项目管理办公自动化系统建设

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　　办公自动化是现代办公与计算机网络功能相结合的一种新的办公模式。办公自动化没有统一的定义。传统办公室用于办公业务的各种新技术、新机器、新设备，都属于办公自动化领域。在行政机关，办公自动化多称为电子政务，企事业单位称为，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理系统，增加协同办公能力，在提高效率的基础上加强决策的一致性，最终达到提高决策效率的目的。

　　一、项目管理办公自动化系统的建设有哪些特性

　　1、办公信息的数字化和多媒体化。在办公活动中，人们主要使用计算机处理信息。计算机处理的信息都是数字信息，大量的信息被处理成数字的方式，这样更便于存储和处理。随着多媒体技术和虚拟现实技术的应用，人们信息处理的手段和内容更加丰富，数据、文字、图形图像、音频视频等各种信息形式都可以通过计算机进行处理。它更适合并有力地支持人们以视觉、听觉、触觉、味觉、嗅觉等多种方式获取和处理信息的方式。

　　2、办公环境的网络化和国际化。在人们的日常生活中，网络的应用改变了人们的生活方式，也改变了人们的工作方式。一个完整的办公自动化系统可以将各种办公设备连接成一个办公局域网，再通过公共通信网或专用网连接成一个广域办公网，特别是随着互联网的发展和普及，可以连接到地球的任何一个角落，从而实现信息的高速传播。

　　3、办公操作无纸化、无人化、简单化。由于计算机处理信息的数字化和办公环境的网络化，传统的纸介质传输模式被淘汰，用于跨部门的连续工作。使用“无纸化办公”可以节约纸张;它快速、准确、易于编辑和重用文档，非常适合电子商务和电子政务的办公需求。随着计算机系统的快速发展，相关的办公软件已经非常成熟，操作界面也更加直观，使得人们在办公活动中的操作、使用、维护和维修更加方便。

　　3、办公业务集成。在早期的办公活动中，大部分的计算机系统都是单机，或者每个部门开发自己的应用系统。在这种情况下，由于所使用的软件和硬件可能来自许多制造商，因此软件功能、数据结构、接口等。会有所不同。随着业务的发展和信息的交流，人们对办公业务集成的要求会越来越高。设备集成，即异构系统下的数据传输和处理，这是办公系统集成的基础;应用程序的集成，即实现多种应用程序在同一环境下运行;数据集成，不仅包括相互交换数据，还包括实现数据互操作，解决数据语义的异构问题，真正实现数据共享。

　　二、泛普软件项目管理办公自动化系统带来哪些价值

　　1、推动相关部门的信息办公

　　办公自动化协同办公系统是基于“框架应用组件功能定制平台”的架构模型。主体由30多个子系统组成，包括待办提醒、短信平台、会议管理、多级审批、个人邮件等功能模块。办公自动化系统帮助企事业单位建立内部邮件系统、及时沟通系统、工作循环等。使内部沟通和信息交流快速顺畅。

　　2、加强文档管理

　　办公自动化协同系统帮助企业按照权限级别保存、共享和使用各种文档包括各种文档、知识、信息和合同，并提供便捷的搜索窗口。文件管理使各种文件以电子档案柜的形式电子化存储，可以根据权限使用和共享。办公自动化系统中的文档管理模块通过方便、快捷、易用的操作，为用户提供了创建和管理大量文档的功能。

　　3、加强项目管理

　　办公自动化协同办公系统中的项目管理，就是在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目中涉及的所有工作进行有效的管理。即从项目投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指导、协调、控制和评价，以实现项目目标。最后，可以为领导提供全方位的项目负责人监控平台，方便领导对全局有一站式的了解。

　　4、推进企业文化建设

　　通过办公自动化系统中的企业公告、企业新闻等功能模块，可以让每一位员工对公司有更全面的了解。公司最近的事件，决策者的战略思维，员工的意见，公司的规章制度，出版物等。可以直接向每个员工汇报，大大增强了公司的凝聚力。

　　三、项目管理办公自动化系统的优点

　　1、提高员工的工作效率

　　通过优化办公自动化系统的工作流程，节省了大量宝贵的时间。同时，由于系统设置的工作流程可以更改，因此可以根据企业自身的实际情况随时设计个性化的工作流程，从而提高工作效率。

　　2、节省运营成本

　　办公自动化系统最大的特点就是无纸化办公，降低了办公耗材的成本。审批流程的标准化可以为员工节省大量的工作时间和人力成本;完善的信息沟通渠道可以大大减少电话费和差旅费。

　　3、消除信息孤岛和资源孤岛

　　由于企业内各业务系统相互独立，数据不一致，信息共享程度不高，管理分散，管理维护工作量大等因素形成“信息孤岛”和“资源孤岛”，而办公自动化系统实现了资源的有效共享，消除了信息孤岛和资源孤岛。

　　4、提高企业的竞争力和凝聚力

　　员工与上级沟通方便，信息反馈顺畅，为员工的智慧和热情提供了舞台，有效增强了企事业单位的凝聚力和核心竞争力。

　　项目管理办公自动化系统它是配合各种管理思想和IT技术的基础管理平台。该平台的部署和推广，可以帮助组织克服基础管理和IT的困惑，突破成长壁垒，构建一个有序、实时、规范、开放、高效、低成本、灵活、有凝聚力的运行环境和集成技术支撑平台，帮助各部门高效运转，持续成长。