项目沟通：IT项目管理过程之沟通无限

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1、前论
　　在IT项目过程中有两个“最难”。最难满足的是客户需求，最难保证的是进度。其实这两个“最难”完全可以通过沟通来解决。沟通对项目的影响往往是潜移默化的，所以，在成功的项目中人们往往感受不到沟通所起的重要作用，在失败项目的痛苦反思中，却最能看出沟通不畅的危害。没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。在IT项目中，对于项目的成功，威胁最大的是沟通的失败。
　　IT项目成功的三个因素包括：用户的积极参与，明确的需求表达，管理层的大力支持。而这三要素全部依赖于良好的沟通技巧。任何一个IT项目，能完整的理解客户需求，按照预计进度时间实施完成，并达到预期设计的结果，都很困难，作为项目经理需要对客户、团队成员等众多方面的进行协调管理。项目启动时的理解客户需求、计划阶段的费用申请、实施过程中的进度控制、采购风险的预期等所有环节，既要有规定统一的制定计划，还要有一套适用的沟通方法，从而使一些重要的项目信息实时的被项目经理掌控。沟通途径和方法不对都将导致信息没有到达目的地。在实际生活中，文化背景、工作背景、技术背景可以造成对同一事件的表达、理解方式偏差很大。
　　2、客户沟通是影响项目成功的最重要因素之一
　　结合实际工作经验，在项目启动前期，最重要的工作莫过于了解用户需求制定范围。用户表达的每一个信息点都可能是项目的重点，此时的沟通管理显得尤为重要。以下是曾经亲身经历的一个失败案例：
　　公司根据市场反馈了解到，某市政府职能部门的有电子政务系统的需求。公司在经过市场调研后决定针对某市的一个政府部门启动这个软件项目。在项目的开始阶段，先在项目组内召开2次头脑风暴会议，分析并汇总出初步的设计需求。之后又通过关系，派了一名软件开发人员到该部门进行实地考察用户需求，在经过2个小时的实地考察了解后返回公司。该软件开发员总结出1页400字左右的用户需求调查报告。根据这份报告，项目经理迅速的制定出切实可行的项目设计说明书，并预计3个月完成。
　　在经过1个月的封闭式开发后，一个潜在客户提出了一个很具体但与当前项目计划相冲突的需求。项目经理带领团队迅速的调整计划，并对已经编写的代码进行更改。将开发计划变更为4个月。
　　在经过半个月后，客户提出了对一项功能进行重大更改，这个功能的变更将导致已经完成的部分代码重写。由于客户坚持更改，项目经理只能再次的调整计划，并再次对已经编写的代码进行了更改。开发计划调整为5个月。
　　之后新的变更又不断提出。
　　在经历10个月后，该项目不得不为了争取市场份额提前进入收尾。在推向市场后，问题不断报出，进入了一个试用—更改—试用的恶性循环。
　　分析：
　　这个项目失败直接原因就是没有与潜在的客户进行良好的沟通，导致范围不清晰。
　　·项目正式开始时，应制定沟通计划；
　　项目经理在初期应制定详细的沟通计划，并对沟通计划进行有效控制。避免与客户沟通的无序状态。
　　·应编制沟通管理表格；
　　 在这个项目中，应根据项目应用单位设计相关沟通表格，如用户需求调查表等，并对相关表格进行有效的管理。通过表格的填写，可以对用户需求进行有效汇总和规范。
　　·应签署正式的需求清单；
　　对用户的需求进行整理和确认后，列出详细的需求清单，并请求用户方的进行正式的签字盖章确认，可将该清单作为合同附件留存。这样可避免双方在项目范围上扯皮。
　　·缺少与客户的纵向和横向沟通。
　　项目在前期沟通的过程中，项目经理派遣一名软件开发人员去了解客户需求，是不完备的。作为一名软件开发人员，不能对项目的整体需求有完整的理解。如以会议形式组织用户代表与项目团队进行沟通会更理想。在项目涉及到多个客户部门时，仅仅一个开发人员是远远不能进行协调多部门客户的需求，这时需要项目经理或公司领导出面与用户的主管领导进行沟通，取得在项目实施过程的对用户各个涉及部门间的支持和协调。