重庆泛普OA办公软件系统诠释对公司运行产生某种法律后果或影响的

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一、法务类对外文书类型
 

类   型	文书及格式	适用格式及流程	备   注
催告型文书	1．要求履行某项义务的函告，一般采用工作联系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知单格式(附件7)	付款通知适用OA系统中“付款通知批准流程”； 其他适用OA系统中“对外文书审批流程”	该类文书主要指在在合同约定的条件成就或某项义务即将届期或已经届期（逾期）的情况下，为了达到以下目的而发送的文书：①明确某项义务的具体履行要求；②提醒对方按约定履行某项义务；③告知对方已违约并要求限期整改；④告知对方已违约并按约终止合同；等等。送达时须有经对方签收的用以证明送达的回执。
	2．要求限期整改的函告，采用工作联系函格式	适用OA系统中“对外文书审批流程”
	3．终止合同的函告，采用工作联系函格式	适用OA系统中“对外文书审批流程”
确认型文书	1．成果交付确认书	适用OA系统中“对外文书审批流程”	该类文书指在我方向对方交付某项成果（资产、资料等）或要求对方确认某项事项的情况下，要求对方书面确认以示完成、送达或认可的文书。该类文书必须经双方或多方盖章确认。
	2．其他内容的确认书	适用OA系统中“对外文书审批流程”
承诺型文书	1．承诺书	适用OA系统中“对外文书审批流程”	该类文书指我方在要求业务单位行使某项职责的情况下，应业务单位要求，就对应的某些事项作出承诺的文书。该类文书不以送达回执为必要条件。
广告型文书	1．广告图文	适用OA系统中“广告发布内容审批流程”	该类文书在一般情况下为要约邀请，但是若其中就商品房开发规划范围内的房屋及相关设施作出了明确的说明和允诺，并对商品房买卖合同的订立以及房屋价格的确定有重大影响的，则视为要约。该说明和允诺即使未载入商品房买卖合同，亦应当视为合同内容，若有违反，应当承担违约责任。

二、非法务类对外文书类型
非法务类对外文书类型主要包括行政类文书(因行政职能关系而发生的向政府部门作出的请示、报告、承诺等、技术类文书等)、技术类文书(工程、设计等方面的纯技术内容的文书)及其他普通文书等。
 
三、对外文书审批流程的原则
(一) 因非法务类对外文书与法务类对外文书因在实际区分过程中存在一定困难，所以在实际用章审批过程中大部分非法务类文书也归属法务部管辖(即须经过法务部审核)，为了便于区分，现就对外文书按发文对象进行区分，可分为发往政府职能部门的文书和发往业务单位的文书两类，现就该两类文书的审批流程原则确定如下：
    1．发往政府职能部门的文书
    发往政府职能部门的法务类文书(指因合同关系而发生的对合同的履行结果会产生影响的文书)和行政类文书(因行政职能关系而发生的向政府部门作出的请示、报告、承诺等)须按OA流程中的“对外文书审批流程”执行，即必须通过法务部审核。
发往政府职能部门技术文书、证照年检申请、财务报表、人事报表(评定)或其他按政府部门固定格式填写的表单等非法务、行政类文书无须通过法务部审核，适用资产类的“用章审批流程”。
    2．发往业务单位的文书
任何发往业务单位的文书，无论属法务类文书还是技术类文书，均需按“对外文书审批流程”或其他两个固定流程(广告发布、催款通知)执行，必须通过法务部审核。
 
(二) 适用 “对外文书审批流程”须遵循的原则
该流程目前已定义了以下各步：即发文→部门负责人审核→财务审核→总经理审核→法务审核→分管领导审核→盖章→存档，其中部门负责人审核、法务审核、盖章及存档为固定保留的环节，财务审核、总经理审核、分管领导审核环节视文书内容可选择是否“跳过”，凡是文书所涉内容涉及财务数据、收付款或税收等方面与财务有关内容的，则“财务审核”环节不可跳过；文书属于某一特定项目的，则“总经理审核”也不可跳过；如文书内容涉及经济内容或与公司经营相关的重大内容的，则“分管领导审核”环节不可跳过。
 
(三) 有特定固定流程文书的审批流程
1．付(催)款通知单审批流程
（1）主办会计按规范格式起草付款通知单，明确付款依据、付款金额（如有利息，须计算准确的利息）以及付款时间，要求依据、时间明确，数据准确；
（2）财务部经理审核付款依据、付款时间是否明确，付款金额（利息）是否准确；
（3）部门（子公司）负责人审核付款依据、付款时间是否完整、明确，付款金额（利息）是否准确；
（4）资金部主管审核付款依据、付款时间是否明确，付款金额（利息）是否准确；
（5）法务主管审核付款通知单中的文字表述是否准确、合法；
（6）董事长批准。
2．广告发布内容审批流程
（1）策划部负责制作或委托广告策划公司制作广告图文，并提交审核；
（2）策划部负责人审核文案内容是否就开发规划范围内的房屋及相关设施作出了明确的说明和允诺，并对商品房买卖合同的订立以及房屋价格的确定有重大影响，若有该方面的内容，须确认是否与房屋开发的事实相符；
（3）项目总经理审核确认文案内容是否就开发规划范围内的房屋及相关设施作出了明确的说明和允诺，并对商品房买卖合同的订立以及房屋价格的确定有重大影响，若有该方面的内容，须确认是否与房屋开发的事实相符；
（4）法务主管审核确认文案内容是否存在引起不良法律后果的可能；
（5）分管副总经理审核；
（6）董事长审批。
 
四、对外文书发送过程中的相关注意事项
1．法务类对外文书在今后可能发生的诉讼中将产生重要的证据效力，所以必须给予高度重视。对外文书的原件必须及时存档(复印件在诉讼中将失去证据效力)，发往对方的文书必须有对方有权签字人签收的回执(工作联系函及催款通知单的回执详见附件7、8，其他文书类型的回执详见附件9，或直接在需存档的一份文书原件下签收)，若对方拒绝签收，则可以EMS形式送达，但须重点提出的是，必须在邮件详情单的“内件品名”一栏中写明文书的关键内容提要(文书中涉及要求对方履行具体义务、支付相应款的，必须在“内件品名”中注明义务内容、具体金额及相应的期限)，回执和邮件详情单必须与文书的原件一起交档案室存档(无有效回执的原件亦会在诉讼或仲裁中失去证据效力)。
2．特别说明：除上述对外文书外，合同履行过程中合同各方召开的有实质性内容的会议对于合同的履行起着非常重要的作用，均应形成会议纪要，会议纪要将成为合同的一部分加以执行。会议召开后，合同各方与会人员均须在会议记录或经整理后的会议纪要上签字确认，否则该会议记录或纪要将失去应有效力。