电子采购运行程序的设计及执行[中]

　　电子投标系统

　　采购活动在电子系统中将传统步骤以无纸化形式实现，系统自动给在选择领域中注册的所有公司发送电子邮件，尽可能地缩短响应时间。系统同时也在网上提供所有有关采购活动的信息，招标结束时，该电子系统提供如下信息：谁参与了投标、其经济和技术得分、最后谁赢得了中标或获得合同。具体的投标步骤如下：

　　报送电子投标文件 电子政府采购系统中，厂商通过网络系统报送有意竞标项目的电子投标文件。厂商应详尽地填写招标文件的具体条款，表述所所能提供最质优、价廉的产品和服务的能力。电子投标文件是决标的重要依据，也是最终厂商能否竞标成功的关键因素。电子投标文件的制作采用数字签章的方式办理，同样具有法律效力。

　　建议投标须知、契约条款以文本文件形式的标价单、分项价格明细表以文本文件或电子表格档案格式设计，设计图、施工规范以黑白扫描影像档案格式设计，其余文档根据上述原则进行设计。执行办理的政府机关应提供前项各款档案之电子目录文件，记载各文档之文件名、档案型态、档案大小等信息，以便于规范化管理。

　　审核报送文档数据 相关人员应该严格根据政府采购要求的内容依序严格审查，审查所送电子文档是否齐全、是否符合格式规定等。符合者经确认进行下一步程序，不符合规定者，退回并要求补送、修正文件。

　　评标 厂商投标后，被报知评标部门，在线评标系统随后抽取专家进行评选。经过授权的评标专家经过身份认证，可以在线阅读标书、提交评标意见。评标意见自动汇总，并经过系统自动判断，按照预定的评标原则形成评标结果和授标意见。

　　签订合同 开标可以通过两种方式进行，一是在规定的开标时间，由系统自动完成开标；二是人工开标，投标书都设了投标口令，开标时供应商输入各自口令进入系统后方可开标、查询中标结果。中标者将得到系统的自动通知，并通过合同管理系统在线签订合同。

　　投标系统是整个电子采购系统中难度最高的，网络投标的关键在投标厂商、电子签章以及系统设计。

　　电子投标系统中XML标准的应用：以往，电子数据交换EDI是买卖双方商业数据电子传输的惟一现实方法，其昂贵的租赁线路和繁琐的协议转化，使EDI对于除了最大购买者和他们的主要供应商之外的企业来说太复杂，也太昂贵。如果采取EDI技术来实现政府采购电子化，势必影响供应商的自由进入。1998年，数据互换标准组织DISA承认，XML作为以网络为基础的技术，将极有可能取代传统的EDI而成为B2B商业数据交换的标准。对于购买者来说，这意味着有了可能的直接电子化途径，来保证没有能力加入EDI计划的厂商实现商业文档数据传递。因此，XML技术标准成为最好选择。但目前为止，仍没有在产品标号和商业交易水平草约的交叉行业标准方面达成一致意见。

　　共同供应系统

　　该子系统的目的是整合整个系统中一段时间内所有需求类似的采购项目，统一进行大规模采购。它建立在电子信息系统的基础上，采购主体在新建招标公告时，可以选择共同供应的采购方式，分出类似的采购项目，然后捆绑发布统一招标公告，并采取合适的采购方式进行。采用其他采购方式的，系统可通过自动匹配功能将相同类别的采购信息归集、整理，并由工作人员与采购主体进行磋商是否进行共同采购。虽然共同采购的达成需要一些繁琐的程序，但是成本节约的优势是值得肯定的。共同采购的达成不能完全依靠电子系统的自动匹配，也要求采购人员与采购主体及其他参与者的共同协调。讨论区模块对于共同采购的达成有巨大的促进作用。

　　合同管理系统

　　合同签订及后续管理使得电子采购系统实现在线合同管理，将传统繁琐的合同管理放置于电子化合同管理系统中。并监督供应商价格违约、交货不及时、服务不到位或采购人拒签合同、拖延验收等违规行为发生。

　　合同管理系统应该对合同条款及付款日期有明确的规定和记录，电子监控系统对于即将到期的合同或执行中不符合同条款标准的行为提出预警，并采取相应的处罚措施及时调整规范合同履行条款和付款时间，以更好的执行后续合同，而且合同管理的程序模板必须是标准化的。

　　付款管理中，合同执行与过程管理密切相关，而且必须细化到每一项付款要求和日期。同时，系统必须时时更新在线付款时间表，并且与支付系统、会计账户保持一致。

　　合同执行评价中的难点是缺乏合适的评价标准和评价机制。因此，在合同执行前最重要的是设定适当的评价指数和标准；然后将不同供应商的表现进行信息化分类记录，记入供应商资料库中，既可以作为以后的评价参考，又可以规范供应商服务。