减低开发过程变动依赖项目范围管理

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　　范围与功能的分别

　　在“如何把握不存在的需求”一文中，已经说明范围是有效管理需求变更的唯一方法。有明确的项目范围，我们才能够学习及分析范围内的作业流程，建立系统的功能需求，并在开发过程中当客户要求变动的时候有效管理我们的工作范围，才能够有机会按照预算在指定的时间内完成项目的交付。

　　软件开发项目从开始到今天，一直以来客户都不能够告诉我们需要哪些功能，他们只能告诉我们系统需要完成哪些目标。回顾“如何把握不存在的需求”一文中的第一个例子，20世纪70 年代的客户需要把库存管理进行自动化，收到的指示会像下例：“建立一套库存管理系统取代目前的人工作业流程”。这一句指示是唯一任务说明。系统分析员在接受这个任务后第一个工作是建立项目的Term of Reference (ToR)。系统分析员会进行初步调查，通过简单的访谈，与库存部门负责人明确理解他们工作的开始点和终结点，得出的结果可能像下例：“从货品(包括原材料，半成品及制成品)进入仓库开始，到货品因应生产或销售申领要求离开仓库为止，其中包括货品存入量的统计，存放位置记录，总库存量统计，申领数目，检货，提取货品，准备出仓，最后更新货品存量统计等工作过程”。这是所谓的Term of Reference，也是我们今天所认识的项目范围。

　　在用户及管理层认同上述的ToR 后，这个项目的负责人便需要估计需要对多少人进行访谈，需要多久时间进行访谈，需要多少时间对访谈结果进行分析，多少时间建立项目需求，编写需求说明书，需要多久进行系统设计，多少程序员及多少时间进行程序编写，如何进行测试，编写系统文档，编写用户手册，什么时候在仓库安装终端，如何连接主机，什么时候进行用户培训，如何让系统取代目前的人工作业等等有关工作计划及时间表。

　　在系统分析员完成访谈后，便需要依据访谈结果进行分析，理解什么时候知道有货品进入仓库，什么时候更新有关数据，如何更新，采用哪些表单，仓库人员如何决定货品应该存放在哪里，如何记录有关信息，如何知道需要检货，什么时候进行数据更新，如何分别哪些货品要去生产部门或者直接送到客户指定地点等等信息。这些信息便成为系统在不同过程中所需的功能需求。

　　从上述的开发过程说明中可以体现功能需求并不是客户或用户提供，是系统分析员在理解目前的人工作业后分析出来的结果。

　　在系统移交到仓库中运行前，仓库中的工作人员需要对系统的操作进行学习及测试。要知道当时仓库的工作人员并不是针对系统的功能进行测试，是对系统能否满足他们的工作过程进行测试。基于这批工作人员对人于工作业的过程十分理解，如果系统未能提供一些他们操作过程中的日常工作，他们会要求技术人员对系统进行修改。这个过程让我们误会用户是对功能需求进行测试，这个误会一直到今天让我们把系统开发的焦点错误地放在功能上，而不是系统的最终交付上。而系统的最终交付是否能够满足ToR 的要求是当时项目成败的主要指标。

　　系统集成的范围及需求

　　20世纪70 年代的项目多以部门单独运营为主，自动化的目的是提升部门本身的运营效率进行系统建设。到80 年代，企业高层开始体会企业中的数据分散在不同的部门或子公司的部门中。哪些数据是最新的?哪些是最准确的?应该采用哪个部门的数据做决定呢?如何整合这些数据，如何获得即时的数据，如何利用当时的区际网络(AreaNetwork)，客户/服务端(Client/Server)，遥程存取(Remote‐Access)数据库(Data Base)等科技来更有效提升企业的运营效率呢?这些问题提供软件开发项目进行系统集成及数据分享的工作，最终的目的还是环绕原来自动化提升企业(不单是70 年代提升部门)的整体运营效率为主要目标。

　　这个时候，简单的ToR 已经不能够说明项目的范围，但可以采用多个ToR 来加以说明。工作说明(Statement of Work)在这个时候诞生，开始取代ToR 成为项目范围的主要工具。一个项目可能有多个Statement of Work(SOW)才能够有效说明项目包含的范围。例如要建立一个 “订单管理系统(Order Processing System)”的时候，这个系统可能包括销售部门，库存管理部门，会计部门，运输部门，生产部门等，这些部门也可能分布在不同的地区。

　　项目负责人首要是建立这个“订单管理系统”的范围，保证能够提供订单管理的的全部工作，所以会首先进行初步调查，理解一张订单从不同业务点如何把订单传送回销售部门，销售部门如何把订单信息转进仓库，如何结合现有库存管理系统，如何通知会计部门有关销售，如何通知运输部门需要送货，或者如何通知生产部门需要进行生产等内容。在与个别部门负责人完成初步访谈后会，理解订单在各个部门的进入点和输出点后才建立这个项目的工作说明(SOWs)如下：

