项目沟通之用计划撑起项目的成功

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

本人从事通讯网络工程，做过不少项目，尤其是在海外项目中，与很多各部门的同事接触过，经常能看到一些同事日以继夜的工作，风风火火，有些纵使效率再高，但面对各种接踵而来的需求，也往往只能无奈的疲于奔命，非常辛苦，自己也曾有过类似的经历。诚然，我们工作当中需要做事雷厉风行，需要大家“鞠躬尽瘁”的奉献，但这并不是最好的工作方式和表现。 
　　每当这种时候，大家总会认为是人力、时间、设备等资源不足，而客户的需求也源源不断，突发的事情让人措手不及。如何应对这种局面呢？通过自己的实践，我认为最妥当的解决办法就是制订详细的可执行计划，并雷打不动的坚持。 
　　不管在项目中还是在职能部门的工作中，我们一直要求有工作计划，周计划、月计划等，其实也就是大家常说的短期目标和长期目标，重要性大家很清楚，如果运用得好，往往会事半功倍，在工作中占据更多的主动性，只是可能很多朋友并没有很好的用心去做。
　　以我在项目工作中的经验来理解，工作计划有三个主要作用： 
　　1． 明确目标。有的放矢，明确的目标（包括时间、工作内容、工作成果等要求）可激发工作热情和提高工作效率，也是你的工作得到他人支持、配合、认可的前提。考|试/大实际上，明确的目标是项目执行的生命力，既是起点也是终点。 
　　2． 平衡资源。矛盾总是无处不在的，项目工作中资源冲突是最大的管理问题之一，资源总是缺乏的，我们能做的无非两件事情，一是在资源相对充足的情况下利用计划将资源最大化充分利用，二是在资源不足的情况下利用计划来争取一些可争取的资源。考|试/大在整个项目团队当中，甚至在整个公司资源池中，有一些资源是可流动的，但如果你没有一个很好的理由去说明管理层，那么本来就稀缺的资源为什么要给你呢？反之，如果你有充分的理由和足够重要的需求，谁能不帮忙解决？ 
　　3． 最小化干扰。客户的需求总是源源不断的，而新的问题或工作也可能随时出现，层出不穷，可是，一旦我们制订好工作计划后，就必须最大程度的、最小偏差地去执行，并以此作为名正言顺的理由暂时将其他需求延缓，或最小化外界对我们既定工作的影响，以让大家最大可能的集中精神地做好一件事情（这点相当重要，不是每个人都有三头六臂，能三心二用）。 
　　当然，具备这三个作用的计划是有要求的，我把它定义为“详细的可执行计划”。 
　　1． 详细：如果能做到项目之外的人也能一目了然的话最好，具体问题具体分析，不同的项目和工作在计划编制的时候肯定会不一样的，个人认为至少需要精确到团队每人每天做何事。 
　　2． 可执行：这里有两个问题，一个是计划制订是否合理，二是计划是否能为你起到上述的三个功用。 
　　问题一取决于如何作计划，是考验个人或团队对所需要做的工作、及工作本身各方面的要求的熟悉程度，以及对团队能力的准确客观的评估等，属于专业问题，不展开。 
　　问题二则是一个权威性问题。你的计划首先要得到三类人的认可：客户、项目组、执行人，只有这样透明并得到大家认可的计划，才能让大家明确工作目标及各人的分工，才能充分合理的利用和分配资源，才能最小化干扰，让大家最大可能的集中精神做一件事情，也就是可以拿这样的鸡毛来当令箭。
　　至于如何制订一个好的计划，确实不是一件简单的事，个人认为一般可用5W1H的方便来做，即考虑when, where, who, what, which和how，在什么时间什么地点由谁用什么东西来做什么事情，并达到什么效果等，同时需要考虑风险和应对措施，并预留一定的裕量，或准备好应急准备等。（项目管理中有相当好的方法，在日后以专题形式为大家奉上） 
　　以下是我个人经历的一个项目阶段，跟大家分享一下（由于篇幅限制，仅作简单描述，详细案例将单独给出，请留意，同时，由于个人从事的是通讯行业，可能不少朋友不太理解相关的工作，请见谅）。 
　　2007年在某国际大项目中，我负责组织团队进行网络优化，阶段性任务是在11月内完成J市区约300个站点的Cluster优化，基本考虑如下： 
　　1） When：11月一个月examda.com
　　2） Where：J市区约300个站点的20个簇(Cluster) 
　　3） Who：团队成员有6人，三个有经验的以及三个刚入行的新人 
　　4） What：Cluster簇优化，从网络建设阶段来看，属于网络初建期，是第一次的优化工作，以解决大的、明显的问题为主 
　　5） Which：基于考虑，优化的对象定位为天馈调整和后台邻区调整两大类 
　　6） How：前台路测，分析数据得出天馈调整方案，并在次日完成，同时给出部分邻区优化建议； 
　　后台根据历史数据及在路测中给出的邻区优化建议进行调整； 
　　整个过程循环两次。 
　　综合考虑，任务具有时间紧、工作量大、人力资源匮乏、设备不足、工作优先级高（因为网络尚在建设中，但已经商用）、外部干扰大（团队同时还要兼顾网络开通、解决用户投诉、处理客户新需求等工作）等特点。为按时完成，我制订了执行计划，主要有如下特点：  
　　1） 必须增加至少一个前台队伍的人力投入（测试和分析数据），因为6人还需要安排人完成日常工作；同时需要塔工进行天馈调整； 
　　2） 将队伍分成三类，将工作时间分成白天和夜晚两班，一类夜晚进行测试（因白天塞车，工作效率低），一类白天进行数据分析和输出调整方案，并由塔工进行天馈调整；一类在后台进行邻区配置和优化； 
　　3） 将20个Cluster细分为城区和郊区，先城区后郊区 
　　4） 几个Cluster并排进行，几项工作时间上错开以形成交迭式递进开展，充分利用时间 
　　5） 让所有团队成员充分明确各自工作重点及时间要求，以及相关的标准和交付 
　　在形成这样一份计划后，利用计划的充分说服力，向项目组申请了一个外包队伍、形成了一个塔工资源池、特殊的车辆使用权和优先权等；同时将此计划与客户方交流并双方签字确认，明确这是本月的工作重点，所有的资源都将集中在这里，在此期间其他任何的需求或突发事情，都要以此来衡量重要性和优先级，从而决定是否要执行。事实上后来在此期间，客户确实向我们提出了很多需求工作，但最终我们都是以会延误Cluster优化工作为由暂时搁置或延缓执行时间，examda.com从而保证了该任务的及时完成。
　　在执行过程中，我们每天监控完成的情况，考虑是否需要调整计划及应对措施，最终的结果是，在团队真的是日夜奋斗一个月后，我们成功地一天不差的完成了这个在他人看来是“Mission Impossible”的重任，网络性能显著提高且稳定，用户投诉数量大大减少，客户对我们的成果非常认同！（只是让兄弟们辛苦了，实在是于心不忍！） 
　　实质上，计划在项目开展中的重要性是绝对的，在项目管理中有深入的阐述，同时也有如何运用和制订、执行计划的方法，希望此文能为大家抛砖引玉，从而多快好省的完成工作，同时也希望大家多学习一些项目管理的理念和方法，如在本文中的很多内容，在项目管理中有专门的术语和知识体系，希望大家能深入学习。 
　　最后以一句话收尾：项目工作必须“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”！