办公室自动化oa系统

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　　在以前企业如果想要实现协同办公，通常只能由企业自行单独部署服务器，不仅要花费大量的时间而且成本还不低，因此仅适合于一些有着刚性需求的大型企业使用，中小型企业只能望洋兴叹。而现在OA系统流行，企业只需要按期缴纳固定的费用便可以轻松使用协同办公、项目管理等诸多功能，非常方便。

　　(想要了解更多知识，请点击：OA软件系统）

       所谓OA，是Office Automation的简称，中文意思是指办公自动化，这是一种与互联网紧密结合的新型办公方式，也是目前非常流行的一种办公趋势，那么企业应当如何对oa办公室自动化系统进行管理呢，接下来就来给你提供一些管理的建议。

 　　一、相关部室的责任

　　企管部负责企业信息、人力资源、档案的管理、会议、考勤、用印的管理，对数据库进行初始化和日常维护。

　　信息中心根据各部门的职责和公司实际进行用户的注册和注销、权限的分配。岗位变动或人员调整时，用户权限的设置和修改由信息中心统一从后台进行调整，负责系统和设备的日常维护、管理和系统中电子数据的管理维护。

　　各相关部门根据实际工作需要和权限进行相关的操作，负责本人职责范围内的数据维护和管理，及时将问题反馈给信息中心，便于维护全部系统。

　　二、系统使用管理

　　1、系统正常运行期间，公司所有收发公文、通知、请示、办公用品管理、车辆管理、计算机管理和有关资料的传递，每份文件用一份书面存档外，均在网上传递和办理。

　　2、不能上网、传递不到的项目，由本地区公司负责通知。

　　3、所有使用0A系统的用户每天上班后都必须及时登录0A系统，处理相关工作，并保持系统处于“在线”状态，确保信息和联络及时畅通，及时掌握工作进度。

　　4、所有使用0A系统的用户第一次登录需要修改个人密码，保存好自己的密码，防止被别人盗用，凡因密码丢失或被盗出现问题时，追究所有者的责任。

　　5、用户通过IE浏览器登录，输入用户名和密码登录系统。

　　6、主页面分3个区，上部是系统信息区，下部左边是“我的办公”栏目，右边是首页配置的显示模块，是0A系统八个模块部分功能的快捷显示，也是主要办公的平台，首页配置显示模块可自己设置、调整，但“企业信息”、“我的消息”、“我的流程”、“我的邮件”、“收文信息”不能关闭。登录后须先浏览这几个项目的信息，根据信息处理相关工作。

　　7、登录后需要办的工作是“我的办公”和“协同办公”两个主要模块，其他模块是这两个模块的辅助或是细化。“我的办公”主要是邮件、短消息、待办流程，“协同办公”主要是各种协同办公流程的发起。

　　8、本系统邮件上传的文件限制：.exe，.com，.bat格式，不得上传与工作无关的文件，禁止上传带病毒的文件。

　　9、收到的消息要及时查看、处理，必要的给以回复。

　　10、待办流程要按时办理，办理完毕要继续下一步流程，不能故意阻碍流程进程，如有问题，应写明意见返回上个流程处理人。

　　11、需要其他部门协助的工作，从“协同办公”相应功能处发起流程，发起的流程要随时查看，督促待办部门办理。

　　12、企业信息发布要按确定的范围发布，必须经过相应权限部门审核方能发布。

　　13、论坛管理是为公司员工提供工作交流的平台，论坛采用实名制登录，论坛以讨论相关主题为主，不得发布垃圾信息、不健康、违法的信息、攻击他人的信息，不得在论坛中上传或下载资料，特别是任何游戏程序，防止病毒传染。公司网络管理员定期浏览和查看论坛内容，对违反规定的内容上报主管领导并进行查处。论坛人发布无用的垃圾信息将在网站进行公开曝光批评，发表其他违规内容，将按相关规定给予严肃处理。

　　14、文档管理

　　每个用户都有固定的、有限存储容量，不要把任何文件都放到“文档中心”或邮件系统中，自己应合理使用。放在文档中心的文件，属于共享文件。一些需要对外保密的文件禁止下载，只允许在线查看。

　　15、个人消息的发布以工作为主，不得利用此功能上班聊天，不得以此功能骚扰别人工作。

　　16、有权限后台维护的部门和人员，应及时变更修改了的信息，确保信息的及时、准确。

　　17、涉及电子签名的，要保护好密码，防止别人盗用。

　　三、系统安全管理

　　1、用户向系统上传的文件和资料必须先通过杀毒软件进行杀毒，然后上传，防止文件携带的病毒传到服务器，影响系统正常运行。

　　2、本系统用户管理实行实名制，登陆系统后，显示的在线人员是用户的真实姓名。因此，用户应注意对密码的保护，不得泄露给他人，防止别人冒用帐号登录。同时应根据需要及时更换，设置足够长度，以确保不容易破解。密码设置使用多余6位的数字和符号，建议不要使用简单的电话、生日等易破解的密码。

　　3、信息中心负责维护整个系统的安全。信息中心要定期检查服务器，定时查杀病毒，避免系统受病毒木马的攻击，保证数据及网络安全。定期对数据进行备份，设置系统自动备份的，定期对系统的完整数据进行异地备份，保证系统数据的完整及安全。

　　4、本系统只对本公司内部使用，系统内的数据禁止公司无关人员和公司外人员使用和查看，更不允许下载。未经公司领导同意，不得随意让外人参观和使用系统，越高级权限用户更应加强保密意识，防止公司机密泄露。

　　5、若登录有问题，及时与信息中心联系。

　　6、工作完成需要退出时，要养成良好的习惯，要点击“退出”，否则直接切换到别的页面可以用“后退”返回到你的0A网页，特别是在公共场所电脑上网或在其他单位电脑上网后，一定要点击“退出”按钮。

　　7、人员如因出差等原因较长时间不在单位，又不方便上网，可将处理文件的权限委托其他人员，返回单位上班后应及时收回权限。

　　8、有关经济数据的文件尽量不要在本系统中传输，要按照权限在其它的相应系统中操作使用，确需传输的要严格控制接收人范围，接收人只是阅读和了解，应及时删除。