如何才能按时高质量完成一个IT项目

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在IT项目实际管理中，经常会出现各种各样的问题，遭遇挫折甚至面临失败。在乱花渐欲迷人眼的IT项目管理领域内，IT项目经理们总是很容易被各种理论说服，被各种模型吸引，被各种模版包围。可是，对一个具体的IT项目来说，什么才是最重要的呢?需要做些什么才能让IT项目可控，并且朝着成功的方向走近呢? 
　　一.目标管理，知易行难 
　　在IT项目中，目标管理的影子随处可见，但要真正使员工的积极性发挥出来，并不是“影子”所能完成的。正所谓“知易行难”，目标管理并不仅仅是管理目标这么简单，它有一套完备的目标体系。它需要科学的方法，需要一种对时机、风险、分寸的把握和判断的能力。 
　　(1)什么是目标管理 
　　目标管理是管理大师彼得·德鲁克在其名著《管理实践》中最先提出的，他提出目标管理与自我控制的相互结合使用。德鲁克认为，并不是有了工作才有目标，而是相反，有了目标才能确定每个人的工作。MBO(Management By Objectives，目标管理)是为了实现项目的任务与目的，给各层级人员从上至下制定切实可行的目标，并且各层人员必须在规定时间内完成指定任务的一种管理方法。 
　　去掉繁复的理论体系的包裹，目标管理其实很朴素，手段其实很简单。它需要做好三件事--目标设定、制定计划并控制、度量目标达成度。也就是说，考|试/大项目启动前要有目标和计划，项目进行当中要有控制，项目结束之后要对目标进行度量。目标管理的关键点在一头一尾，头是分层级设定目标，尾就是考核、评价和奖惩。 
　　因此，目标管理是一种程序或过程，项目管理者通过目标对下级进行管理，当确定了项目总体目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门/团队以及各个员工的分目标，管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。所以，目标管理量化了目标，从而使目标具体化、可视化。 
　　(2)目标分解与考核量度 
　　目标管理是通过目标的设置和分解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段，通过员工的自我管理来实现目的的一种管理方法。过程不重要，结果重要。可能管理过程是松散的，但结果却是受到控制的。在目标分解过程中，权、责、利三者明确，只有每个员工完成了自己的分目标，整个项目的总目标才有完成的希望。 
　　总的来说，目标管理加大了对员工的绩效考核力度。目标管理以制定目标为起点，以目标完成情况的考核为终结。至于完成目标的具体过程、途径和方法，上级并不过多干预。所以，在目标管理制度下，监督的成分很少，而控制目标实现的能力却很强。 
　　(3)目标管理的优点 
　　一是目标管理对项目内易于度量和分解的目标会带来良好的绩效。例如，对于在技术上具有可分性、可量化的工作，由于责任、任务明确目标管理常常会起到立竿见影的效果，而对于技术不可分的任务则难以实施目标管理。二是目标管理有助于改进团队的职责分工。例如，由于项目目标的成果和责任力图划归一个职位或部门，容易发现授权不足与职责不清等缺陷。 
　　(4)目标管理的缺点 
　　在实际项目运作中，目标管理也存在许多明显的缺点。主要表现在：一是IT项目内的许多目标都难以定量化、具体化，或许多工作在技术上不可解，考|试/大或项目环境的可变因素越来越多，使项目活动的不确性越来越大，这些都使得IT项目的许多活动制订数量化目标是很困难的。二是目标商定可能增加管理成本。目标商定要上下沟通、统一思想是很费时间的，同时每个团队、个人都关注自身目标的完成，很可能会忽略了相互协作和总体目标的实现，滋长本位主义、临时观点和急功近利倾向。三是有时奖惩不一定都能和目标成果相配合，也很难保证公正性，从而削弱了目标管理的效果。 
　　二.为什么目标管理也会走进死胡同? 
