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支出合同
支出合同
支出合同管理模块适用于贷方类合同管理业务,以便收支两条线的成本核算与管理。
支出类合同通常包括采购合同、分包合同、租赁合同、劳务合同、服务合同、加工合同等等。
合同创建
业务介绍
合同创建是合同业务处理的起点,在此创建合同的基本信息,如合同名称,合同编号,合同的甲方、乙方,合同的有效起始和结束日期,定义合同的基本内容与附件、合同的权限,启动合同的审批流程。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,选择合同管理->支出合同,如下图所示:
图-<支出合同.浏览>
在图-<支出合同.浏览>界面,上面是操作面板,包括多条件查询和各种操作按钮;下面是合同列表,默认按照倒序排列。
新增:起草一个支出类合同;
编辑:对新增的合同,在未提交审批前,该合同处于可编辑状态;若用户选中一个合同,并点击“提交审批”,则该合同处于审批状态,用户不可编辑修改;
删除:未提交审批前,该合同记录处于可删除状态;
参数设置:针对某一合同设置预警、提醒,详见参数设置。
添加补充协议:必须首先选择一个主合同记录,点击添加补充协议按钮,录入该主合同下的补充合同。这里需要注意的是:“补充协议”是原协议条款没有的,经当事各方协商后达成的补充协议。而“变更协议”是对原协议条款的变更,一般工程企业经常使用的是变更合同,变更合同的功能在下面的模块里我们将会详细介绍到。
图-<支出合同.新增>
在图-<支出合同.新增>中,淡黄色字段为支出合同必填项。”收入合同”即支出合同是否关联项目收入合同,若不做关联,收入合同与支出合同联合的相关表单中的数据将无法显示。
图-<支出合同.控制指标>
在图-<支出合同.控制指标>中,从目标成本中选择某分项工程,双方就此分项工程签订合同。点击保存。
图-<支出合同.采购单>
若支出合同为采购类合同,如上图-<支出合同.采购单>所示,点击采购单,从采购计划中选择或者直接从材料库中选择材料,输入数量、采购价格及供应商,点击保存即可。
注意事项
一个合同必须要经过审核才正式生效。也就是说,其他模块只能引用审核通过的合同。同时,合同一旦被核准后,合同的基本信息也就不能再进行修改,如过合同金额有所变化,用户必须通过系统的合同变更模块来进行金额的调整。
每一个支出合同,都可以对应到目标成本(施工预算)的WBS;同时,在起草采购类合同时,可同时编制采购单,在这里编制的采购单与物资管理->采购单的编制类似,不同点就是,合同下面的采购单在合同审核通过的时候,就会在物资管理->采购单里面自动生成一个采购单。
一条合同补充协议记录必须要经过审核后才真正生效启用。同时,合同补充协议一旦审核成功就不能直接删除。
合同变更
业务介绍
对已经通过审核的合同进行数量、金额等信息的变更
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,选择合同管理->支出合同->合同变更,如下图-<合同变更.浏览>所示。
图-<合同变更.浏览>
在图-<合同变更.浏览>界面,页面顶部是查询面板;该页面上部是已审核的合同列表,系统默认按照录入时间排序;下部是变更记录列表,同时系统将该合同的<合同结算>、<合同付款>、<合同发票>进行了链接与汇总,方便用户集中查询,需要注意的是在当前项下,<合同结算>、<合同付款>、<合同发票>只供查询,不能进行增、删、改、批等功能性操作。
在图-<合同变更.浏览>界面的主合同列表,选择一个合同记录,单击下半部分的“新增”功能按钮,系统弹出如下图-<支出合同变更-编辑>界面:
图-<合同变更.编辑>
变更单上半部分引用了合同的部分基本信息,下半部分是变更信息,用户可以自由编辑变更金额和变更的相关要素、变更说明和上传相关附件。
注意事项
一条合同变更合同记录必须要经过核准后才真正生效启用,也就是说,合同变更记录只有核准了,才能在体现到原合同中去。同时,合同变更记录一旦被核准后就不能直接编辑、删除,用户如需要删除该记录,首先要将该记录取消核准。也就是说:未提交审批前,该变更记录处于可编辑状态;未提交审批前,该变更记录处于可删除状态;以下不再赘述。
合同结算
业务介绍
合同结算是指在一个计量期结束后,要进行一次结算,将已完成的工程款项结算给乙方,这部分款项主要是由用户自定义的付款款项组成。
在合同管理系统中,“合同结算”定义合同款项结算的具体日期和结算金额,结算金额的汇总不能大于合同金额;合同结算金额累计<=合同金额。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,选择合同管理->支出合同->合同结算,如下图所示:
图-<合同结算.浏览>
在图-<合同结算.浏览>界面,上半部分是按照时间录入的先后顺序排列的主合同列表,下半部分的激活的当前标签是<合同结算>。
在图-<合同结算.浏览>界面的主合同列表选择一个合同,单击下半部分的“新增”功能按钮,系统弹出如下图-<支出合同结算单.编辑>界面:
图-<支出合同结算单.编辑>
