改正邮件中浪费您的时间的坏习惯

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电子邮件坏习惯是否会分散您的精力，浪费您的时间，并造成您与客户、员工以及其他人员之间沟通不畅？ 对您处理电子邮件的方式做出一些简单的改变，将帮助您专注于重点、节省时间并更有效地沟通。

下面是在使用电子邮件过程中可能对您造成阻碍的五个坏习惯，同时提供了相应的正确做法来帮助您改正。

第 1 个坏习惯： 在深夜、凌晨和周末发送电子邮件。这会向客户释放一种信号，表明您将 24/7 全天候待命，因此他们也会以相同的方式对待您，最终使您精疲力竭。这也会向员工释放一种信号，表明您期望他们保持 24/7 全天候待命，从而使员工精疲力竭。
请尝试： 限制您与员工发送工作相关电子邮件的时间段。在一定时间段内禁止发送电子邮件，例如：从晚上 10 点到早上 6 点，从而给每个人足够的时间放松、休息和养精蓄锐。

第 2 个坏习惯： 使用电子邮件讨论最适合其他交流方式的话题。过于复杂的电子邮件会引起混乱，通过电子邮件安排会议日程会导致循环往复的“回复全部”。
请尝试： 以其他方式交流复杂或敏感议题。使用日历工具制定会议计划，使用即时消息或聊天工具讨论简单话题，通过电话或面谈传达坏消息或表述复杂问题。

第 3 个坏习惯： 设置电子邮件通知，每次收到电子邮件时都能收到通知。每次收到电子邮件时发出提醒，这极其分散精力，会降低您的工作效率和成效。
请尝试： 关闭邮件通知（除非您正在等待一封非常紧急的电子邮件）。设置查看电子邮件的特定时间，例如早上、午餐前后和傍晚。

第 4 个坏习惯： 使用模糊、不明确的邮件主题。使用诸如“您好”、“开会”或“问题”等通用主题，收件人必须打开电子邮件才能看到其内容，而且也会增加日后搜索相关电子邮件的难度。
请尝试： 使用具体、详细的邮件主题增进理解并节省时间。

第 5 个坏习惯： 发送过长和过于复杂的电子邮件。随着越来越多的用户在手机上查看电子邮件，人们很可能根本不会读取过长的电子邮件，而是将之忽略掉。
请尝试： 将邮件长度限制在最多五个短句内。当必须提供更多详细信息时，请使用附件。

还可以考虑使用电子邮件规则来对收到的邮件进行自动分类，从而将重点放在最重要的电子邮件上，并取消订阅再也不希望接收的电子邮件（而不是每天删除这些邮件）。通过改变坏习惯，您可以获得对电子邮件的控制权，提高生产效率，并与员工、合作伙伴和客户更清晰地进行交流。