怎么才能把电话会议开好？

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电话会议是办公室生活中最常见的例行公事之一，也是最遭人恨的例行公事之一。

陋习随处可见。电话那头的人插嘴、走神或边开会边做其他事情，跟孩子讲话或大口喝饮料的时候忘关麦克风。

销售主管埃丽卡·皮尔斯曾遇到过电话会议被联邦快递送货员、哭闹的孩子和一位同事用真空吸尘器打扫房间的声音打断的情况。她说，那位同事打扫房间的时候“谁都听不见了”。身为会议主持人的她对着电话说道：“如果你是在打扫房间，我理解，以后欢迎你来我家。但你得关掉麦克风。”

但电话会议的地位不可撼动。对于工作场所相距遥远、时间安排不固定、差旅支出遭到严控的企业来讲，电话会议实在是太有用了。数据显示，美国音频会议所用时间预计将每年增长9.6%一直到2017年；所有电话会议当中，大约65%的部分仍然是用音频电话完成。

问题是有办法解决的。比如，会议主持人必须设立比面对面会议更加严格的基本规则，以及更加紧凑、更加鲜明的议程。主持人还需要付出更多的努力让参会者讲话，具体办法包括问更多的问题，也包括更多地倾听。

很多电话会议都是一部分人在会议室，另一部分人在听得不太清楚的呼入电话上，这常常使远程参会人员“感觉像二等公民”。

专家建议主持人让所有参会者在说话的时候报出自己的名字，以便让远程呼入的人知道是怎么一回事。如果有人讲了一个笑话引起哄堂大笑，那么主持人就应该“让其他人知道谁说了什么，把笑话再讲一遍”。

虚拟会议存在的最大问题之一，是参会者很难建立起彼此融洽的关系。在相关调查中，75%的人都谈到了这一障碍。面部表情等非言语信号的缺失，让很多人不能畅所欲言，也让人更难集中注意力。71%的受访者将其他人缺少参与视为虚拟会议存在的一个问题。

皮尔斯说，为增进交流，她会在她所主持的电话会议中拿出时间让那些相互不认识的参会者作自我介绍，解释他们在当前项目中的角色，并说明他们希望从会议中获得哪些东西。

电话会议的议程和目标应当比面对面会议更加清楚、更加鲜明。“要更加严格地计划”才能防止别人走神，要求互动的电话会议不应超过七至九人。

此外，主持人应当比开面对面会议时说得更少、听得更多。比如，在以解决问题为目的的电话会议期间，主持人可以40%的时候说，60%的时候听；而在同样目的的面对面会议中，说和听占用的时间应该分别为55%、45%。

主持人应当拿出相当于撰写议程的时间来准备提给参会者的问题，建议主持人用一张带空白的表格，在会议期间记录各个参会者的发言。这有助于主持人仔细倾听，并通过引用参会者先前的发言来保持他们的注意力。

电话会议中的冲突更难管理。当有一位沉默的参会者感到沮丧或愤怒的时候，不是所有人都能觉察得到。斯塔克说：“有时候这种沉默包含着一丝被动攻击心理。有些人只管退出讨论，心想‘好吧笨蛋们，尽管那样干去吧，我就关掉麦克风坐这里了’。”她建议可以提这样一个问题：“简，你好像没怎么说话。你是什么想法？”她说，有时候对方会爆发，但这样做可以把重要问题摆到桌面上来讨论。

参会者可以主动发挥主持人角色，让大家不离题、不超时，从而帮助会议开得更加顺利。斯塔克说，大家一起协调、记录，可以让主持人有空参与讨论、调动大家的积极性。管理咨询与培训公司SolutionsIQ驻西雅图高级咨询师史蒂芬·史密斯说，有些管理人员鼓励每一位参与者帮助主持会议：在说话人离题的时候介入，要求所有人谨守议程。

RW3的首席执行长迈克尔·谢尔说，时差问题可能会让一些人非常恼火，因为他们为了跟美国的同事开会需要半夜起床。他说，调整会议时间以做到公平是很重要的。谢尔指出，会议应当在约定的时间立即开始；早上九点钟抽10分钟时间弄杯咖啡在纽约或许显得正常，但对于在澳大利亚起床就参加会议的同事来说可能显得不够尊重。

视频会议可以解决一部分的问题。加州 马特奥Collaborative Strategies创始人兼董事总经理戴维·科尔曼说，这项技术越来越便宜、好用，越来越多的应用程序（如Vidyo和Blue Jeans Network）可以把摄像头、笔记本电脑、平板电脑或智能手机等各种终端上的用户连接起来。

但该技术也有可能形成其他一些挑战。史密斯说，不太精通技术的参会者常常会消耗宝贵的开会时间在熟悉陌生系统上。

视频会议也有可能让人觉得不自然。斯塔克说，很多人都会避开视频，因为他们不想化妆或是不想换掉运动服。她说：“我都记不清有多少次听人说过，‘不知道摄像头是出了什么问题，没办法恢复，那我就在这里用语音好了’。”