如何建立人力资源管理系统

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在现在这样一个知识经济的时代，人才的竞争和人才的流动空前加剧。但是有了人才并不一定能保证企业的成功，如果不懂得知人善用，不进行有效的组织管理，越是优秀的人才可能越会反过来成为组织发展的破坏因素。一个现代企业的人力资源部门，需要承担比传统的人事部门更多的职能，除了组织的人才管理，组织的创新管理和文化管理也应该纳入到人力资源部门的工作范畴。

一、人力资源管理系统的功能

人力资源管理模块。

人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，记录招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以易访问和可检取的方式储存到集中的数据库中，将企业内员工的信息统一地管理起来。该模块可管理较全面的人力资源和薪资数据，具有灵活的报表生成功能和分析功能，使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来。人力资源管理系统，可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。

易访问、易查询的信息库。

在没有采用和实施人力资源管理系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人力资源管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相关信息。

二、人力资源管理系统的实施

企业在实施人力资源系统之前，首先要对自身作一个客观而充分的评估，然后确定将要实施的人力资源管理系统的范围与边界，从自身实际情况出发，尽可能做到量体裁衣。项目的实施过程将分为三个阶段：

实施前与供应商配合进行需求分析与流程设计阶段。

这个阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间，对HR管理者来讲，是一个难得的整理与完善HR管理运作体系的过程，有利于将以往离散的工作规范化、系统化。对供应商来讲，事先将客户的需求理顺，对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此，用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作，而不应急于马上就要看到系统运行的效果。

系统实施与客户化改造阶段。

需求分析与设计阶段完成后，供应商将会根据用户的特殊需求对系统进行定制化改造，这期间，用户应与供应商之间保持频繁的沟通，避免用户需求在定制化过程中走样。供应商在完成所有功能的开发后，提交给用户的，还只是一个系统框架，并不能马上运行，用户还需要在供应商的帮助下进行系统初始化与数据转换工作，使企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中来。

三、人力资源管理系统在企业中的具体应用

山西移动通信公司于1999年8月成立，在2002年度通过改制顺利上市，现为外商独资企业，有员工2000多人，公司使用移动集团公司统一发放的人力资源管理系统，但由于是单机版，只是一个数据库，只能记录及保存数据，不能定义业务流程及进行数据处理等工作，因此公司将建立新的人力资源管理系统。

需求分析。

在需求分析阶段重点关注核心业务流程。所谓核心业务流程，在人力资源管理系统中指对企业战略实施影响较大的专业流程，这些流程产生的业务管理数据使用频率较高，是企业人力资源决策的重要依据。核心业务流程包括：组织机构和职位变动流程、薪酬发放流程、绩效考核流程、招聘流程和企业培训业务流程。对每个核心业务流程从基本流程、备选流程、特殊处理、前置条件、后置条件和关键业务节点六个方面进行定性及定量的分析，在清晰描述现有全部关键业务流程后，对其进行全面系统的分析，准确定义各流程结合点，从公司战略出发对流程进行优化。

系统建设。定义数据字典。

建立概念清晰明确，具有合理结构的数据字典是系统设计的出发点；对规划系统建设周期和各阶段中心任务，制作详细、完整的项目规划书；确定系统平台和运行环境；成立项目团队；确定实施项目。

在现在这样一个知识经济的时代，人才的竞争和人才的流动空前加剧。但是有了人才并不一定能保证企业的成功，如果不懂得知人善用，不进行有效的组织管理，越是优秀的人才可能越会反过来成为组织发展的破坏因素。一个现代企业的人力资源部门，需要承担比传统的人事部门更多的职能，除了组织的人才管理，组织的创新企业管理和文化管理也应该纳入到人力资源部门的工作范畴。

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