招标采购过程中的风险识别与对策

    在现代工程项目管理中，风险管理已成为衡量业主管理水平的主要标志之一。近年来，招标方式越来越广泛地被运用到工程项目的采购过程中。招投标阶段是合同的形成阶段，招投标活动的行为后果直接影响工程项目的实施，在招投标阶段进行风险管理，有利干业主选择合适的供应商或承包商，有利于项目目标的实现。按照商务部的要求，关系社会公共利益、公众安全的基础设施、公用事业等项目进行国际采购的机电产品，以及全部或者部分使用国有资金投资项目进行国际采购的机电产品等，都必须采用公开的国际招标。招标方式公开性大，透明度高，除国家规定强制招标的机电产品或工程以外，也常被业主（招标人）应用于非强制招标的产品及货物采购。

    本文从招标风险控制的角度，讨论招标采购过程中几类常见的风险与应对策略。

    风险的分类识别

    一、准备不足带来的风险

    招标采购过程中的风险往往与采购活动的绩效指标，如成本、采购周期或采购质量等息息相关。例如，在招标采购过程中，业主经常需要对所招标的标的物采购过程拟定时间进度安排，并安排必要的人力和时间去完成过程中的每个任务或工作单元。而在实施过程中，业主有时对完成一个任务或者说达到一个工作时间节点所需要的努力没有充分预估，通常原因源于：业主对所招标的标的物缺乏明确的要求或规范；业主对采购过程中的某一环节生疏，缺乏应对经验；影响因素相互关联从而导致复杂程度高，完成的难度超过预期；业主对招标采购存在偏见，或对完成采购过于乐观。

    这类风险产生的主要根源，可概括为业主对招标采购管理模糊不清。例如，业主在招标文件中必须给出项目的招标范围，即明确采购的内容和供货（服务）范围。招标范围不明确，一方面造成投标商投标报价不准确，产生多报漏报现象；另一方面容易造成投标商钻空子，在中标后引起合同争议，影响项目的后续进展。而招标后进行设计变更容易造成索赔或者诉讼。对于业主而言，这种变更风险往往造成投资额的增加，使项目的预算难以掌握和控制。对于投标商来说，也会感觉招标人不严肃，无所适从，对招标的严肃性产生质疑。

    缺乏充足的信息支持或有效管理体系进行采购活动，势必导致这类风险产生，使得预期的采购进度与采购绩效无法顺利实现。

    二、业上方内部意见不同导致的风险

    在很多项目，特别是大的项目中，业主方内部对某一项决定常常会有不同意见。即使业主方成员的本意都希望招标采购活动按照计划顺利完成，但是由于每个人知识结构及专业水平不同，或者为了个人或小群体的利益，都可能引起采购过程中推诿与扯皮情况出现。

    这类风险主要来源于以下情况：业主内部对招标采购活动的采购绩效认识不同；业主内部分工不明确，导致无人对延迟的采购进度负责；被分配任务方无能力按时完成所分配的任务；个人或小群体为了自身利益，而罔顾业主方的整体利益。

    这类风险较之第一类由于准备不足带来的风险，有更大的危害性和隐蔽性，往往是随着采购过程的深入逐渐暴露出来。而事后进行亡羊补牢，需要业主方付出很高的代价。严重的情况，可能直接导致招标采购周期无限期拉长。

    三、外部环境变化产生的风险

    2008年2月，国内媒体爆出一则新闻：“国内铁矿石价格飙涨，钢价一路全线追涨”。根据北京青年报的报道，2008年度国际铁矿石价格谈判由三大铁矿石巨头之一的巴西淡水河谷（CRVD）率先公布价格开局，当地时间2月18日晚间，巴西淡水河谷在其官方网站上确认2008年铁矿石基准价上涨65%.

    自2003年以来，国际铁矿石价格年年上涨、岁岁翻新。与2007年同期相比，2008年国内铁精粉已由663元/吨飙升至1238元/吨，涨幅高达87%，焦炭上涨79%，生铁上涨71%，废钢价格上涨50%.原材料的上涨，推动国内钢材产品全线追涨。自2003年以来，国际铁矿石每年海运贸易量近50%运到中国市场，且每年净增量达80%以上。中国市场的这一强大需求，为国际铁矿石巨头大幅抬高价格提供了最重要的注解。

    这则新闻传递给我们一个明确的信息，在市场经济环境下，对采购方的业主而言，外部因素瞬息万变，这种变化不以个人意志为转移。从招标采购的角度上看，虽然招标文件对投标价格在投标有效期内可以约定为固定价，从而规避招标过程中的价格波动风险，但是，由于存在上面分析的两类风险，一旦原定的采购进度延迟，供应商就无法按照原有投标价格供货，这时诸如原材料上涨等风险还是会导致业主采购成本激增。

