范围管理：巧妙避开ERP项目六大陷阱

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　　对于CIO来说，什么是最头痛的问题?最大的考验来自于哪里?笔者认为，能否及时发现和解决ERP项目中出现的问题，是CIO在ERP项目实施中致命的考验。因为当ERP项目半路抛锚时，如果没有有效的方法干预，将ERP项目拉回正轨的机会将与日俱减;而接下来的问题将会成倍增长，项目组成员的表现也会恶化，错误也会一犯再犯。 笔者结合参与的ERP项目，对ERP项目中使CIO感到头痛的症状与问题进行分析，因为CIO能不能将症状与问题的起因区分开来尤为重要。这里与大家分享解决这些症状的措施和方法。

　　①上线时间一拖再拖

　　ERP项目上线的最后期限总是一延再延，最后预算超支、老板不满、团队人心涣散，是很多CIO都可能遇到的实施问题。原因各式各样，有的是软件功能无法满足公司需求，不停的开发、修改浪费了大量时间和资金;有的是公司内部沟通不力，业务部门的人不配合，使ERP项目迟迟无法推进;还有就是项目组骨干辞职，再或者实施计划不周、意外频发及业务流程复杂等等。

　　当然，作为主要负责人，我也可以下一道死命令，要求ERP项目上线必须赶在最后期限内完成，但是这无异于自欺欺人。然而，不能遵循项目的进度安排或者不断地将项目延期，都将会导致项目团队成员的行为变得非常糟糕。

　　作为CIO首先要分清楚这些问题是贯穿于整个项目，还是仅仅局限于项目早期的几个阶段。我的解决方法是将可交付成果分解开来，要求项目团队每两个星期就要完成一部分有价值且可衡量的成果。这样成果会逐渐越积越多。对于风险较高的项目来说，这个时间可以设得更短一些。对可交付成果进行管理使得ERP项目监管变得更加容易，同时也能在不断交付的成果上对风险进行管理。

　　②需求不断改变

　　第二个让我作为CIO非常头痛的考验是：即使大家都尽了最大的努力，还是有很多因素会导致ERP项目需求经常发生变化。例如，新的业务需求被提出;原先的需求调研考虑不周;业务的流程改弦更换等，而且新涌现的软件技术通常也会带来更多的需求变化。

　　需求不断发生变化，这对任何ERP项目来说都是不可避免的状况。其背后的动机是为了让业务流程更顺畅和用户操作更方便。然而，ERP项目周详的需求计划是建立在项目调研的基础之上，且该调研所确立的需求是建立在具体的业务要求之上。项目需求的改变会影响到项目进度及项目成本，因此上线实施计划也需要更新，而拟定的最终期限可能需要延期。

　　项目需求出现大变动，新增加了大量功能往往会直接导致项目延期。这个时候，特别是在项目后期增加需求往往会使项目进度变得更糟糕。刚刚面临这个问题的时候，我也没有很好的应对办法，加班赶进度成为了最常用的措施。但这措施让整个项目组差点处于崩溃状态，整个项目组成员忙于四处救火。

　　经过几次痛苦的经历后，我们改变了做法。作为CIO一定要搞清楚，是需求发生变化了、被修改了，还是有所补充和完善，抑或是被其他需求所取代，还是说一直保持稳定没有变过。如果某部门一直在改变需求，那就要怀疑他们是否真的知道自己要的需求是什么。需求不明确这种症状是ERP项目出现问题的前期征兆，它预示着在项目预备阶段就有可能蕴藏着深层次的矛盾和问题。

　　在后来的ERP项目实施中，我们明确了变更需求的流程，以及何时需要应用这一流程。这样的流程可以让相关方了解，未来的需求变更将要求项目团队再次发布项目需求。在需求发生改变之初，让需求变更提出方了解它将对成本、利益和ERP项目本身造成的影响。用户或利益相关者可以在这些事实的基础上做出是否更改需求的决策。

　　需求变更往往会导致项目范围的变动而影响项目进度，因此在项目管理过程中我们对变更的管理形成一套完善的管理，分析和控制机制，成立需求变更控制小组专门针对变更进行分析，调查和处理。

　　③项目进度停滞不前

　　当我作为CIO第一次听到ERP项目已经完成了80%，觉得异常兴奋和开心。我已经做好了在定期的进度报告和进度会议上予以汇报的准备。然而，这个时候，我碰到了第三个头痛的考验，就是进度报告可能会存在若干问题。该数据通常都是建立在对项目的不精确评估之上，或出自于项目经理、项目协调员的直觉。剩下 20%有多复杂依然是个未知数，而且这个看起来较小的百分比还有可能让人掉以轻心。

　　事实上，许多ERP项目都可能会滞留在这个阶段。当项目进度在快要结束前的期间内停滞不前时，我们就需要深挖其中的原因了。另一个预警信号是，项目进度突然骤减。例如，某个项目正以每周完成10%的速度前进，而突然间你发现进度降到了1%或2%。这个时候项目小组也许才刚刚开始认真研究真正的项目需求。

　　当项目进度走下坡路的时候，可能是由于新的项目需求所导致的，也可能是早期的进度汇报不真实的结果。通常，我们所看到的下降比率可能并不会很低，因为项目团队出于主观愿望;当项目进度走下坡路的时候，可能是由于新的项目需求所导致的，也可能是早期的进度汇报不真实的结果。通常，我们所看到的下降比率可能并不会很低，因为项目团队出于主观愿望，会对进度报告进行一些修饰。所以问题可能远比报告上所显示的要严重得多。