结算单上半部分引用了合同的部分基本信息,下半部分是结算单信息,用户可以自由编辑结算金额和结算的相关要素、结算说明和相关附件。
差额:是该合同的累积结算金额与最终合同金额之差。
待审数据:审批中的结算额度,也就是未正式生效的审批单。
是否包含待审数据:指的是系统统计差额时,是否统计未正式生效的结算单(已提交审批但未正式生效,处于审批中的单据)。同时,“差额“这是为系统预警服务而设。当结算金额大于合同金额的时候,如果在合同基本设置里选择了预警,审批的时候系统会给出预警。
图-<采购合同结算单.新增>
采购合同结算可依据物资实际到货情况,如上图-<采购合同结算单.新增>所示,淡黄色字段信息为必填项,填写下面单据中物资实际到货数量,注意:结算金额应该与单据下面总计一致。
合同支付
业务介绍
在合同管理系统中,“合同支付“定义合同款项支付的具体日期和支付金额,支付金额的汇总不能大于结算金额;合同支付金额累计≤该合同结算金额累计。合同款项必须有计划性的支付。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,选择合同管理->支出合同->合同支付,如下图所示:
<合同支付-浏览>
在图-<合同支付.浏览>界面,上半部分是按照时间录入的先后顺序排列的主合同列表,下半部分的激活的当前标签是<合同付款>,显示当前最新通过或者驳回的合同付款单。
在图-<合同支付.浏览>界面的主合同列表选择一个合同,下半部分出现操作面板,单击下半部分的“新增”功能按钮,系统弹出如下图界面:
<支出合同付款单-编辑>
在图-<合同收款-编辑>界面中,资金计划即资金支出计划,通过制定月资金支出计划,有阶段性的进行付款,实现资金周转良性循环。详见资金管理模块中的月支出计划管理。支出合同付款单必须经过审批才能生效。
结算累计:当所选主合同没有进行过结算,或者审核未通过的结算,则结算累计显示为0;如果选择的合同已经做过结算,并正式生效,结算累计则自动统计累计结算额。
差额:累计结算金额与付款累计之差。如果所选合同的结算为待审状态,则选择“包含待审数据”选项,系统将待审结算额统计到差额上,反之则不统计。
合同发票
业务介绍
项目的收付款的依据是收入支出合同,对应的应该是发票,即每一笔收付款都应该有相应的发票为依据,本模块的主要功能就是记录收到的发票(付款)和开出去的发票(收款)的详细信息。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,合同管理->支出合同->合同发票,如下图-<合同发票.浏览>所示:
图-<合同发票.浏览>
在图-<合同发票.浏览>界面的主合同列表选择一个合同,下半部分出现操作面板,单击下半部分操作面板上的“新增”功能按钮,系统弹出如下图-<合同发票.新增>界面:
图-<合同发票.新增>
在图-<合同发票.新增>中,由相关的财务人员填写信息,白框黄底的为必填项,点击“保存”即可。收入合同中的合同发票操作和此处操作一样,不做叙述。
合同归档
业务介绍
合同归档意味着整个合同执行结束了,合同状态为“关闭”状态,合同归档后不能再做做结算、支付、变更等操作。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,选择合同管理->支出合同->合同归档,如下图-<合同归档.浏览>所示。
<合同归档-浏览>
在图-<合同归档.浏览>界面中,上半部分是未归档的、正在执行的合同列表,下半部分是对应合同的相关变更、结算、支付、发票等信息。选择一个合同,点击做上角的操作面板中的“归档”按钮,完成合同归档操作,正在执行的合同中将不再显示该合同。
注意事项
已归档的合同不能够再进行变更、结算、支付等任何操作。
合同台帐中默认不再统计已经归档合同的数据,除非选择“包含归档合同”选项。
合同台帐
业务介绍
合同台帐主要用于查询支出类主合同及其变更记录与金额、结算记录与金额、支付记录与金额、发票记录与金额等对应关系和信息。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,合同管理->支出合同->合同台帐,如下图所示:
图-<合同台帐.浏览>
在图-<合同台帐.浏览>界面,上半部分是主合同的相关的信息,如:总金额、审批状态,对应的项目、结算方式、支付方式、合同附件等信息。下半部分是与主合同对应的变更记录与金额、结算记录与金额、支付记录与金额、发票记录与金额等信息,供用户对比查看。
业务介绍
合同档案是单位档案的重要组成部分,落实归档是实现集中统一管理、有效提供利用的前提条件。“合同档案”里的合同来源于“合同归档”操作。
操作界面
登录项目管理系统,点击功能菜单,合同管理->支出合同->合同档案,如下图所示:
<合同档案.浏览>
合同档案仅显示已经归档的合同,选择某个已经归档的合同,其变更、结算、付款和发票信息也会相应显示出来。
用户可以根据起始时间和结束时间来查询某时间段签订的合同,也可以根据起始金额和结束金额范围内的合同,系统还支持合同名称、类型等方式的查询,可以根据自己的需求,灵活多样进行查询。
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