2015年招标师《专业实务》：浅谈竞争性谈判

　　随着相关法律法规的不断完善，我国的招投标事业正在法制、科学的环境中健康地成长，不同形式的招标投标活动，正在我国的经济建设中发挥着越来越重要的作用，而中标工作中的各个技术环节也在实践中得到了有益的探索和深刻的研究。

　　竞争性谈判作为一种独立的采购方式，已经被各地广泛应用于政府采购项目中，这种方式是除招标方式之外最能体现采购竞争性原则、经济效益原则和公平性原则的一种方式，同时也是政府采购的国际规则所确认的、各国普遍采用的方式。但在实际操作中，经常会听到专业从事招标工作的同事们对竞争性谈判表示质疑，主要是认为采用竞争性谈判方式采购时，总是觉得这种方式虽然简单、易于操作，但经常会出现这样或那样的问题，不是项目实施不顺利，就是采购效果不明显，或者是采购单位不满意，其结果往往事与愿违。

　　事实上，上述问题本人也曾经经历过，而且本人认为：该问题对于专业从事招标代理工作及集中采购机构来说，也是一个值得深刻研究和规范操作的问题。因此，本人在对《政府采购法》等相关法律加深理解基础上，结合从事招投标代理的工作实践经验，对竞争性谈判的采购方式进行了浅显的研究，得出结论：只要准确把握竞争性谈判的概念、含义和应用条件，正确认识其性质特点、优点和缺点，并严格遵循操作的原则和基本程序，必将使竞争性谈判发挥出其应有的作用，成为采购项目有效的应用工具。

　　下面以“政府采购”为基础，就以上观点进行说明：

　　一、竞争性谈判概念与含义

　　在采购项目中的谈判是指采购人或代理机构和供应商就采购的条件达成双方满意协议的过程。因此，竞争性谈判就是指采购人或代理机构通过与不少于三家的供应商进行谈判，最后确定供应商的一种采购招标方式。从中可以看出，以下几个环节构成了竞争性谈判的要素：

　　1.谈判主体：必须是在采购活动中享有权利和承担义务的各方，即采购人、供应商、采购代理机构（含集中采购机构）；

　　2.组织者：须由采购人或采购代理机构进行组织；

　　3.参与者：必须有多家供应商参与（通常不少于三家）；

　　4.过程：实施的过程是必须要通过谈判进行；

　　5.结果：在谈判的基础上，从参与谈判的供应商中确定出成交供应商。

　　二、适用条件

　　竞争性谈判的使用条件主要包含了两个方面：一是适用的范围、二是适用的情形。

　　《政府采购法》第三十条规定了竞争性谈判采购方式适用的条件：

　　竞争性谈判的适用范围：采购的对象主要是指货物或者服务；

　　竞争性谈判的适用情形：只适用四种情形，当出现其中任何一种情形时，法律允许不再使用公开招标采购方式，可以依照本法采用竞争性谈判方式来采购。

　　这些适用条件主要包括：

　　1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。有三种情况：一是招标后没有供应商投标；二是招标后有效投标供应商没有达到法定的三家以上，或者是投标供应商达到了三家以上，但其中合格者不足三家的；三是再进行重新招标也不会有结果且重新招标不能成立的。

　　2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。主要是指由于采购对象的技术含量和特殊性质所决定，采购人不能确定有关货物的详细规格，或者不能确定服务的具体要求的，如软件系统的开发与设计。

　　3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。由于公开招标采购周期较长，当采购人出现不可预见的因素（正当情况）急需采购时，无法按公开招标方式规定程序得到所需货物和服务的。

　　4.不能事先计算出价格总额的。采购对象独特而又复杂，以前不曾采购过且很少有成本信息，不能事先计算出价格总额的。

　　三、性质特点

　　竞争性谈判实质是在“竞价谈判”为主，的同时敲定采购合同主要条款的过程。也就是说：是采购人或代理机构通过与多家供应商分别进行多轮讨价还价，同时就货物的制造厂商、品牌、技术规格以及供应、运输、安装、调试和售后服务、交易条件、其它相关条款等合同要素达成共识的艺术。谈判要求谈判人要综合运用判断、谋略和相关常识。因此，竞争性谈判要求采购人或采购代理机构和供应商就采购方案的细节进行面对面的商谈，而不仅仅是交换采购文件。

