员工满意度调查十二步 下

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第六步：确认最终问卷并且测试，即如何防止调查不能正常开展杜绝意外？
    在这一步的开始部分，首先是确定问卷，这里并不是简单地检查问卷的措辞，正确的逻辑跳转、问题顺序以及问题的格式。
    当问卷确认后，如果是纸张的问卷，去安排排版印刷；如果是网上问卷，就会通过专业的问卷设计系统来生成网页问卷。
    当网页问卷设计完成后，需要做内部的测试来确保问卷能够正常进行并且可以生产正确的数据文件。
    第七步：向公司内部宣传员工满意度调查，即：如何引起内部员工的高度重视积极参与？
    应该像对待公司产品和服务那样的态度一样来对待员工满意度调查。必须保证调查的高质量，让每个相关的人员都了解到调查的重要性，这里要讨论这方面的这做法。正如其他的推广活动一样，需要注意到以下几个方面发事情：
    决定推广的目标受众；
    创建产品或服务的意识；
    传递产品或服务的益处；
    让员工知道如何去获得产品或服务；
    在开始以前，需要制定某个人负责这个调查过程的沟通，通常是按照项目来做的。
    员工满意度调查需要推广的受众事实上包括两类人：员工和员工的管理者。
    让员工了解调查的原因是显而易见的，但是经理也是必要的目标受众。他们的支持是保证员工满意度调查项目实施的必要保证。一个经理可以提高或者降低他所负责的员工的回复率。
    调查邀请发出前的2-3周内，应当让员工意识到调查的意义：
    1、与经理沟通，强调调查的重要意义和保密性；
    2、经理与公司的中层管理者再进行沟通；
    3、通过最有效率的沟通途径向员工传播调查的信息。
    所有经理都应当立即召开所属员工会议向他们通报调查的流程。
    在调查实施前的沟通期间，包括与员工的沟通，下面的要点应该强调：
    1、回复的重要性；
    2、调查过程和数据的保密和匿名性；
    3、调查结果将如何分发给所有员工；
    调查的信息将如何使用。
    第八步：邀请员工参加调查，即：调查前的注意事项有哪些？
    发给员工的调查邀请可以通过电子邮件或者张贴备忘录的形式，主要传递以下信息：
    1、要发生什么；
    2、为什么要发生；
    3、调查是匿名和保密的；
    4、调查结果怎样使用；
    5、调查需要花多少时间来完成；
    6、给出截止日期；
    7、感谢员工花费时间来参与；
    8、告诉员工调查可以在工作时间内完成；
    9、参加调查的人员可能有机会得到抽奖的机会。
    为了能提高问卷回复率，邀请应该以公司最高管理者的名义发出，最好能有总经理的签名。
    第九步：解释调查的结果，即：如何分析调查结果？
    调查可以产生多少数据是令人惊奇的。每个矩阵的问题都可能有多个答案，每个答案都会与平均分数去比较，还需要根据不同的人群进行细分，为每个群体生成独立的报告。这些数据首先需要通过正确的图表和统计方法转换成信息。然后数据必须被正确地解释。不同的分析人员可能会做出不同的分析结果。比如：
    1、强项和弱项分析。在这一步骤中，查看问卷内的强项和弱项，若每个问题选项和一组内其他问题的比较；不同问卷之间的强弱比较如某个调查结果与行业内其他相同公司调查结果的比较。这种比较既可以基于每个独立问题进行，也可以基于一组问题平均的基础上进行。
    2、查找显著点。典型地、一般的明显不同的方面将会在简单分析中出现。例如当发现团队合作的分数很低时，通常可以发现是内部沟通的问题做得不好，这些显著特点可以提供发现公司内部存在问题的线索。
    3、杠杆分析（Leverage Analysis）。有限的公司资源要求公司能够快速地确认哪些领域对员工是最重要的。杠杆分析提供了一种选择重要性领域的方法，通过计算每个领域的基于底线的杠杆—总的满意，通过quadrant分析确定的优先目标，分析出是哪些符合这两个标准的领域：第一、它们需要改进；第二、并且他们的改进将会强烈地提高总体满意分数的底线。
    查看每两个属性之间的统计关系来测量总体满意分数。哪些高放大性质的属性将对总体满意分数有更强的影响力。通过画出杠杆分数和重要性分数分别作为坐标轴的X和Y，就可以很容易地看出哪些属性是需要立即注意的。
    第十步：分享调查结果，即：如何向员工公布调查结果？
    在第一时间分享调查结果是非常重要，因为：一是如果想通过员工满意度调查来全面改善公司的生产力，就必须让每个人知道公司的总体情况和员工个人对公司的影响力；二是员工应该知道其花费时间所填写的问卷是非常有价值的。
    每个公司都有它自己的信息发布渠道，在一些情况下，特别是调查结果显示公司内部沟通存在问题时，原有的发布渠道需要一定的调整，以便调查结果能够畅通地传递到每个员工。分享调查结果的原则有：
    1、诚实。公司必须公正地发布调查结果，既要包括调查结果的有利方面，也要公布调查结果中的不利问题。员工看到隐藏在背后的潜在问题，将思考如何来改进目前情况。
    2、及时。越早公布越好，公司就能越快提出改进计划并实施。
    3、区别对待。向不同层次的员工公布不同的调查报告。高管需要从公司整体了解和掌握调查的信息，中层需要了解不同部门之间的比较以及部门内部的详细信息。
    4、讨论下一步计划。当调查结果公布以后，让所有员工了解下一步将采取怎样的行动来改进调查中发现的问题。
    5、保密。不要公布可能引起员工感到自己个人信息泄漏的内容。
    公布结果应该考虑到的问题：
    1、在调查完成之前就开始制定信息发布计划；
    2、项目实施者应当向高管简要介绍调查项目；
    3、高管应当把调查结果与部门长分享。总体结果在高层会议上分享，个人结果通过一对一方式沟通；
    4、部门长与部门内分享部门内部的调查结果；
    5、应当在每次演示会上强调调查的主要发现，详细的调查结果也应该展示出来；
    6、尽可能用最好的沟通媒介给员工展示总的调查结果比如多媒体会议、e-mail、Intranet或者新闻发布会。
    7、在所有的沟通会议上，确保沟通是双向的，鼓励员工随时提出问题。
    第十一步：根据调查结果采取改进行动，即：如何将调查中的问题予以改进？
    调查结果已经出来，那么将对调查数据如何做？提高员工满意度的改进措施是什么？怎样确认调查中发现的重要问题？一旦重要问题被确认，最有效的改进方法是什么？这些就是下一步应该必须做的行动计划。
    第十二步：什么时候需要重复员工满意度调查？
    员工满意度调查多少时间实施一次？一般说来，一项员工满意度调查项目在四周左右出总结报告，公司需要2-3个月的时间进行改进9个月的时间可以看到改进的结果。所以公司12个月做一次员工满意度调查是比较科学的，相对大公司而言18个月一次则理想。如果时间太久导致的结果就是：一方面改进的效果看不到，或者中间有改进可是没有及时评估导致回到老样子；另一方面参与调研的人会对项目感到没劲，不能够集中目标，所得出的结果也就不准确。
 

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