定项目决策;

　　④讨论和解决与项目主题相关的问题;

　　⑤建立团队;

　　⑥解决冲突。

　　显然，在一次会议中，可能会有多个目的交织在一起。但是通常来讲，如果会议有明确、唯一的目的，而且不需要参会者在思维方式上做出重大转变，则会更加富有成效。基于这一观察结果，产生了一些技术，其中包括Edwardde Bono的“六顶思考帽”(SixThinking Hats)方法。

　　使用这种方法时，每个参会者都要“戴上相同颜色的帽子”，而每一种颜色的“帽子”代表了一种特定的思维方式：白帽子表示实事求是，红帽子表示从感觉出发，黑帽子表示危机感或风险导向，黄帽子表示积极或成功导向，绿帽子表示创新，蓝帽子表示过程控制。

　　更通俗地讲，这意味着以找到项目解决方案为目的的创造性的头脑风暴会议不应与分析性的风险分析会议合并在一起进行，因为对于参会者来说，在角色之间进行转换可能会比较困难。

　　因此，认识到这一情况后，经验丰富的项目经理通常会根据项目的特点安排不同类型的会议，

例如：①项目(或项目阶段)启动会;②计划会;③决策会(如指导委员会会议);④定期的团队会议;⑤项目评审会，如状态评审会、里程碑或阶段评审会以及最终评审会等;⑥经验教训总结会;⑦冲突解决会;⑧正式的项目收尾会议。

　　对于这些会议，其安排方式、所用技术和做法等可能会因目的及参会者的不同而有所差异。不过，遵守以下第5条基本规则可能会有所裨益：仅组织必要的会议，因为只有这样的会议才会有成果。要安排高效的会议，

　　逐一考虑下列问题可能会有所帮助(理想情况下，对每个问题的回答都应为“是”)：①所安排的会议是否有明确的目的?②相对于其他方式来说，会议是否是达到这一目的的最佳方式?③会议是否有主题和议程?

　　④如果以前召开过相同主题的会议，这次的会议是否会参考那些会议?⑤需要参会的人员名单是否明确?⑥会议议程中是否考虑了届时将参会的人员?⑦会议主持人是否明确?⑧会议的时间和地点是否明确?

　　⑨在确定会议时间和地点的时候是否考虑了参会者的到会情况?⑩是否会提供适当的技术手段?组织良好、主持人明确的会议很容易被参会者欣然接受。下面是一些简单的一般规则：

　　(1)应提前向所有参会者(应区分必须参加者和选择参加者)发出会议邀请，并注明主题、议程和预期成果。如果需要参会者事先准备材料，也应告知参会者。由于很难在会议召开之前确保所有人都能够到会，因此，项目经理常常将会议安排在一个固定时间(例如每个周二下午两点)。项目经理圈子

　　(2)伴有可视展示的会议通常更受欢迎。简单的可以是一张议程幻灯片，而详细的则可以采用多张幻灯片来阐述会议各个方面的内容。理想情况下，每张幻灯片都应对会议目的和议程做出提醒。

　　(3)应做好会议记录，以便参会者能在日后回顾一下自己的发言、意见和会议成果，以及了解自己做出的承诺。会议记录可以零散，但要详细，即便这样做是“多余”的，也仍可用来对以后的会议进行优化。由于会议的信息量可能会非常大，

　　因此最安全的做法是在会议进行过程中做好记录，以避免产生误解。实践中，可以在会议结束时将会议记录展示给大家，这样，参会者就可以审核一下自己的发言，并做一些必要的修正。

　　(4)会议记录文件应便于搜索、结构清晰。内容通常包括会议摘要(主题、议程等)及以下部分：会议期间提供的信息、制定的决策、行动计划(责任人、行动内容以及时间)、未解决的问题以及对交换文件的引用(如果有)等。

　　(5)比较好的做法是，早点到会并检查一下是否一切就绪。如果有幻灯片，在会议开始时就应该已开始放映或做好了放映准备。项目经理博客

　　(6)会议应按时开始。有时，为了等待重要客人而不得不推迟一段时间，即使如此，出于礼貌，也应征得已经到会人员的同意。在会议过程中，要做好以下工作：①确保参会者有机会相互认识和了解各自的身份;②介绍会议主题和预期成果;③提出会议议程建议并征求意见——可能有人希望增加会议内容;
④选择一个人做会议记录(或者自己做);⑤积极地对会议进行管理，要使会议按照计划的范围和时间框架(包括会间休息)进行，并要保持参会者的活跃程度。在会议结尾环节，要做好以下工作：①感谢参会者抽出时间参加会议;

　　②总结会议情况及会议成果;③告知接下来的工作。这些规则适用于某些特定类型的会议，而由高层管理人员参加的启动会可能会更加正式，或者可以分成正式与非正式两部分。

　　2.电话、电子邮件、电话会议和视频会议电话、电子邮件、电话会议和视频会议也是常用的项目沟通方式。这些方式同样存在最佳实践，不过这些内容不在本文讨论范围之内。

　　3.其他工具和技术

　　项目管理IT系统能够通过时间表记录、任务进度报告、问题记录、风险报告等功能为结构化沟通提供最佳支持，对此，本文不再进行讨论。需要强调的是，尽管项目经理通常并不能只为了一个项目而订购一套新的IT系统，但却应该对现有基础设施能实现的功能做出调查。

　　使用专用项目管理IT系统进行沟通时，也存在一些问题：①项目参与者需要学会使用该系统;②项目参与者可能更愿意使用传统的沟通手段，而不愿意使用这一系统，例如，他们可能更愿意查看邮箱，而不习惯查看系统消息;③关键的利益相关方可能还没有使用该系统。

　　对这些问题的解决可能已在项目经理的能力范围之外，因而应被置于整个管理框架内。另外，在实际中还有一些沟通工具比较常用：

　　(1)谈话是电话和电话会议的一种很好的替代方式。谈话的侵扰性更低，并且仍然具有同步性。谈话记录可以被保存起来，以用于以后的项目文档。缺点是谈话一般进行得比较缓慢，而且录音方式不能记录下表情。

　　(2)文档共享是一种可以让参与者在自己的计算机上查看会议主持人屏幕内容的沟通方式。在一些文档共享方案中，主持人还可以让参与者进行操作，对演示的文档进行更改。这是一种非常有用的方法，可与电话会议或视频会议一起使用，进行协同工作。

　　总结

　　本文介绍了沟通对于项目尤其是项目管理的重要意义。沟通管理是一个至关重要的项目管理过程，这一思想可能已被重申过多次，然而却仍然被一些项目经理所忽视——他们总是将注意力集中在范围管理、时间管理及成本管理等所谓的“核心”项目管理技术上。

　　尽管在一些简单的项目中沟通可以自然而然地完成，但在一些比较复杂的项目中，沟通却是应该经过精心计划的。幸运的是，沟通计划的制订是一项简单工作，对于大多数项目，都不需要专门的诀窍，只要具备一般的计划技能，并理解一些基本规则就可以了。

　　计划充分的沟通不仅会使项目更易于管理，并且会给所有的参与方带来回报。