中燃的OA办公系统、ERP登录及信息化之路

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　　软件: 上海中燃的OA办公系统、ERP信息化之路已初有成效，李锡东这样评价项目一期的影响：“金蝶K/3erp系统的上线应用，不仅解决了我公司库存管理难的问题，而且提高了我公司供油船舶的运行效率，使我公司在船舶供油行业率先进入了先进管理企业的行列。”

　　地处上海国际航运中心的上海中燃船舶燃料有限公司(以下简称上海中燃)，抓住航运市场飞速发展壮大的历史机遇，与金蝶软件公司合作，成功开发ERP系统，充分运用信息化平台，提升企业竞争力，使航运业界知名的供油企业上海中燃如虎添翼。

　　业务增长的困扰

　　上海中燃承担进出上海港中外各类船舶的燃油、淡水和滑油供应。按通常的做法，调度中心在接到各大船公司船舶受油需求后，将船舶的位置坐标和油需量登记在EXCEL表格上，再统一进行供油船的调度。

　　供油船舶在接收到调度中心任务单后，便在浦江港内、吴淞口外对客户船只进行供油作业。但如果船上油品不足，则需到油库提油，再进行供油作业。船舶完成供油任务后，抵达码头。将任务完成单等单据递交给每天在码头等候的人员交回总部进行作业数据的归档、处理。

　　看似简单的业务流程，却充满的多变不可控的因素。

　　受油船舶受气候、装载、港口变化等不确定因素，其位置时常变化，对油料补给的需求因此也常产生变数。因此上海中燃调度中心时常要根据客户的变化而改变供油量和供油船舶。一旦发生改变，需要及时改变表单数据，而与其相关联的上下游油料库存数据都将发生改变。

　　“在几年前，我们年业务量均在百万吨以下，通过手工进行表单操作尚能保证业务的有序进行，但近2年随着业务量增长到百万吨以上，单靠手工进行报表统计就显得效率低下了，所带来的重复劳动也多很多。”王晋红，上海中燃经营管理部副经理这样说到。

　　对于业务增长带来的工作量增长，负责润滑油调配统计的小巢最有发言权。小巢所负责的润滑油由于品种多，品牌多，规格多，因此每当油料补给发生改变，小巢就要重新比对Excel的各项各类，然后一一修改。“加班对我来说已经是家常便饭了。”小巢回忆起那段时光颇显无奈。

　　业务增长不仅加大了员工的工作量，也为上海中燃的高层管理决策带来诸多不便。由于信息点散且流动性大。公司总部难以完全掌控调度中心、油库、作业船舶的情况。通常看到相关数据已经滞后，现在燃油市场信息稍纵即逝，滞后的信息难以做出正确、及时的判断和决策，对于上海中燃而言，风险大大增加。

　　“我们公司的业务比较特殊，大部分作业是在船上，地点相对不固定，加上业务形式的多样化，对数据的及时性及准确性就有极高的挑战。在上ERP之前单为解决各业务环节之间的信息传递，就需要花费大量的人力、物力。加上越来越激烈的市场竞争，需要有一个管理上的变革，我们希望通过ERP来帮助实现。我们上ERP系统也不是简单的把以前的手工帐搬到系统，而是希望通过一个整体的信息规划，解决企业内的信息孤岛，搭建一个可靠信息传输通道。最终通过ERP来提升整个企业的管理。”上海中燃副总经理李锡东是这样表述的。

　　信息化的改变

　　既有手工管理模式已无法适应业务的增长，那么改革便顺理成章。上海中燃副总经理李锡东告诉记者，公司很早就想通过信息化的手段来加强管理，但国内一直没有成功应用案例可供参考，软件厂商也始终没有合适的行业解决方案。

　　在接触多家软件公司选型比较后，上海中燃最后选择了金蝶K/3 ERP。对于选择金蝶的理由，上海中燃王晋红说“金蝶是所有竞标的软件公司中准备最为细致的，强大的技术力量以及对我司项目的重视程度，对我们所提出的需求都给出了较为满意的解决方案。”

　　2009年7月，上海中燃信息化项目正式启动，在经过需求调研、项目计划、系统培训和数据初始化准备后，2010年4月，系统正式上线。

　　系统上线之初，大部分员工对于系统不熟悉，船舶人员、油库人员培训是最大的难题。于是信息化项目负责人之一的叶俊和王晋红，就组织各业务部门派代表进行集中学习，以传帮带的方式进行信息化培训。对于总部的大部分业务部门，几次培训后基本上都能熟练掌握。但船舶和油库的工作人员，由于年龄较大，接受新事物比较慢，几次培训后效果并不理想。于是叶俊、王晋红他们改变了培训的模式，自己带着信息化项目组去现场，在船上和油库工班手把手教员工如何将数据录入系统。

　　按以往的作业模式，船舶到港后递送纸质单据至总部，财务审核后开票，应收账款时间过长。现在只要在有3G网络的地方，船上员工就能在开票后第一时间将数据传回公司总部，财务周期可以大幅缩短。

　　小巢也是信息化的直接获益人。系统开发过程中，金蝶针对上海中燃的业务特性和行业需求，在原有系统的基础上，为上海中燃额外定制了20张表单，其中包括外贸润滑油收发明细表、润滑油可用库存表、润滑油供应量统计表等和小巢日常工作密切相关的数据报表。这些报表代替了原来手工重复劳动，为业务人员在库存管理方面起了很大的作用，也提供了各船舶和油库月度作业量，满足了单船考核所需要的数据。如今小巢只需根据改动将数值输入系统，各表单会自动更新数据，免去了逐一对比修改数据的烦恼。而作为业务骨干的小巢，如今除了完成润滑油部分的报表统计，小巢还能将更多精力用于开拓新客户服务客户。

　　在应用K/3 ERP船舶作业管理模块后，上海中燃调度中心目前能清晰掌握供油船现有油量、油库库存，合理安排船舶作业;船舶将作业情况实时汇报，直接生成各种业务单据，加速上海中燃企业供应链流转，提供了进度管理的基础;油库将提油、供油的油品质量数据随质量检测直接录入系统，生成出库合格证及供应合格证，有力保障了所供应的燃油质量。

　　上海中燃的信息化之路已初有成效，李锡东这样评价项目一期的影响：“金蝶K/3ERP系统的上线应用，不仅解决了我公司库存管理难的问题，而且提高了我公司供油船舶的运行效率，使我公司在船舶供油行业率先进入了先进管理企业的行列。”

　　虽然取得不错的效果，但李锡东对项目仍抱有更大的期望，“金蝶项目规划中的‘管理驾驶舱’模块目前还没上线，该模块的上线后将有助于我们管理层更便捷更有效的查看每日运营的数据，为管理层及时和准确的决策提供依据。”

　　背景资料：

　　上海中燃船舶燃料有限公司(上海中燃公司)原名：中国船舶燃料供应上海公司，是由中国海运(集团)总公司所属中海供贸有限公司和中国远洋运输(集口)总公司所属中国船舶燃料责任有限公司投资组建，是全国最大的船舶燃料及淡水供应的国有专业化公司，总资产3.1亿元。

　　公司主业：为来往上海港的国内、外船舶供应燃油、淡水;兼营：船舶出租、修理，以及中国沿海、长江各类航区的运、供、贮、销等多种业务。

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