项目管理沟通：信息交流计划

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不管你是否喜欢，沟通是任何一个项目之中最重要的成分。绝大多数项目的成功，不管是由一个专门的项目团队还是一个跨部门的团队来运作，都取决于至关重要的沟通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采访过的IT项目和开发经理都认同：沟通和人际之间的互动可以成就或是毁掉一个项目。

我们有时会忘记项目沟通指的是在项目工作中激发动力，领导，委派工作并向所有的股权持有人进行汇报时所做出的特定的行为和技巧。一旦项目开工之后，项目经理就需要建立三个沟通渠道（见图A）。管理并改善这些沟通渠道可以显著地提高你成功的几率。

Figure A

成功交流的关键是保证信息流向正确的方向

沟通影响着工作的绩效，因此，如果你想有一个高绩效的团队来做这个项目，你就需要确立有效的沟通来确保你能得到好的结果。缺少了良好的沟通渠道，项目则很可能会失败。成功的项目经理都典型地具有良好的沟通技巧，这里包括能够有效地给出工作内容，倾听反馈并采取行动，在团队成员之间培养融洽的气氛。

加强项目沟通

有效的沟通计划将会：

●促进团队的发展：适当的沟通确实能够为项目团队的合作提供基础并使他们理解工作目标和任务，好的沟通就意味着好的绩效。

●应用于整个软件开发过程：从确定用户的要求到产品的实现，恰当的沟通计划可以帮助所有的项目出资人了解什么样的沟通渠道会被用于这个项目之上，工作汇报的人员，频率和类型以及项目会议的形式。

●轻松地对出资人更新信息：经常性的沟通将会使得出资人保持与项目的联系。

●实现项目文件的减少：从项目一开始就实行有效的沟通措施，你就可以看到项目文件的减少。

制定计划来解决关键性事务

我的CIO最近让我估计一下我们的最关键的一个电子商务项目是如何发生问题的。快速评定显示了导致这个项目失败的原因来自于糟糕的沟通。客户对于项目管理的方式非常的不满意，客户在表达他的不满时说道，“所有的项目经理都要来问我或是直接来找我，其实这个问题早就可以解决。”此外他们还抱怨项目状况汇报的不足和项目不能按照客户所需要的方式提供应用软件，他们收到了最初的开工文件和一些电子邮件，但仅仅就是这些，而并没有后续跟进会议的开展，客户没有任何方式来对工作进展保持跟踪。客户抱怨他们几乎从没见过来自项目工程的人员而一直无法搞清到底发生了什么。

而项目经理则表示问题在于开发人员没有能够恰当地开发出应用软件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我们的公司失去了一个很有价值的客户，使得项目团队的成员很不愉快，并导致了项目的失败。CIO后来说，“这可不是我想要听到的，为什么没有人告诉我这是怎么回事？”一个有效的沟通计划本可以帮助避免这些问题的出现的。

有效地改善沟通

项目工作的沟通并不总是看起来那么容易，但它却是一个工作基础，你可以利用它来建构你的团队，显示你的领导能力并提供及时的项目指导。表A中给出的是一些项目/开发经理们可以利用的沟通工具。

你需要从基础出发来决定使用那个工具来补救糟糕的项目工作沟通情况。当信息输入之后无法得到输出时，沟通实际上就是封闭的。这在一部分团队成员能够访问到一些确切的信息其他成员不能的情况下会出现沟通封闭。项目经理或是开发部门经理的关键性职责就是提供定期的信息反馈，例如状况汇报，事务日志，会议记录或是一个发表项目工作信息的网址。你应该提供一个项目信息库来避免团队中出现错误的沟通和混乱。

另一方面，你应该确保你给项目的出资人提供了正确的信息，而不是给他们提供过量的不相关的或是重复性的信息。优秀的项目经理知道如何计划他们的沟通工作，了解每一个团队成员需要什么类型的信息，并在项目工作中采用了很广泛的沟通方式。

在沟通过程中达到平衡

我经常会想到项目经理在最初的项目开工会议上给出资人留下的极大的期望。经理说道，“我的大门永远向你们敞开”或是“我将给你提供所有你所需要的信息”。但是，一个星期之后，事情就完全不同了。这里的关键因素就是项目经理应该促进项目的沟通并鼓励公开，允许团队成员获得正确的信息来完成他们的任务。你如何才能有效地管理沟通呢？这里是一些可以导致项目失败的警报信号：

●微观管理项目的所有事务：项目经理设计了一个1,000行代码的项目计划并以一种难以置信的详细推动自己和团队完成每一个工作任务。这种类型的项目经理过于涉及工作的细节问题，而实际上这样做的结果是抑制了整个的沟通过程。整个团队很快意识到经理掌管着项目工作，他们不能说得太多，更严重的是，他们甚至想离开这个项目。这种管理方式会导致不信任和挫折感。项目经理通常只是以“基于需要”的基础来发布一些信息，而结果是团队变得缺乏创造性或是不愿意提出一些好主意。记住项目经理需要培养更加公开和透明的沟通交流。

●过多的沟通：过多的沟通会抑制工作完成的数量。和每一个人分享所有的书局和信息是这种类型的经理的标志。团队成员都积极地讲出他们的想法，分享他们的痛苦，而最终一周40小时的工作时间会变得更长，这些都归因于过多的沟通。这里的问题在于由于技术上的难题而导致工作停滞时，项目经理要使项目工作重新回到正轨上来将会十分困难，这就是由于沟通的瘫痪所造成的。

在一个项目团队的沟通工作中需要达到正确的平衡。这里的重要因素涉及对项目的管理方式的沟通，包括信息是如何在项目之中流入和流出的。你还应该有一个简明和清晰的沟通计划来明确项目的职责和你所使用的沟通方式。

沟通计划

电视系列剧星际迷航很好地体现了这个沟通计划的理念。星际舰队的成员都遵从“主要指示”，一个沟通渠道的使用，状态汇报，职责等的计划方案。在这里项目沟通计划是与其相同的。这个计划之中应该包括下面的沟通信息：

在这篇项目沟通的入门介绍里面，我给你介绍了在项目工作中的有效沟通的基本内容。这不仅可以为你的项目建构一个沟通蓝图，而且你还可以有效地对信息进行分析并通过恰当的媒介将其发布。