　　与招标采购的对象的特点相比，竞争性谈判采购的对象特点具有较明显的极端性：一方面，采购对象具有特别的设计者或者特殊的竞争状况，此种情况下很少能形成市场竞争，价格也不能确定，因此在采购人或采购代理机构与供应商对采购对象的制造、供应、服务的成本存在不同的估价，从而不可避免地要采用谈判方法；另一方面，采购对象过于通用、通常，市场竞争过于成熟，甚至趋近于老化，并且采购对象成品化、模式化，这种情况下，采购人或采购代理机构对采购对象没有更多的对比、评选的内容，而只是通过谈判使价格、服务等要素更为理想。物流哪种情况，在多家供应商参与的情况下，采用竞争的方式，通过多轮谈判报价，对各种采购因素及内容细节在谈判过程中均可以充分分析讨论，并能加以调整，最终使总体方案报价更优惠的价格。

　　四、优缺点分析

　　竞争性谈判是一种特殊的采购方式，是在某些以招标方式难以完成采购目标的特定条件下采用的。该种方式有着比较明显的优缺点，只有能够合理地发挥其优点、规避其不足，便能使该方式更有效地实现采购目标。

　　竞争性谈判的优点主要表现在：

　　1.凡属于特殊规格货物采购，经营的厂家不多，有时只有一家或很少的几家，竞争的对象少，采用谈判确定成交，比较合理；

　　2.凡采购的货物属于成品化比较高，各市场因素十分透明的，采用竞争性谈判方式可以简化采购程序，提高效率；

　　3.有利于紧急采购，及时供应某些方面迫切需要的物资和服务；

　　4.能对一切条款内容细节进行详细洽谈，更容易达到适当的价格和一致的协议；

　　5.可选择适当的对象，并兼顾供应商以往的业绩，确保采购安全，防范采购风险；

　　6.有利于政策性目标的实现或互惠条件的运用。

　　竞争性谈判的缺点主要表现在：

　　1.无限制的独家谈判，容易造成厂家抬高价格；

　　2.违反自由竞争精神，助长企业托拉斯垄断价格，阻碍工商业的发展；

　　3.秘密谈判，容易给参与者或操作人员造成串通舞弊的机会。

　　五、实务操作

　　在明确掌握了性质定义、适用范围和性质特点等理论后，便需要在竞争性谈判的实务操作上精益求精，以下仅就操作的原则和程序两个重要的基本环节作简单的分析：

　　（一）遵循的原则

　　采用竞争性谈判方式采购时，首先应遵循政府采购的一般原则，即公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则；同时，还应着重注意遵循以下原则：

　　1.竞争原则。谈判应保证适当的竞争，采购人或采购代理机构应与多家供应商（其数目不少于三家）进行谈判，以确保有效的竞争。遵循这项原则，还应注意参加谈判的供应商必须是资格有效的供应商（有效主要是指符合采购人提出的货物和服务采购需求，且满足谈判条件的供应商）。

　　2.公平原则。指谈判文件所规定的谈判条件不得有歧视性条款，在谈判过程中，应公平地对待每一位参加谈判的供应商。采购人或采购代理机构不得对任何供应商进行歧视，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商，淘汰供应商应按谈判文件规定的标准进行。

　　3.保密原则。采购人或采购代理机构与某一供应商之间的谈判应当是保密的，谈判的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得向另外的任何人与谈判有关的技术资料、价格和其它信息。

　　4.事先公布评审标准和评审程序原则。指在谈判开始前，必须事先制定出谈判评审标准和评审程序，在对供应商的谈判方案进行评审时，必须按照事先公布的评审标准和评审程序进行，以避免评审过程的主观性。

　　（二）基本程序

　　《政府采购法》第三十八条规定了采用竞争性谈判方式采购的应当遵循的基本程序，主要包括五个步骤：

　　1.成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

　　2.制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

　　3.确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。

　　4.谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

　　5.确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

　　通常情况下，集中采购机构在运用竞争性谈判方式代理采购单位实施政府采购时，可以把这五步程序归纳为两个阶段进行，即谈判前的准备阶段和谈判阶段。

　　1.前期准备阶段。在前期准备阶段，应注意做好以下几项工作：

　　（1）从资金、技术、生产、市场等几个方面，做好对采购项目进行全方位综合分析，主要包括预算分析、需求分析、生产分析、市场分析、风险分析。

　　（2）要根据综合分析情况，制定项目采购的最终方案，并确定项目采购清单。

　　（3）根据项目分析情况和采购项目清单，编制竞争性谈判邀请函。

　　（4）制作竞争性谈判文件。

　　（5）邀请参加谈判的供应商。

　　（6）对参加谈判的供应商进行资格预审。

　　（7）根据资格审查情况，确定参加谈判的供应商名单，并向其发售竞争性谈判文件。

　　（8）成立由技术专家、采购单位和有关方面的代表组成的谈判小组。

　　（9）根据谈判工作需要，确定工作人员。

　　（10）邀请有关部门，如监督机关、公证机关对谈判过程实施监督。

　　在谈判准备阶段，需要注意的问题有：

　　（1）与公开招标方式采购相比，竞争性谈判具有较强的主观性，评审过程也难以控制，容易导致不公正交易，甚至腐败，因此，必须对这种采购方式的适用条件加以严格限制并对谈判过程进行严格控制。