　　SOW‐1: 连接业务点各终端到销售系统，建立当天的销售记录。

　　SOW‐2: 连接销售系统与库存管理系统，容许销售部门查询仓库管理系统中有关货品库存量。

　　SOW‐3: 容许销售部门在库存系统中预订货品数量以便运送到客户指定地点。

　　SOW‐4: 容许销售部门指示库存工作人员进行检货，并通知运输部门有关订单的运送要求。

　　SOW‐5: 在销售部门计算有关订单的总金额，运送费及保险费用，并生成发票送交客户。

　　SOW‐6: 自动更新仓库货品储存量，如有关货品低于最低数时，建立货品生产通知单并传送到生产规划部。

　　SOW‐7: 自动通知业务点有关订单发货日期。

　　SOW‐8: 有关发票内容自动转发会计部门，建立有关应收账款记录。

　　SOW 并不是我们所说的系统功能，是在项目完结后这个系统所应该提供的最终目的。以上的SOW 说明了这个项目的范围，包括的有关部门及现有系统的连接。在客户确认后每一个SOW 将当作一个ToR处理，这个ToR 便成为整个系统建设项目中的一个子项目(也是子项目名称的起源)。如何才知道我们建立的SOW 已经包含整个系统的各个部门，如何保证这个范围能够有效地提供一套“订单管理”的系统，这需要项目负责人对行业有一定的理解，同时为保证开发过程中能够控制范围的变动，在有关文档中明确说明SOW 所包含或不包含那些工作。利用“包含(Inclusive)”和“不包含(Exclusive)”的说明来牢牢地建立一个固定项目范围。

　　在项目规划完成后，系统分析师便按照被分派的SOW 采用ToR 的调查方式进行深入调查，对有关工作进行访谈，理解有关SOW 的工作流程后对有关流程进行分析，并找寻初步的解决方案。如何利用科技取代电话咨询库存量，利用科技取代传真把订单从业务部门传送回销售部门，或取代传真送货通知单到运输部门，取代内部文件传送发票副本到会计部门等等工作，什么时候需要进行数据收集，需要进行数据更新，需要打印发票或其它有关报告等工作便成为项目的功能需求。

　　如果在开发过程中，用户认为需要货品在运送完毕后，收货单应该自动确认有关应收账款的作业流程，或者需要增加万一退货后的订单处理操作流程时，我们便可以依据原SOW 来控制项目的范围变动，因为这两项操作流程并没有在项目的SOW 中说明。如果用户认为一定需要增加这两个操作流程，那么项目的范围会变动，带出额外的工作量，额外的开发时间，额外的投资预算，修正系统的架构，增加软件模块，追加人力资源等等因应的后果。有能力的项目负责人会尽量说服客户把有关工作在目前的系统建设完成后才进行处理，避免延误项目的进度和交付日期。

　　这个系统集成的项目再一次说明如何从项目范围中建立有关功能需求。建立功能需求是软件从业人员的责任，不是客户或用户能够提供的内容。在完成人工操作过程分析订立系统的功能需求后，更要进一步考虑如何让科技提升企业的运营效率。也许在设计过程中发现当时的货品运送流程是从仓库直接送到销售部门，再由销售部门安排货品连同发票一起送到客户的指定地点，设计师可能考虑是否可以直接从仓库把货品运送到客户指定地点，销售部门另外把有关发票直接送交客户?这个改变会为企业带来多大效率改善?有了确实的构思后便需要说服用户这个系统如何能够更有效地完成有关货品运送的过程，要说服用户这些功能可以提升货品运送的效率和客户满意度，让销售部门和运输部门可以体会未来的工作流程将有所改变。决定最终解决方案及用户认可后依据分析师的建议建立有关系统的功能，交由系统设计师对有关功能进行模块组合及逻辑设计。到这里，我们可以清楚知道系统建设不是依据客户的需求而建设，是依据如何达到项目最终目的和项目的最终交付而建设。需求不是客户或用户提供，是我们作为一个专业人员依据我们要开发的项目目标(如何达到)和项目的最终交付而制定出来的结果。没有项目范围，我们便不能建立有关系统的功能。没有项目范围，我们便不能控制任务的工作量，不能预估完成日期并按时完成。
从上述两个例子中可以看到，功能需求与业务流程直接相连的，理解了业务流程，便能够建立有关的功能需求，利用科技完成有关工作，提升运营效率，减低业务部门有关工作量和工作人员的需求。