项目采购管理之合同行政管理

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项目采购管理 

12.5 合同行政管理 

　　合同管理是确保卖方的绩效符合合同要求的过程。对使用多个产品与服务供应商的大型项目来说，合同管理的一个关键方面是管理各供应商之间的衔接。合同关系的法律性质要求项目班子清醒地意识到合同管理中所采取行动的法律后果。 
　　合同管理包括在合同关系中应用恰当的项目管理过程，并把这些过程的产出综合到项目的综合管理之中。涉及多个卖方和多种产品时，上述综合和协调将在多个层次上进行。必须应用的项目过程包括： 
　　·项目计划实施（参看第4.2节），以授权承包商在适当时机开工。 
　　·绩效报告（参看第10.3节），以监控承包商的成本、进度和技术绩效。 
　　·质量控制（参看第8.3 节），以检查与核实承包商产品是否合乎要求。 
　　·变更控制（参看第4.3节），以保证变更的批准手续完备，并已通知所有应该知道该项变更的有关人员。 
　　合同管理中还有一个财务管理部分。合同中应该明确支付条件，并将卖方的实际进展与向其支付的补偿具体联系起来。 

　　12.5.1 合同管理的投入 
　　.1 合同。合同的描述请参看第12.4.3.1节. 
　　.2 工作结果。卖方的工作结果——哪些可交付成果已经完成，哪些尚未完成，质量标准达标情况如何，哪些费用已经运用或已作出承诺等——都应作为项目计划实施的一部分加以搜集（第4.2节对项目计划实施有更详尽的描述）。 
　　.3 变更请求。变更请求可包括对合同条款或对所提供产品或服务描述的修改.如果卖方的工作不合乎要求，则终止合同的决定亦应作为变更请求处理。有争议的变更，即卖方与项目管理班子在补偿方面看法无法取得一致的变更，有各种不同的名称，包括：索赔、争议或申诉。 
　　.4 卖方发票单据。卖方有时必须开具发票单据，以要求支付已完成工作的款项。提交发票单据，包括必要的证明文件的要求，应在合同中进行规定。 

　　12.５.2　合同管理的工具与技术 
　　.1 合同变更控制系统。合同变更控制系统规定合同修改的过程。它包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序以及批准变更所需的审批层次。合同变更控制系统应当与综合变更控制系统结合起来（第4.3节对综合变更控制系统进行了描述）。 
　　.2 绩效报告。绩效报告为管理人员提供卖方在实现合同目标效率方面的信息。合同绩效报告应当与第10.3节中所描述的综合项目绩效报告结合起来。 
　　.3 支付系统。向卖方支付款项通常由实施组织的应付账目系统处理。在具有多种或复杂采购要求的大型项目上，可以建立自己的系统。在两种情况下，支付系统都必须由项目管理班子进行必要的审查和批准。 

　　12.5.3 合同管理的产出 
　　.1 往来函件。合同条款和条件往往要求保留某些买方/卖方之间往来函件的文字记载，例如因绩效不合要求而提出警告，以及合同变更、事实澄清等。 
　　.2 合同变更。变更（包括批准的与未批准的）应反馈到相关的项目规划与项目采购过程之中，并在必要时更新项目计划或其他相关的文字记载。 
　　.3 支付请求。这里假定项目使用外部支付系统。如果项目有自己的内部系统，这里的产出就只是“款项支付”。