　　（2）在谈判小组中，专家名单通过随机抽取方式确定，在谈判开始前，谈判小组名单应严格保密。

　　（3）谈判小组的组成，应根据采购项目特点，结合专家总体情况确定，并注意专业结构要合理，知识水平、综合素质要相当。

　　（4）谈判文件制作完成后，要以正式公函形式或文件会签形式征求采购单位的意见，在采购单位审核确认后才算正式制作完成。

　　（5）管理机构对如谈判文件还有备案规定，还要将谈判文件送管理机构备案。

　　（6）对供应商的资格预审主要是从基本资格和专业资格两个方面进行预审，审查的标准主要是按照谈判文件所规定的标准。

　　2.谈判阶段。在谈判阶段，应做好的工作主要有：

　　（1）在报价文件递交截止时间后，在规定的时间、地点举行公开报价仪式，对各供应商提交的报价文件中的报价表进行公开报价。

　　（2）在公开报价后，谈判小组要对各谈判方递交的报价文件进行审阅，以判定谈判方资格的有效性，审阅结束后，要确定进入谈判阶段的供应商名单。

　　（3）谈判小组与各谈判方就技术方案进行谈判，技术谈判结束后，要确定进入下一轮谈判即商务谈判的供应商名单；

　　（4）谈判小组与各谈判方分别就商务方案进行谈判，商务谈判结束后，要确定进入最终承诺报价的供应商名单；

　　（5）组织技术、商务方案均符合要求的各谈判方进行最终承诺报价，最终承诺报价结束后，谈判小组要对最终承诺报价进行综合评审；

　　（6）经过对最终承诺报价进行综合评审、评断，并汇总出综合评审结果，最后由谈判小组出具最终谈判结果，推荐预成交方；

　　（7）集中采购机构根据谈判小组出具的谈判结果报告和确定成交的意见，综合审查相关资料，确定最终成交单位，并向成交方签发成交结果通知书；

　　（8）十是组织供需双方签订采购合同。

　　在谈判阶段，需要注意的问题有：

　　（1）在整个谈判过程中，除公开报价外，都应在完全封闭的谈判室中进行，在谈判完全结束前，应切断所有谈判小组成员与外界的一切联系；谈判过程中，谈判小组成员不得单独与采购单位或供应商接触，未经同意不得对采购单位和供应商进行参观或考察；谈判小组应独立工作，不受外界抗干扰；谈判小组应实行集体负责制，当谈判小组成员对某些事项或决定出现意见分歧时，可按少数服从多数的办法处理，或实行民主集中制的办法，由谈判小组组长集中大多数成员的意见决定有关事项；

　　（2）在谈判过程中，要掌握谈判技巧和分寸；谈判小组中，成员要有明确的分工，在谈判过程中，要注意座次的排列，更应注意角色的配合，同时，还应注意掌握谈判技巧、谈判进程和谈判的整体节奏；

　　（3）对具体问题要具体分析，在整个谈判过程中，可进行多轮技术谈判和商务谈判，具体数量由谈判小组根据具体情况确定，也可以将技术谈判和商务谈判合为一个阶段同步进行。但不论是哪种方式，都应保证每个参与谈判的供应商都能得到同样多的谈判机会；

　　（4）要注意谈判方谈判代表的资格的有效性，即谈判方参加谈判的代表须为其法定代表人或法人授权委托人，如法人授权委托人参加谈判，须向谈判小组出具法人授权书。

　　（5）要注意运用法律法规的准确性，整个谈判过程都要严格依据法律法规的规定进行。不仅要遵照《政府采购法》对竞争性谈判方式的具体规定，还应注意遵照本法的其它规定，同时还应注意遵照其它相关法律法规。法无明文规定的事不做，法有明文规定的，既要做到主体合法、实体合法，又要做到程序合法。

　　（6）要注意确定成交供应商须具备三个条件，即符合采购需求、质量和服务相等且报价最低，这三个条件必须同时具备，缺一不可。同时，在整个谈判活动实施过程中，要注意采购文件的完整性，所有采购过程的每一个阶段（包括准备阶段、谈判阶段）都要有详细的书面记录，各类附件及个人签字手续、单位盖章必须齐全。

　　另外，因集中采购机构要经常实施竞争性谈判，可将谈判文件、邀请函和各个阶段使用的文件、表格、报告以及相关程序、工作纪律、注意事项等，制作成通用的标准格式或文件范本，以减少工作量，提高工作效率。