项目管理知识:项目采购管理4

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　　12．2．1 询价计划输入(input to solicitation planning)
　　 1. 采购管理计划。采购管理计划在12.1.3.1部分讨论

　　 2. 工作明细表（在12.1.3.2讨论）

　　 .3 其他计划输出。其他计划输出（参见12.1.1.5），当它们被考虑为采购计划的一部分时，它们有可能被修改，当它们被认为是询价的一部分时，也可能再被修改。特别指出，询价计划应与项目进度十分协调。

　　12．2．2 询价计划的工具和方法(tools and techniques for solicitation planning)
　　1． 标准表格（standard forms）。标准表格可包括标准合同(standard contracts)、标准采购项目说明(standard descriptions of procurement items)、全部或部分标准投标文件(standardized versions of all or part of the needed bid documents)（见12.2.3.1）。进行大量采购的组织应使大部分单证文件标准化。

　　 2． 专家意见。专家意见在12.1.2.2部分讨论。

　　 12．2．3 询价计划的输出（outputs from solicitation planning）
　　1． 采购单证文件（procurement documents）。采购单证文件被用来引诱潜在的卖方提出建议（proposals）。术语"标书"（bid）和"报价单"(quotation)一般用在渠道选择采用价格导向(price-driven)时候（如商业采购）。至于术语"意见"（proposal）一般用在技术或方法（technical skill or approach）等非资金因素(non-financial consideration)最重要的时候（如购买专业服务）。然而这些术语经常在使用中互换，因而不要想当然的认为术语按其暗含的意思使用。不同采购单证文件的通用名称包括：投标邀请函（invitation for bid）、意见请求书（request for proposal）、报价单请求书（request for quotation）、磋商邀请函（invitation for negotiation）和合同方回函（contractor initial response）等。
　　
　　采购单证文件应使用合理的结构，这样做能促进从卖方得到明确和完整的答复。采购单证文件应包括相关的工作明细表，对卖方答复形式的规定和必要的合同条款（例如格式合同，不得泄露商业秘密条款）。

　　 采购单证文件部分或全部内容的结构要符合法令，特别是政府机构的合同。采购单证文件应要有足够的严谨以确保卖方的答复准确完整。但也要有一定够的弹性从而允许卖方提出满足需求的更好的建议。

　　 2． 评估标准（evaluation of criteria）。评估标准用以给建议评价和打分。标准可是主观的（例如，项目经理应具有项目管理专业证书）或客观的（例如项目经理应具有管理相似项目的经验）评估标准往往是采购单证文件的一部分。

　　 如果采购项目已经存在于一些可接受的渠道中，评估标准可限于采购价格（采购价格包括采购项目的成本和采购费用）。如采购项目还不存在，那么应制定其他标准以形成一个完整的评价制度。例如：
　　 对需求的理解--可由卖方建议看出。
　　 总周期成本或生命周期成本（overall or life cycle cost）--选出的卖方是否能生产出最低成本（采购成本加上经营成本）？
　　 技术水平(technical capability)--卖方是否具有，或是否有理由相信卖方得获得需要的技术和知识？
　　 管理方式(management approach)--卖方拥有，或有理由相信卖方拥有一套确保项目成功的管理程序？
　　 资金(financial capacity)--卖方是否拥有，或是否有理由相信卖方获得所需资金。

　　3． 工作明细表的修订(statement of work updates)。工作明细表在12.1.3.2部分讨论。一份或多份工作明细表的修订应在询价计划期间确定。