oa办公系统管理制度

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 　　　如今，越来越多的企事业单位开始利用协同OA系统的公文管理来进行日常办公，尤其进行企业内外部重要信息和文件的传达。然而，公文管理已不仅仅是收发文和公文交换的过程，在协同OA平台中，公文管理从拟稿、审稿、核对、签发到归档的一过程，也是一个公文流转的过程，在OA系统中，已形成一套完善的公文管理体系，它实现了电子公文一体化运转，支持系统内各部门之间的电子公文交换，其公文流转功能可处理日常工作中的单位内外部公文，包括了公文的发文拟稿、发文上报、发问审核、发文签发、收文登记、收文传阅、公文传阅、承办、查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

　　公文管理特点：

　　1、实现了收发文的电子化流程审批，对审批环节和内容进行严格控制，做到有据可依

　　2、支持配置公文类型、公文字号、发文模板，实现发文的刚性控制，保证公文的严肃性和规范性

　　3、支持发文的在线编辑和查看功能

　　4、提供电子签章、支持公文正文的修改留痕和公文流转过程中的操作日志可查;

　　5、其他，OA软件均可以根据每家公司的个性化需求定制。

　　在公文管理里，可对发文流程进行多项配置，可动态配置不同的发文模板、发文类型、字号规则等，这样使用起来更加灵活，进行发文时可根据设置生成不同的发文格式和发文流程，最重要的就是对单位隐私的一个保护，规范了办公的制度和流程。

       一、公务授权

　　实现特殊情况下指定人把属于自己角色的部分或全部权限授权给被指定人的过程。系统提供授权指定、授权收回、授权时间等功能。

　　(1)“授权指定”完成对指定人的进行授权，在授权时可设定授权的时间段，当完成授权后，被授权人可承担授权人的角色和权限。在授权人收回授权后，

　　(2)“授权收回”由授权人收回对被授权人授予的相应权限，系统能显示用户的授权与被授权情况。

　　二、公文跟踪管理

　　对正在处理的文件进行跟踪，确定文件所处的状态

　　对超时未办的文件发出催办信息

　　加急文件的催办。

　　提供灵活定义催办时间的功能，业务人员可以根据实际情况定义催办时间，以加快公文流转速度、提高办公效率

　　三、公文归类

　　本公文模块有多种的分类方式，包括可以按文号、级别、部门、主题一类的信息进行分类，也可以根据不同的公文流转状态进行分类。

　　四、公文销毁

       公文在流转执行过程中销毁的情况极少，一般是公文在完成后，在适当的时候对文件进行整理，如果需要归档的话，将会移交给办公室档案室，或者本处室职能部门归档;正式公文是有文件的编号和记录的，如果需要将文件销毁，则应该对正式文件销毁处理的记录;文件销毁的信息应该包括执行的销毁人员信息，销毁的文件标题、简要信息，删除的时间等。

　　系统做了文件一级的查询权限控制，如果不是本文件的读者，在系统中是看不到该文件，甚至包括文件的标题，即使是读者，还应能控制读者对该文件的编辑权限，根据岗位、职务、任务的不同提供不同的批示词库

　　六、内部文件

　　对部门内部的收、发文进行管理，部门文件由部门经理处理后可以分发给部门内部其他人员查阅和相关领导阅处。