　　我在接手这个IT项目后，立即按照目标管理的方法制定了项目目标，并进行目标分解，考|试/大细化责任，同时也进行的目标量度和考核。但结果是让我意想不到，项目绩效与预期相差甚远。在这个失败的残局中，可以发现目标失控，例如目标成本失控、项目进度失控或其它失控的蛛丝马迹。 
　　(1)目标制定失误，与项目联系不紧密 
　　这是我总结反思时，最大的收获。正确的目标可促进项目进展，然而一个错误的目标，将会比没有目标对项目的危害还要大。目标过高，会使完成任务过于困难，项目人员因为明知指标不能完成而采取放弃态度，使投入与产出失控。目标过低，项目人员压力不够，这样尽管完成了个人指标却可能损害总体目标。 
　　目标制定对IT项目为什么如此重要呢?有一句老话：假如不知道何去何从，那么你走哪一条路都无所谓;假如目标已定，那么你所迈出的每一步都意味着靠近或远离。制定清晰的目标有助于我们更加明智地工作，有助于我们集中精力实现最重要的目标。 
　　(2)没有进行目标深度分解 
　　传统的目标管理方式是由最高管理者设定，然后分解成子目标落实到项目的各个层面上，是一种由上级给下级规定目标的单向过程，在很大程度上下级只是被动地接受目标。由于缺乏沟通，在每个层面上管理者都会加上一些自己的理解，甚至是用偏见对目标解释。结果造成目标在自上而下的分解过程中丧失了它的清晰性与一致性，甚至目标的被动接受者经常怨声载道，嫌目标不合理，工作热情下降，如此种种直接导致执行力不足。 
　　(3)没有定期对目标评估和绩效奖罚 
　　对目标的每一项任务都确立达标期限，这不仅是提供考验在某个具体日期之前实现关键性目标成果的机会，考|试/大而且提供了评估不同任务之间相对优先顺序的机会。虽然说大部分情况下，人们很难事先知道项目会有什么变化，但没有定期对目标进行评估则是项目失败的一个重要原因。因为当项目失控时，最明显的预警信号就是关键的目标没有实现，最好的应对方法就是进行定期评估。 
　　另一方面，落实奖赏是要激励人员实现自己所规划的目标。一般来说，没有人会不受到奖赏和处罚刺激的影响，这种影响所带来的是会激励人员全力以赴的工作。总之，能够制订并遵循目标的人在工作方面更具效率，也更为成功。除此之外，他们还往往比那些得过且过的人表现得更为积极，更乐观，更热情。因此，没有奖赏将会使员工失去前进的动力。 
　　三、如何有效进行目标管理? 
　　目标管理方法可以简单概括为一句话，即依据“我现在做的，使我更接近项目目标”的原则，判断工作轻重缓急，合理安排时间，保证最重要的事最优先去做。目标管理的具体做法分五个阶段： 
　　(1)制定目标及分解目标 
　　IT项目根据项目需求确定目标，这是IT项目经理所需要解决的最为重要的问题。这也是目标管理最重要的阶段，主要是项目目标的制定、分解和职责分工。目标管理要求每一个分目标都有明确的责任主体。因此，预定总体目标之后，需要重新审查现有团队结构，进行目标分解，并明确目标责任者和协调关系。分目标要具体量化，便于考核;分清轻重缓急，以免顾此失彼;既要有挑战性，又要有实现可能。分目标制定后，要授予相应的资源配置的权力，实现责权利的统一。整个项目汇总所有资料后，绘制出目标图。 
　　(2)制定及执行计划 
　　目标管理重视结果，强调自主，自治和自觉，但并不等于可以放手不管，相反由于形成了目标体系，一环失误，就会牵动全局。目标管理是系统性工程，如果事先没有一个详尽的计划的话，很难将各项工作协调一致。因此，计划是目标实施过程中不可缺少的一部分。目标管理是一项所有成员都要参与设定自已的具体目标，然后各就各位把计划执行的过程。并且，上级主管要进行阶段性考查，根据实际情况作出一些调控，以便顺利的完成目标。 
　　(3)二八定律 
　　二八定律是意大利经济学家巴莱多发明的，他认为在任何一组东西中最重要的只占约20%，其余80%尽管是多数却是次要的。当我们在面对一大堆纷繁复杂的工作时，难免心存畏惧。有的人工作还没开始就泄气了，也有的人先做容易的，结果是永远也完成不了最重要的任务。这时，项目经理要运用二八定律，从中找出两三项最重要的，合理分配时间集中精力完成。那么，在最重要的两三项事情完成之后，考|试/大也就为项目成功奠定决定性的基础。
　　具体来说是，重要又紧急的事情，比任何事情都要优先，要必须立即去做或在近期内要做好的工作。重要但不紧急，我们工作之中大多数真正重要的事情都不是急的，可以现在或稍后再做。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人办事有没有效率。所以，我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。紧急但不重要的，这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它们列入次优先工作中去。最后，很多工作只有一点用，既不紧急也不重要，但我们却常常在做重要的事情之前先做它们，这是本末倒置。这也是最容易使工作效率低下，从而浪费时间。 
　　(4)定下期限，绝不拖延 
　　帕金森有一条定律：工作会展延到填满所有的时间。因此，无论是派给自己或别人的任务，必须要有期限。而且这个期限要比计划提前一些，要给整个项目留下应急的时间。在任务的期限内可以给自己和项目组员施加压力，以求尽快把工作完成。尊重制定的时间期限，不养成拖延的毛病。定期限也是目标管理中最有效的方法之一。 
　　(5)不可忽视目标考核 
　　对目标绩效进行考核与评估，且将基于绩效对进行奖惩是目标管理核心之一。但非常遗憾的是，对目标忽视考核是IT项目普遍存在的一个问题。要做到这一点，最有效的办法是设定项目的考核制度。达到预定的期限后，下级首先进行自我评估，提交书面报告;然后上下级一起考核目标完成情况，决定奖惩;如果目标没有完成，应分析原因总结教训。 
　　总而言之，在不断变化的环境之下，IT项目管理必须要具备新的核心能力，其中首位的就是注重以目标实现为核心的目标管理方法。 
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