    这类风险在招标采购中通常有以下两类：一是市场供应风险，例如原材料价格迅速上涨，设备供应方破产等；二是政治及社会风险，这类风险种类较多，一且发生，通常对业主方构成不可抗力。例如，招标工作已实施，但此时政府要求重新调整工程规模，工程开标半年以后仍未定标，投标书早已超出投标有效期。

    应对上述风险的策略

    对于第一类由于准备不足而带来的风险，业主防控的努力主要可以集中在招标采购的前期准备上。首先，由于招标本身涉及国家的多种法律法规，程序性要求很强，从思想上业主需要对招标采购有足够的重视。其次，采购环节也是敏感地带，关注的人多，对采购人员的素质要求较高，不断加强自身队伍的建设与学习至关重要。业主需要对所招标的标的物在招标文件中给予明确的要求或规范，应当对相关的服务范围作明确的界定与划分。对不熟悉的采购标的物，业主应当多方调研，甚至在必要的情况下咨询专业服务机构，或通过委托方式让招标机构代理招标采购。要选择实力和信誉较好的招标公司代理招标，以确保资格预审、投标答疑、开标、评标及定标各项工作合乎法律法规要求。同时，给予评标委员会合理的评标时间，以便能够对投标文件中的技术方案和投标报价进行比选和分析，确保选出质优价廉的承包商。

    对招标采购中某些容易出问题的环节，需要提前进行预估并加以分析，不能等问题出现了再处理。这种预判，通常建立在业主以往的采购经验上，这就需要主持招标采购的项目负责人有较高的业务水平。针对外部不可控因素，对于招标采购的时间表，要予以一定的弹性，给自身留有余地。

    针对第二类由于业主内部不同意见而带来的风险，业主内部在招标采购活动实施之前，应当拟定责权利平衡的采购实施办法，并辅以严格的廉洁采购纪律，做到制度管人，责任到人，奖罚分明。

    责权利三者的平衡，应当体现在以下方面：一是风险的责任和权力应是平衡的。有承担风险的责任，也要给承担者以控制和处理的权利，但如果已有某些权力，则同样也要承担相应的风险责任；二是风险与机会尽可能对等，对于风险的承担者应该同时享受风险控制获得的收益和机会收益，也只有这样才能使参与者勇于去承担风险；三是承担的可能性和合理性，承担者应该拥有预测、计划、控制的条件和可能性，有迅速采取控制风险措施的时间、信息等条件，只有这祥，参与者才能理性地承担风险。

    针对工期紧迫的项目，通常可以设定一定的奖励，鼓励采购团队合法合规地尽快完成任务，为工程项目争取宝贵时间。这里需要特别注意的是，在一个项目中，采购只是其中的一个环节，不能不考虑客观事实，给采购环节分配不可能完成的周期，或者要求采购人员违反招投标的程序，压缩国家规定的一些最短投耗时间要求，给投标商质疑招投标程序提供机会。一旦遭受质疑，并且质疑成立，将严重影响招标进度，造成欲速不达的负面效果。

    对于内部的不同意见，最好在招标采购开始前就加强沟通，尽量统一思想，加深认识。这样做的目的是要增强采购团队的战斗力，提高效率，减少内耗。招标采购通常对标底价或资金预算等关键因素有开标前严格保密的规定，内部团结也是严守这些规定的前提条件。对违反纪律泄漏商业秘密的人员，要给予严惩并清除出采购队伍。

    针对外部环境导致的风险，光靠业主本身并不能完全防控，有时甚至不可控制。但从招标的角度上讲，招标文件中提供的作为报价基础的合同文本，招标方可以付出努力，不断修缮。合同条款最重要的是体现风险的合理分担，业主不可过多地将风险偏重于卖方（承包商）。合同中苛刻的、不平衡的条款往往是一把双刃剑，不仅伤害卖方（承包商），也会伤害业主自己。一个公平合理、责权利平衡的合同，可以使承包商报价中的风险费用减少，业主得到一个合理的报价，同时减少合同的不确定性，并最大限度地发挥合同双方风险控制和履约的积极性。业主应避免不顾客观环境条件，执意在合同中增加对承包商的单方面约束性条款，或者对自己的免责条款，把风险全部推给对方。在市场经济中，这祥的做法只会引起投标商的反感及报价的非理性升高。

    从工程整体效益的角度出发，要最大限度地发挥各方积极性。因为项目参与者如果都不承担任何风险，也就意味着都不承担任何责任，当然也就没有控制风险的积极性。只有让各方承担相应的风险责任，通过风险的分配来加强责任心和积极性，才能达到更好地控制风险的目的。

    对于政治社会风险，随着政府及普通民众对环保的愈加重视，任何工程启动前，可靠的HSE分析论证都必不可少。这种分析不能光从项目业主的角度进行，而应与当地政府充分沟通，并对关系到公共利益的项目提前听证及论证。只有考虑多方利益并寻求到某种平衡，项目的实施才能有所保障。任何项目的中途停顿或夭折，都会对业主带来重大利益损失，也会对项目具体实施人员的士气带来负面影响。（作者：马瑞，张杨）