如何使用oa办公软件

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　　OA系统虽然已经逐渐被国内用户所认知，但对于OA系统能做什么事情，能给使用者带来什么?能理智对待的人却不多。概括来说，好的OA系统能利用现有的符合实际的办公硬件、利用电子信息技术构成人机信息系统，最大限度地改善办公决策的自动化，改善办公环境，辅助办公人员进行办公活动。不同公司的OA系统其性能侧重点也不相同，所以选择OA系统时，关键是要清楚自己的企业需要什么样性能的OA系统，下面是企业在使用OA系统时应该考查的几个重要方面。

　　适用与安全

　　由于OA系统是一个面向最终用户的管理系统，客户在选择OA系统的时候首先应考虑产品的成熟度和适用性，是否有成功的实施经验，能否真正解决用户的日常办公和业务处理的问题。其次是考虑安全性，OA系统覆盖面广，处理信息多，因此设计完善的安全性保护方案对于OA系统非常重要。安全性应该既能有效地阻止用户之间的非法侵入、非授权访问等，同时要保证不同用户高效、快速地访问控制授权范围内的系统资源。

　　兼容与标准

　　同样是Ofice软件，不同产品和版本之间，仍不免因为版本不兼容而出现文件打不开、格式错误等问题，造成延误工作甚至重复工作的情况。因此办公软件产品产生的文件格式能否能被对方接受(即格式兼容问题)，是企业用户关注OA系统的焦点。还有OA系统主要和文字有关，所以字库很重要，选择OA系统要注意该产品的字库是否符合国家标准，能否解决编排文挡时无法输入和显示生僻人名、地名、汉字等问题。

　　价格与决策

　　用户在选择OA系统时不要觉得越贵越好，那种期望通过大投资，立竿见影地提高管理水平，立刻有经济回报的想法是不实际的。选择OA系统还要注意其办公决策能力，OA系统要考虑到使用者的基本信息环境，包括MRPIl、ERP、CRM、MIS等，为其提供高效率的接口或提供优秀的集成方案，有效地利用有用信息为其服务。

　　通用与开放

　　现在OA系统应用的现状及存在的主要问题是公共基础设施缺乏，信息交换困难，导致用户感觉使用不便，进而使企业重复开发系统，造成资源浪费。所以企业选择OA系统时，首先要关注所选系统是否具有通用性，看它是否能满足企业内各类办公人员的办公与管理需求，其次是看其开放性与可扩展性，以方便今后进行系统升级和扩充。

　　习惯与维护

　　在应用OA系统过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。建议企业在选择OA系统时，一方面要调整自身企业的工作流程，同时也要挑选那些和自己原有办公习惯和办公制度相适应的系统。还有很关键的是可维护性，好的OA系统要具备故障诊断和分析工具，能帮助维护人员判断故障原因，具备有效的维护工具和系统自动恢复工具。